基于新形勢下的房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理探究

黎美彩

【摘要】本文首先分析了房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中所具有的特點以及作用，然后結(jié)合我國房產(chǎn)發(fā)展的新情況而提出具體的管理策略，從而更好地保證房產(chǎn)檔案的真實以及準(zhǔn)確，為現(xiàn)代化房產(chǎn)管理工作提供良好的指導(dǎo)。

【關(guān)鍵詞】 新形勢；房產(chǎn)檔案；數(shù)字化；管理；探究

房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理主要指的是把傳統(tǒng)紙質(zhì)的原始檔案以及材料借助于現(xiàn)代化的機(jī)器以及設(shè)備，對它們進(jìn)行掃描、拍攝，然后通過壓縮、轉(zhuǎn)化為聲音文件、圖片文件以及錄像文件等，最后把它們進(jìn)行分級存儲與管理，從而使得這些檔案資料能夠在服務(wù)器中得到良好的保存，同時建立良好的程序，從而為人們更好地檢索以及查詢相應(yīng)的檔案資料提供便利，這是房產(chǎn)檔案管理重要的發(fā)展方向，它既滿足了社會對信息資源開發(fā)的要求，又能夠適應(yīng)我國市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展的需要，因此，推進(jìn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，已經(jīng)成為了房產(chǎn)檔案發(fā)展的重要方向，面對新形勢下的機(jī)遇，要積極推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，從而為信息產(chǎn)業(yè)中檔案事業(yè)的體系建立以及完善奠定良好基礎(chǔ)。

一、房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化模式所具有的特點

（一）房產(chǎn)檔案的多樣化服務(wù)。在一般情況下，房產(chǎn)檔案在網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)中，需要把傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案通過相關(guān)的技術(shù)將它們轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，例如房產(chǎn)中相關(guān)的資料、合同、協(xié)議以及特殊說明等轉(zhuǎn)化為圖片文件、聲音文件等，從而使得這些重要的資料能夠得到科學(xué)的管理，同時提升房產(chǎn)檔案的管理水平，除此之外，這些資料在完善之后，還可以統(tǒng)一進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，這為信息的查閱工作也帶來了便利性，此時，人們憑借自己的身份認(rèn)證，自行查詢房產(chǎn)檔案的信息，從而減少了人工查詢的繁瑣步驟，同時也提升了信息查詢的速度，通過實施這些多樣化的服務(wù)，不僅為房產(chǎn)用戶提供了便利，而且也提升方房產(chǎn)信息管理部門的服務(wù)水平。

（二）房產(chǎn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。眾所周知，我國傳統(tǒng)房產(chǎn)中檔案的管理工作基本是人工操作，這僅能滿足用戶辦理相關(guān)手續(xù)以及基本信息的查詢需求，但是對于信息的及時收集與應(yīng)用則難以做到及時性，而且對檔案的信息深入開發(fā)應(yīng)用也難以實現(xiàn)，當(dāng)房產(chǎn)檔案的管理工作逐漸地進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化模式，就能夠十分便利地實現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息的整理、檢索、歸檔以及查詢等目標(biāo)，從而極大地提升房產(chǎn)檔案在管理工作中的效率，同時對用戶而言，也為他們帶來了便捷的服務(wù)。

（三）房產(chǎn)檔案數(shù)字化的模式。房產(chǎn)檔案中的信息需要具有高度的保密性，而在傳統(tǒng)的管理模式中，難以提升其保密性，在數(shù)字化的管理模式中，能夠有效地把數(shù)字化房產(chǎn)檔案的內(nèi)容以及管理對象與載體實施改變，提升相關(guān)人員在保護(hù)房產(chǎn)檔案信息中的能力，例如針對用戶可以設(shè)計一個專門的信息查詢?nèi)肟?，在此信息查詢的入口處，用戶可以憑借自己的賬戶信息以及密碼自主地查詢相關(guān)的信息，對于工作人員而言，在數(shù)字化的檔案管理中借助于計算機(jī)的技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用，有機(jī)結(jié)合檔案實體與服務(wù)的分離，把檔案中的原始憑證錄入信息資料庫，這就為順利開展圖文一體數(shù)字化管理模式提供了便利。

二、房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化實施策略

房產(chǎn)檔案實施數(shù)字化的管理需要一個循序漸進(jìn)的發(fā)展過程，當(dāng)前辦公逐漸進(jìn)入了自動化的階段，人們對數(shù)字化的技術(shù)應(yīng)用也在不斷地加深以及深化，這為房產(chǎn)檔案進(jìn)入數(shù)字化的管理模式提供了良好的指導(dǎo)：一方面是數(shù)字技術(shù)發(fā)展，需要工作人員加快提升自己的管理理念，在實踐工作中加快創(chuàng)新房產(chǎn)檔案的管理工作。另一方面是提升自己的工作能力，不僅在房產(chǎn)檔案的管理工作中，做到既懂管理又能夠掌握數(shù)字化技術(shù)相關(guān)的能力，從而為房產(chǎn)用戶提供良好的知識服務(wù)，實現(xiàn)房產(chǎn)檔案資源共享和有效利用。

（一）積極建立房產(chǎn)信息庫。在數(shù)字化的管理模式中，房產(chǎn)檔案的管理工作需要把檔案資料以及文件轉(zhuǎn)為便于保存的形式，其中的圖片文件是比較常見的方式，因此對這些文件的保護(hù)工作就需要建立一個良好的信息庫，把房產(chǎn)中的重要信息錄入信息庫中，從而為信息的檢索工作提供便利，在檢索相關(guān)的數(shù)據(jù)時，可以根據(jù)文件信息的提示輸入對應(yīng)的內(nèi)容，從而有效提升房產(chǎn)檔案的查詢速度，把房產(chǎn)檔案實施數(shù)字化的管理之后，通過數(shù)據(jù)庫的查詢工具就能夠更好地提升房產(chǎn)檔案資源的整合能力。

（二）提高對房產(chǎn)管理中數(shù)字化的認(rèn)識?？茖W(xué)的思想認(rèn)識能夠有效地提升行動力，因此，在房產(chǎn)檔案的管理中，數(shù)字化的管理模式已經(jīng)在最大限度中提升了檔案的利用率，同時也對滿足社會的需求帶來有效性，首先是針對房產(chǎn)檔案出現(xiàn)資料的不真實、不規(guī)范以及不完整的問題，在實施數(shù)字化管理工作中就能夠較好地進(jìn)一步地補(bǔ)充完整，從而使得房產(chǎn)管理工作能夠進(jìn)一步完善。其次是在數(shù)字化的模式中，需要在局域網(wǎng)以及數(shù)據(jù)庫的技術(shù)中登記房產(chǎn)信息，由于當(dāng)前的房產(chǎn)檔案在數(shù)字化方面并沒有獲得全面同步的發(fā)展，因此，提高對房產(chǎn)檔案管理的認(rèn)識，有利于更好地提升房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理能力，從而提升工作效率。最后，應(yīng)用數(shù)字化的模式管理房產(chǎn)檔案，能夠更好地保證房產(chǎn)檔案資料具有完整性以及真實性，同時加快提升房產(chǎn)數(shù)據(jù)中的質(zhì)量，更好地服務(wù)于房產(chǎn)管理的工作。

（三）制定數(shù)字化發(fā)展與建設(shè)的策略。數(shù)字化的管理工作可以分階段以及有步驟地開展，第一是在建立數(shù)字化系統(tǒng)中，必須要充分地考慮各地的房產(chǎn)檔案實際情況，例如工作人員的配置情況、對數(shù)字化技術(shù)的掌握情況、工作人員的年齡分布等，這些因素會對房產(chǎn)檔案中的數(shù)字化的推進(jìn)帶來一定的影響，因此在詳細(xì)地分析了這些基本因素之后，就可以適應(yīng)各個地區(qū)對房產(chǎn)檔案中的數(shù)字化推進(jìn)情況，從而有步驟地實施以及推進(jìn)數(shù)字化的管理模式。第二是加快構(gòu)建數(shù)字化管理模式的步伐，由于我國每年房產(chǎn)檔案數(shù)量在不斷增加，其數(shù)量之龐大也使得檔案的庫存出現(xiàn)了一定的難題，例如存儲空間的有限性，因此在構(gòu)建數(shù)字化的管理模式中，可以通過先進(jìn)的技術(shù)把紙質(zhì)化的檔案資料轉(zhuǎn)為電子文件的形式，（下轉(zhuǎn)第184頁）（上接第182頁）從而使得電子文件能夠得到高效的保存，這對房產(chǎn)檔案的管理以及庫存空間的解決等提供了良好的解決策略，在提高利用率的同時也能夠在權(quán)屬問題方面進(jìn)行資料登記，使用戶的房產(chǎn)資料能夠得到科學(xué)的管理，除此之外，在日常工作中也能夠較好地應(yīng)對檔案數(shù)量的增加。

（四）完善房產(chǎn)檔案的數(shù)字化利用以及標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)國家檔案局對電子文件與檔案所制定的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，房產(chǎn)檔案能夠在管理工作中做到規(guī)范化，同時在房產(chǎn)檔案的管理工作中，需要在國家的統(tǒng)一規(guī)范中確立良好的房產(chǎn)管理數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，從而有效地提升房產(chǎn)檔案的管理水平，提升服務(wù)水平；再者需要限定房產(chǎn)檔案中信息數(shù)字化的利用權(quán)限，這主要是面對用戶而言，他們能自行地查詢相關(guān)的信息，從而使得房產(chǎn)檔案的管理可以實現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)。對檔案管理人員而言，可以在內(nèi)部的局域網(wǎng)中查詢與利用檔案信息。因此，在房產(chǎn)檔案的管理工作中，數(shù)字化的技術(shù)能夠發(fā)揮重要作用。

三、結(jié)語

推進(jìn)房產(chǎn)檔案的數(shù)字化是適應(yīng)時代發(fā)展的要求，同時也符合我國當(dāng)前的實際發(fā)展情況，房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理擁有許多優(yōu)點，例如節(jié)省查詢時間以及房產(chǎn)資料的庫存空間等，同時也能更好地滿足了人們對房產(chǎn)信息資料的利用和安全保管。

【參考文獻(xiàn)】

[1]商動.如何加強(qiáng)房產(chǎn)檔案的管理與合理利用[J].企業(yè)文化（下旬刊）.2016，08（07）：167-168.

[2]朱以洲，李永樹，江禹等.GIS時空數(shù)據(jù)模型在房產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用[J].蘭臺世界，2013，09（20）：30-31.

[3]施長珠.淺談房產(chǎn)檔案的開發(fā)與利用——以蘇州市房地產(chǎn)檔案館歷史檔案為例[J].檔案與建設(shè)，2015，12（11）：76-79.