電力企業協同辦公系統中檔案管理工作分析

李亞寧

摘要：協同辦公系統是覆蓋電力系統及基層單位的一體化綜合辦公管理平臺，是電力系統推行集團化協同辦公和“無紙化”計算機辦公的重要途徑；協同辦公系統是一項促進辦公方式轉變，實現日常辦公業務的標準化和規范化系統工作，是電力系統在創新工作手段，深化信息化應用，以工作的信息化促進管理的現代化，提高工作效率，實現辦公室全部日常性、基礎性業務全流程覆蓋的管理系統。

關鍵詞：電力企業；檔案管理；應對措施

一、檔案管理系統定義

檔案管理系統是協同辦公系統四大業務模塊中一個，是電力系統對檔案信息和檔案實體進行輔助管理的計算機應用軟件系統，是為推動電力系統數字檔案館早日建設，提高檔案管理智能化和檔案服務利用水平，促進檔案工作科學發展的智能化辦公管理系統。

二、協同辦公系統中檔案管理工作的利與弊

（一）協同辦公系統檔案管理工作優點

1.協同辦公系統檔案管理程序的應用，實現了公司檔案數據共享，分級管理的機制，使各級人員分別對授權范圍內的檔案信息進行分級查詢利用，確保了公司檔案信息的及時、準確、安全。實現了非涉密檔案信息資源網上查詢和利用，節約了各種資源，起到了低碳環保的作用。檔案管理軟件將傳統紙質檔案轉化為電子數據檔案，將檔案管理工作從靜態轉變為網絡智能化、資源共享化的現代動態管理模式，最大限度發揮了檔案的利用價值，在很大程度上促進了檔案管理工作向網絡信息化、智能化、規范化、便捷化邁進。延長了實體檔案的保存時間，減少了人為損壞現象。

2.檔案檢索利用便捷。目前檔案的檢索可以實現如同“百度”一樣的基本功能，比如：“關于xxxxxx工程的通知”，先查詢“通知”出現1200條，然后再輸入“工程”，會在檢索到的1200條中按照“工程”再次過濾，直到完成需要的檔案檢索。

3.便捷的在線預約、查檔功能，簡化查閱手續，方便檔案利用。用戶登陸協同辦公系統進入檔案管理模塊進行檢索、借閱、歸還等一系列操作，閱檔者查閱檔案，只要熟練掌握了工作流程，就很便捷、迅速的完成了查閱檔案工作，無需前來檔案室閱檔，節省了時間。

4.檔案整理記憶。針對檔案整理工作周期較長的特點，系統會自動記錄檔案管理人員檔案整理工作痕跡，通過最近整理功能可以快捷進入正在進行的檔案整理工作。

（二）協同辦公系統中檔案管理工作弊端

1.檔案人員的工作量相對增加。按照《國家檔案局令第6號》第六條：“電子公文一般應在辦理完畢后即時向機關檔案部門歸檔”的規定，檔案人員必須每天完成電子文件的邏輯歸檔。 傳統檔案管理工作模式是檔案人員在次年一季度開始進行上一年的文件接收、整理、歸檔等一系列工作，檔案管理系統運行后每天必須在整理、編目、歸檔移交來的紙質文件及其他各門類檔案、資料的同時，還必須進行當年的電子公文邏輯實時歸檔工作及日常的檔案利用工作，檔案工作人員的工作量相比以往有所增加。

2.檔案的齊全、完整要靠日常的收集、積累工作。協同辦公系統中文件辦理完畢，職能科室兼職檔案員就直接進行邏輯歸檔了，當年又不打印紙質文件，勢必造成文件材料收集不齊全現象發生，比如給上級各單位的各類上報材料、報表等直接上報，沒有保存的意識，第二年一季度移交紙質文件時沒有辦理結果材料，使得本該長期保存的文件失去了保存價值。

3.職能科室兼職檔案員變更頻繁，工作流程不熟悉。協同辦公系統收、發文以及歸檔工作熟練操作性比較強，兼職檔案員在接收到聯網分發的本單位內部文件后，必須把默認流程轉換為院內收文，閱辦完畢流程自動結束。

4.兼職檔案員填寫歸檔信息不完整。協同辦公系統內上級單位對電子文件辦理有時效性考核，各職能科室為了盡快在個人工作結點結束流程，在歸檔前大多數科室的兼職檔案員不能正確填寫歸檔部門、類目名稱、保管期限、文件總頁碼等等信息，就發送給下一環節辦理人員。檔案人員在收到電子文件后必須對每份文件進行查看，并完善歸檔信息才能歸檔，使得檔案人員工作量相對增加。

三、應對策略

要解決檔案管理工作中存在的種種弊端，必須注意以下五個方面：一是各單位檔案管理部門復合型高技能人才缺少，對檔案工作人員的整體素質，單位領導要有明確的把握，需要聘用多技能、責任心強的工作人員；檔案人員也要不斷充實自己的專業知識，以便更好的適應工作崗位，滿足工作需求。二是各級領導、各部門要把對檔案工作的理解與支持落實在行動上，不能只看表面現象，給檔案人員充足的時間、空間，使檔案人員能靜下心來做好本職工作。三是各部門要嚴格執行歸檔時間、歸檔內容和質量要求，按時移交、歸檔各門類檔案、資料。四是各單位要盡快推進實施部門立卷工作。五是電子文件形成部門要作好平時紙質文件、資料的收集、積累、保管和整理工作，檔案部門進行指導與監督。六是全員要增強檔案意識和業務知識。檔案工作不僅僅是檔案部門和檔案人員的事情，而是需要所有部門中所有人員共同參與才能取得成效的一項事業，提高各級領導對檔案工作的重視度，增強兼職檔案員工作責任心和業務素質，嚴格執行《文件材料歸檔工作考核辦法》。

四、結束語

筆者相信在不久的將來，電力系統一定會率先建成中央企業首家智慧型檔案館，在服務“一強三優”現代公司建設中創造更大價值，一定會實現各單位檔案信息資源共享；利用數字檔案館信息平臺，實施非涉密檔案數據信息的跨全宗移交、共享與管理，實現公司系統非涉密檔案信息數據的授權查詢利用。檔案的完整、詳盡不僅可以為企業領導對單位的制度和重大決策提供參考依據，也為維護企業利益起到了重要作用。