淺談基層檔案管理現(xiàn)代化和專業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)的提高

李素艷

摘要：檔案管理機(jī)構(gòu)是黨和國(guó)家文化事業(yè)的機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案資料的中心。基層檔案工作現(xiàn)代化不僅涉及新的技術(shù)裝備，新的技術(shù)手段，而且還涉及檔案事業(yè)的管理新思想、新方法和檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)的提高等諸多問(wèn)題。如何科學(xué)地管理檔案，是基層現(xiàn)代檔案管理的重點(diǎn)，而計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案的現(xiàn)代化管理中是不可缺少的，是一個(gè)值得不斷探索的課題。

關(guān)鍵詞：管理現(xiàn)代化；存在問(wèn)題；改進(jìn)措施；計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用

一、檔案工作管理現(xiàn)代化的重要性

檔案是人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，是國(guó)家寶貴的歷史文化財(cái)富，是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，作為原始記錄保存起來(lái)以備查考的文字、圖表、聲象等不同形成的記錄。長(zhǎng)期以來(lái)，人們?cè)诟黜?xiàng)活動(dòng)中積累了各類(lèi)檔案，隨著社會(huì)的發(fā)展和科技技術(shù)的進(jìn)步，檔案的數(shù)量日益增多，利用率要求日益提高，管理水平有待不斷的提高，這些問(wèn)題都對(duì)基層檔案管理現(xiàn)代化提出了改革的新要求。

現(xiàn)代化檔案工作管理其特有形式是以檔案信息資源為基礎(chǔ)，依靠先進(jìn)的技術(shù)手段收集、整理、庫(kù)存。檔案工作管理現(xiàn)代化的實(shí)質(zhì)是要建立一個(gè)現(xiàn)代化的檔案文獻(xiàn)信息和建立現(xiàn)代化管理的環(huán)境，檔案管理的現(xiàn)代化主要內(nèi)容和核心就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，管理工作信息化和最優(yōu)化，用科學(xué)思想、組織、方法和手段，對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的管理，使之獲得最佳的工作效率和社會(huì)效益。

二、基層檔案管理存在問(wèn)題

1、存在問(wèn)題。基層檔案管理部門(mén)普遍存在設(shè)備落后，檔案管理人員技術(shù)水平偏低。庫(kù)房的設(shè)備落后，保管條件，防治檔案所受到蟲(chóng)、毒的危害，減緩材料的老化，字跡的褪變手段等技術(shù)設(shè)備陳舊；檔案文件的整理還存在著傳統(tǒng)的手工操作。管理方法都不可避免面臨保管龐雜，查找困難，提供遲緩等等問(wèn)題。

2、計(jì)算機(jī)的電子文件歸檔。在我國(guó)政府機(jī)構(gòu)和一些企業(yè)、事業(yè)單位辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)發(fā)展很快，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中運(yùn)行的電子文件的作用，開(kāi)始從輔助文件轉(zhuǎn)向正式文件，甚至已經(jīng)是無(wú)紙辦公的工作方式，由此產(chǎn)生的電子文件要?dú)w檔成為電子檔案。因此，在檔案管理領(lǐng)域中，就存在電子文件收集歸檔和電子檔案的長(zhǎng)期保存問(wèn)題。一般說(shuō)來(lái)，電子文件歸檔的程序是：①確定電子文件是經(jīng)過(guò)審批的最終“版本”；②積累和整理；③編制目錄；④整理、鑒定、檢測(cè)歸檔的電子文件；⑤編制歸檔說(shuō)明；⑥存入磁光記錄介質(zhì)、復(fù)制備份；⑦確定載體標(biāo)識(shí)。因此，在檔案管理領(lǐng)域中，就存在電子文件收集、歸檔和長(zhǎng)期保存等系統(tǒng)化管理問(wèn)題。

三、改進(jìn)措施

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)在檔案工作中的應(yīng)用已是必不可少。而且某些資源可以共享，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，用戶可以查閱或調(diào)用異地的檔案文件，共享同一數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案數(shù)據(jù)，節(jié)省了大量的人力物力。

檔案管理運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)可以說(shuō)是一次重大的技術(shù)革命，可將館藏資源數(shù)字化、存儲(chǔ)海量化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享化，服務(wù)對(duì)象及需求擴(kuò)大化等等，所以計(jì)算機(jī)技術(shù)在基層檔案管理現(xiàn)代化中具有十分廣泛的用途和誘人的前景。具體有以下幾點(diǎn)：

1、自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索。為利用者提供實(shí)時(shí)性的聯(lián)機(jī)目錄檢索服務(wù)，利用者可以快速找到所需的檢索。

2、檔案自動(dòng)全文（原文）存儲(chǔ)與檢索。經(jīng)過(guò)掃描器掃描后可按兩種方式存儲(chǔ)：一種是掃描直接獲得檔案的圖形信息，適于手跡和圖表的處理；一種是繼續(xù)經(jīng)過(guò)文字識(shí)別獲得檔案的文字信息，可針對(duì)檔案內(nèi)容中的字、詞進(jìn)行自動(dòng)檢索。

3、檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理。是指計(jì)算機(jī)對(duì)檔案的收集、整理、利用、鑒別、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的管理應(yīng)用，其中應(yīng)用較廣泛的是檔案自動(dòng)借閱管理和統(tǒng)計(jì)，對(duì)利用工作中涉及的登記、審批、檢索、調(diào)卷、歸還、利用情況統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行自動(dòng)管理，提高工作效率。

4、可用計(jì)算機(jī)輔助立卷、標(biāo)引。計(jì)算機(jī)輔助立卷是根據(jù)文件的歸檔立卷參數(shù)自動(dòng)進(jìn)行立卷處理，其應(yīng)具備的功能有：邏輯組卷、邏輯案卷調(diào)整、卷內(nèi)目錄編印、卷皮打印、檢索工具編列、檔案題名、字詞切分、內(nèi)容特征的分析。在立卷和標(biāo)引方面可大部分代替手工操作。加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。

5、檔案保管環(huán)節(jié)的自動(dòng)控制。利用計(jì)算機(jī)自動(dòng)控制可對(duì)檔案的保管環(huán)境的溫度、防火、防盜等進(jìn)行自動(dòng)監(jiān)控。

6、在恢復(fù)性處理中的應(yīng)用。利用計(jì)算機(jī)的檔案信息拾取，像速信息的運(yùn)算加工，信息增強(qiáng)處理，恢復(fù)后的圖形信息輸出等信息處理技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)字跡的褪色、擴(kuò)散、污染覆蓋等情況進(jìn)行處理。

7、微縮技術(shù)的運(yùn)用。在檔案管理工作中，運(yùn)用微縮技術(shù)主要是解決檔案的存儲(chǔ)問(wèn)題，隨著這項(xiàng)技術(shù)的發(fā)展，存儲(chǔ)規(guī)格統(tǒng)一，密度越來(lái)越大，能準(zhǔn)確地記錄原文，方便檢索。

8、靜電復(fù)印技術(shù)的運(yùn)用。靜電復(fù)印技術(shù)是電攝影方法的一種，即將感光版表面形成電荷潛影，再經(jīng)過(guò)顯影定影取得復(fù)印副本。其特點(diǎn)是操作簡(jiǎn)便，應(yīng)用范圍廣泛，圖像耐久性強(qiáng)。

四、基層檔案工作部門(mén)的觀念更新

檔案工作本質(zhì)上是一項(xiàng)管理工作，管理者只有運(yùn)用科學(xué)的思維和方法，以法律、法令、計(jì)劃、條例、會(huì)議為依據(jù)，才能實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理。在基層檔案管理現(xiàn)代化中，人是決定因素，應(yīng)調(diào)動(dòng)檔案管理人員的能動(dòng)性，打破多年來(lái)根深蒂固的陳舊觀念，特別是要適應(yīng)當(dāng)今計(jì)算機(jī)檔案管理模式。

檔案工作負(fù)責(zé)人和工作人員應(yīng)有各種不同類(lèi)型技能的人才。要掌握檔案管理的基本知識(shí)，了解檔案學(xué)在國(guó)內(nèi)外最新理論動(dòng)態(tài)；要掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用及自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，具體包括：微電子技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)、現(xiàn)代通訊及電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、設(shè)備維護(hù)和標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)；最好具有較好的外語(yǔ)水平，以滿足進(jìn)行對(duì)外交流和合作，引入國(guó)外先進(jìn)的管理技術(shù)和設(shè)備；有快速敏捷的應(yīng)變能力；既有創(chuàng)造性又有團(tuán)隊(duì)合作精神。

五、應(yīng)培養(yǎng)一支高水平檔案工作的專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍

就整體而言，我們要真正實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，還缺乏兼?zhèn)涔芾砗陀?jì)算機(jī)這兩方面專業(yè)知識(shí)的人才，改變這種局面，應(yīng)加強(qiáng)人才的培養(yǎng)力度，具體措施如下：

第一，各高等院校的檔案專業(yè)教育，應(yīng)該把檔案計(jì)算機(jī)管理，電子文件歸檔與電子檔案管理的知識(shí)和技能的教學(xué)問(wèn)題放在一個(gè)重要的位置，根據(jù)最新的技術(shù)發(fā)展與檔案管理現(xiàn)代化實(shí)踐發(fā)展的需要，制定教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)大綱，編寫(xiě)最新、最實(shí)用的教材，對(duì)檔案專業(yè)的學(xué)生進(jìn)行新知識(shí)與新技能的系統(tǒng)教育。

第二，加強(qiáng)檔案干部的再培養(yǎng)和繼續(xù)教育，把新知識(shí)、新技能培訓(xùn)放到第一位，以追求專業(yè)素質(zhì)與操作技能并舉的雙重效應(yīng)。

第三，走出去，通過(guò)各種途徑，向社會(huì)廣泛吸納、引進(jìn)所需的專業(yè)人才，以壯大檔案工作隊(duì)伍，提高檔案人才隊(duì)伍的質(zhì)量。

六、檔案現(xiàn)代化管理應(yīng)重新界定檔案工作負(fù)責(zé)人的職責(zé)

1、確定檔案工作定位，指明檔案工作前進(jìn)的目標(biāo)。我國(guó)公共檔案工作已有了特色化的建設(shè)，許多地區(qū)的檔案館（室）都開(kāi)展了大量的特色服務(wù)，能夠很好地吸引利用者，滿足他們的需要，這也是離不開(kāi)檔案工作負(fù)責(zé)人的遠(yuǎn)見(jiàn)卓識(shí)和創(chuàng)新才能。

2、調(diào)動(dòng)檔案工作人員的能動(dòng)性，使檔案工作充滿創(chuàng)造力。在新型檔案管理工作中，負(fù)責(zé)人的主要工作就是在檔案工作內(nèi)部建立一種機(jī)制，打破陳舊觀念，激發(fā)檔案工作人員的能動(dòng)性，允許有不同的意見(jiàn)和分歧，作出理性的選擇。

3、培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案的工作倫理。現(xiàn)代檔案的工作倫理是一種依據(jù)現(xiàn)代檔案管理技術(shù)性和組織化條件形成的工作，其倫理的內(nèi)涵有：①高級(jí)的社會(huì)責(zé)任感，強(qiáng)烈的事業(yè)心；②謙虛誠(chéng)懇的服務(wù)態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)；③顧全大局的整體理念，團(tuán)結(jié)互助的協(xié)助精神；④敏銳的檔案歸屬權(quán)意識(shí)，從多方面促進(jìn)檔案工作效益的提高，激發(fā)工作熱情，能吸引人，留住人，發(fā)揮人的潛能，有助于取得更好的成效。

總之，在人類(lèi)的歷史長(zhǎng)河中，檔案工作者的使命是永恒的，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)迅速的發(fā)展，應(yīng)逐步改變檔案工作人員的工作方法和內(nèi)容，促使檔案管理人員不斷創(chuàng)新，更新職業(yè)角色，才能適應(yīng)新的變化，經(jīng)受住這種新的挑戰(zhàn)。