文書工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)

黃豫新?馬云勇

摘要：文書工作是指處理公文的相關(guān)工人員，而且這一工作性質(zhì)包括了所有文書整理的全部過(guò)程。文書處理主要包括辦理，發(fā)文，公文管理，以及歸檔工作等，各種工作之間要有效的銜接，以此方能保證工作的流通性。實(shí)際上，文書工作與檔案管理之間有著一定的相似性，檔案管理延續(xù)了文書工作的部分內(nèi)容，通常檔案來(lái)自于文件，而文書則直接影響著公文的質(zhì)量。因此必須要注意好文書工作，關(guān)注文書工作開展情況。基于此，本文以文書工作為出發(fā)點(diǎn)，探究檔案管理與文書工之間的關(guān)系。

關(guān)鍵詞：文書工作；檔案管理；基礎(chǔ)

相對(duì)來(lái)講，文書工作直接影響著整個(gè)文書處理工作，其與檔案管理之間密切相關(guān)，但從工作流程上進(jìn)行區(qū)分，兩者之間分為兩個(gè)不同的流程，檔案管理工作若可以與文書處理之間有效的銜接在一起，則可有效的推動(dòng)文書工作的進(jìn)行。按照不同對(duì)象進(jìn)行分析，文書處理主要面對(duì)的是文件，而檔案管理則多是整理類目，兩者之間有著一定的差異。但從兩者之間的相關(guān)聯(lián)性上看，從中不難發(fā)現(xiàn)文書工作是檔案管理工的前提與基礎(chǔ)。

一、文書工作是檔案管理工作的前提

檔案的前身是公文，公文經(jīng)過(guò)處理與歸檔后逐漸轉(zhuǎn)變成為檔案，而這些檔案信息的真實(shí)性直接關(guān)乎著與之有關(guān)企業(yè)今后的發(fā)展。因此也可稱之檔案管理可以真是的反映出企業(yè)歷史發(fā)展淵源，并長(zhǎng)期保存與封存歷史，文書作為承載眾多希望的載體，更應(yīng)受到廣大群眾的重視[1]。從當(dāng)前實(shí)際工作情況來(lái)看，文件形成與處理之間工作無(wú)法有效銜接，仍然將成為文書工作順利開展的又一大阻礙，常見如引文無(wú)法校準(zhǔn)，文稿收發(fā)稿之間未能存在有效的落款，文件內(nèi)容眾多，繁雜，格式混亂，這些都將直接的影響著檔案的質(zhì)量。而為了保證文件的有效，就必須在繕印時(shí)時(shí)刻的關(guān)注每一個(gè)環(huán)節(jié)，防止出現(xiàn)失誤現(xiàn)象，尤其是收發(fā)文件時(shí)，要防止文件被篡改，盡最大課程的保證檔案的完成性。因此說(shuō)文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)和前提，文書工作質(zhì)量得到有效提升，那么企業(yè)發(fā)展也將會(huì)達(dá)到保證。

二、注重文件的催辦，盡量保證公文流轉(zhuǎn)順利

催辦工作時(shí)公文處理中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，文件辦理程序中中文件辦理工作需要謹(jǐn)慎對(duì)待，文書工作要保證每個(gè)環(huán)節(jié)都有人接應(yīng)，每個(gè)流程都順暢，每個(gè)文件都能有著落。催辦工作則是直接按照文件是否著急，文件承辦時(shí)間，以及文件內(nèi)容進(jìn)行分類的，催辦人員必須要時(shí)刻的提醒承辦人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將事情處理完成，因此提升催辦工作的效率，是保證文書管理工作順利進(jìn)行的重要影響因素。在收文之前就要弄清楚文書工作性質(zhì)，以及文書工作是否是著急事項(xiàng)，若是需要緊急處理的則需要辦理催辦手續(xù)。相關(guān)人員填寫資料，確定催辦的日期，并表明承辦的時(shí)間，以此保證文書在這一期間處理[2]。

催辦的工作并不是全部指收文與發(fā)文，而是要將與之有關(guān)的工作人員，催辦事項(xiàng)，重點(diǎn)催辦項(xiàng)目羅列出來(lái)，關(guān)注催辦工作的進(jìn)展情況，催辦工作的內(nèi)容不僅要負(fù)責(zé)將文件收回來(lái)，更要清晰的掌握每個(gè)文件中注意的相關(guān)事項(xiàng)，如回復(fù)說(shuō)明，說(shuō)明文字等，保證所有文件齊全后，才能準(zhǔn)確的反應(yīng)出真實(shí)的情況，以此方便利用。

三、做好文件收集整理以保證檔案質(zhì)量

文書立卷是保證文書處理工作的重要環(huán)節(jié)，所有文書項(xiàng)目辦理完成后，需要對(duì)文件材料進(jìn)行組裝，成立案卷最后轉(zhuǎn)化為檔案。這一過(guò)程環(huán)節(jié)也直接的表現(xiàn)出了文書工作與檔案管理之間的密切關(guān)系。當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)瞬息萬(wàn)變，企業(yè)發(fā)展過(guò)程中將會(huì)形成眾多的文件材料，而這些文件材料本質(zhì)上來(lái)看確實(shí)獨(dú)立的，雖然獨(dú)立，但各種工作之間，材料之間也往往有著千絲萬(wàn)縷的關(guān)系。以此，需要文書管理人員按照順序?qū)⑵渎?lián)系，充分的整理，以此形成案卷，精練的將相關(guān)資料挑選出來(lái)，各個(gè)資料之間相互組合，并形成一個(gè)組合體。以此方能保證文書記錄的信息具有真實(shí)性，并且可以客觀的反映出當(dāng)時(shí)運(yùn)行的基本狀況，通過(guò)整理與手機(jī)，將孤立的文件加以整理，按照相關(guān)性進(jìn)行排列，以此充分的掌握兩者甚至多者之間的關(guān)系。

因此，保證檔案質(zhì)量，就要做好文書的收集與整理，通過(guò)多種渠道歸類文檔，這也要求著文書工作人員要樹立超高的責(zé)任心，細(xì)心的整理文書之間的關(guān)聯(lián)性，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，統(tǒng)計(jì)所有相關(guān)的報(bào)表以及此材料，從細(xì)節(jié)著手，認(rèn)真的訊早資料，并做好日常文書管理工作，才能更好的保證檔案管理的效率，防止文件出現(xiàn)丟失或者遺漏等現(xiàn)象[3]。而通常為了防止出現(xiàn)漏檔現(xiàn)象的發(fā)生，就應(yīng)該做好立卷工，結(jié)合文書工的規(guī)律與特征，成立檔案案卷，以此保證檔案存檔質(zhì)量。

四、結(jié)論

綜上所述，在檔案管理中文書工作作為基礎(chǔ)性工作，更應(yīng)受到多方的重視，作為檔案管理人員就應(yīng)該具有超強(qiáng)的責(zé)任性與事業(yè)心，細(xì)致的做好文書管理的各項(xiàng)要求，提升自身的服務(wù)水平，以保證檔案管理的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]龐海萍.文書工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，S1：102–103.

[2]趙艷萍.如何加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化[J].黑龍江史志，2013，11：28–29.

[3]劉蘊(yùn)璞.論文秘工作與文書檔案管理工作的一體化[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2014，08：37–38.