人力資源檔案管理問題及對策探討

張耀鋒

摘要：人力資源檔案管理工作是人力資源局的重要日常工作，在人力資源管理中，人力資源局發揮著至關重要的作用，人力資源局為勞動資源與企業社會的交流提供場所，并保存、調用人才檔案。人力資源檔案管理中，就業培訓檔案和就業創業補貼檔案是十分重要的組成部分，對于這部分檔案需要加強管理工作，充分發揮人力資源局的社會服務職能。本文就人力資源檔案管理問題及對策進行闡述分析。

關鍵詞：人力資源；檔案管理；問題；對策

社會經濟快速發展，人才是推進社會以及國家發展進步的重要。人力資源檔案的管理是人力資源局的重要工作之一，檔案管理的效果以及質量將對勞動人員的社會福利待遇等產生十分重要的影響。因此需要積極加強人力資源檔案管理，更好的為社會提供服務。

一、當前人力資源檔案管理的現狀

人力資源檔案管理中，就業培訓檔案和就業創業補貼檔案是極為重要的內容，在對這些檔案資料進行管理時必須要提高重視，做到準確無誤，保證相關人員的利益不受損害。但是在實際的檔案管理中還存在一些需要改進和優化的地方。檔案管理在分類上缺乏合理性，期限保管不準確，對于文件歸檔是比較重視的，但是忽視材料歸檔。有些檔案的編號編制不規范，案卷的標題不夠嚴謹，組卷極為混亂。[1]

在人力資源檔案中，材料種類單一，內容不具體、不能凸顯個人特點也是普遍存在的問題，在人才培訓和創業補貼的開展中會遇到一定的問題，不能保證人才的權益。而且檔案材料管理不規范也容易使檔案內容遭到破壞，使得人力資源管理成本提高。

在人力資源檔案管理中，安全性也是極為重要的，但是由于一些檔案管理人員的疏忽，以及自然社會因素的影響，或是檔案管理建筑消防、用火問題的不規范，使檔案存在于危險的環境中，檔案的安全性無法得到保障。

檔案移交也是人力資源局的重要工作，檔案移交使比較認真嚴謹，手續嚴密，并且程序比較規范的工作，但是有些檔案人員在調動或者離開崗位時，不能嚴格按照相關的程序、手續辦事，對移交工作不夠重視，移交工作不能按時開展，或者移交后的檔案并不完整，會使人才今后的就業、創業等開展受到不利影響。

二、人力資源檔案管理的有效策略

（一）科學分類檔案

在人力資源檔案管理中，應對檔案進行科學的分類，保證檔案管理更加科學有序。常見的檔案分類方法有單式和復式兩種。

單式檔案分類方法就是用一種方法對檔案進行管理，使得檔案分類更加科學。單式檔案分類管理按照不同的標準有不同的劃分分類方法。可以按照文件產生的時間進行分類，按照時間順序對檔案進行分類整理。還可以按照文件的來源進行分類管理，或者是文件形式特點進行分類，如文件種類、載體材料以及形狀規格等進行分類管理。[2]

復式檔案分類管理就是用兩種或以上的方法對檔案進行管理，從而使檔案分類更加科學，管理更加高效。不同類型的檔案使用的分類方法也是存在差異的。

復式分類方法可以利用不同的分類標準科學的劃分檔案的類型，有助于檔案管理體系以及庫藏體系的建設，實現檔案資源的科學化管理，對于資源的開發利用也是極為有利的。

（二）做好檔案的安全保管工作

人力資源檔案管理工作中，安全管理是極為重要的，檔案管理人員要按照相關的規章制度開展工作，對檔案內容進行維護，沒有權限的人員不能進入到檔案庫房中，檔案工作人員的調動需要辦理交接手續，檔案資料未經許可不能進行復制，也不能泄露檔案內容。檔案管理人員需要對檔案內容進行保密，何時利用，怎樣利用也需要保密，減少繁瑣的審批手續，為使用者提供便利。

在檔案安全管理過程中，也需要積極使用網絡信息技術，建立完善的數據庫和計算機系統，提高計算機系統的安全性，升級應用程序，將計算機系統中的安全隱患去除掉。使用加密技術，這是一種比較普遍的驗證方法，對檔案信息進行加密，避免非法用戶瀏覽使用信息，通過加密的方法將能夠讀懂的明文數據轉變為隨機的亂碼密文，避免檔案信息資料被竊取和泄露。安裝防火墻和防御系統，保證網絡安全，在檔案儲存資源的局域網位置安裝防御功能，避免非法入侵。[3]

此外還需要加強硬件設備的完善，檔案管理中需要保證檔案室的干凈、整潔、做好防潮、防火、防水、防霉以及防蟲等工作，避免紙質檔案被損壞。保證檔案室的溫度、濕度適宜，檔案裝具需要便于調閱，整齊劃一，檔案管理要設置空調、加濕器、通風設備、防火報警器、滅火器、復印機、微縮拍照設備、監控設備等，清理干凈灰塵，防止外來磁場的干擾，也避免有害氣體和光線的影響，做好檔案的日常維護管理工作。

（三）做好檔案的移交工作

在檔案的移交工作中需要做到認真、嚴謹，將檔案移交工作放在日常管理工作的重要位置中，依據工作制度以及程序開展工作。檔案移交是檔案管理的重要內容之一，需要提高重視，檔案管理人員的調動、離崗等需要把好關，先對工作進行交接，然后在辦理調動的手續，沒有辦理檔案交接手續的檔案管理人員不給予調動工作的通知，檔案人員不能離開工作崗位，實現制度化檔案移交工作，同時明確相關人員的崗位職責。

對于檔案移交工作需要加強監督檢查工作，沒有進行交接工作就隨意簽發調令的工作人員要查明原因，明確責任的劃分，科學處理。檔案移交有移交和接收兩部分，要做好檔案移交前的準備工作，使得檔案移交工作順利推進。

積極開展檔案監交工作，對檔案的交接進行監督和鑒證，監交需要由專人負責，保證監交人員的認真履行自己的職責，依據程序開展工作。交接雙方需要在監交人員的監督下做好移交工作，保證手續齊全，帳物相符，[4]在交接的證明上寫明交接的時間、地點、移交人、接收人以及監交人、移交的頁數等。移交的證明一式三份，交接工作結束后需要相關人員在證明上簽字，對交接工作進行負責。

三、結束語

總而言之，人力資源檔案管理是極為重要的工作，當前科學技術快速發展，政府的管理職能水平也逐步提升，人力資源檔案管理是服務性的工作，并且與人民群眾之間有著密切的聯系，因此需要做好人力資源檔案管理工作，對檔案進行科學的收集檢查、整理歸檔、保管、移交等，提高人力資源檔案管理的工作效率，更好的發揮人力資源局的作用。

參考文獻：

[1]孫麗華.談人力資源檔案管理中存在的問題及解決策略[J].價值工程，2015，02：135–136.

[2]周敏華.人力資源檔案管理工作中的問題和對策探討[J].辦公室業務，2015，05：80–81.

[3]耿潔.探討人力資源檔案管理存在的問題及對策[J].城建檔案，2016，01：36–37.

[4]杜海玲.遼寧省事業單位人力資源管理存在的問題與對策探析[J].對外經貿，2012，09：80–81.