淺談計劃生育檔案管理存在的問題及對策

吳新興

昭通市衛生和計劃生育藥具管理站，云南昭通 657000

淺談計劃生育檔案管理存在的問題及對策

吳新興

昭通市衛生和計劃生育藥具管理站，云南昭通 657000

隨著社會經濟的快速發展和全民意識的提高，對計劃生育檔案管理工作提出更高的要求。該文就現代人口計生檔案管理工作的重要性、實踐中存在的問題等進行分析，并在此基礎上就如何解決好這些問題，提高醫院人口計生檔案整體管理水平，推動醫院可持續發展和服務于民，提出觀點和認識。

人口計生檔案；重要性；管理問題；對策；研究

從本質上來講，人口計生檔案實際上就是計劃生育管理工作的集中反映，同時也是醫院檔案管理工作的重要內容，加強人口計生檔案管理對確保國家計生政策的全面貫徹的落實具有非常重要的意義[1]。人口和計劃生育工作向法制化、規范化、制度化發展,對人口和計劃生育檔案（以下簡稱人口計生檔案）管理工作提出了更新、更高的要求。人口計生檔案是人口計劃生育工作過程中形成的具有保存和查考利用價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的真實歷史記錄,是制定人口和計劃生育政策的重要資料記錄，是搞好人口和計劃生育工作不可缺少的基礎信息。探索新形勢下人口計生檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，進一步提高人口計生檔案管理水平，對更好地開展新時期人口和計劃生育工作，促進經濟社會又好又快發展有著多方面的積極作用[2]。

1 人口計生檔案管理工作的重要性分析

所謂人口計生檔案，實際上就是醫院制定的計生管理制度最原始的資料，同時也是計生工作得以落實的基礎和保障。醫院應當重視人口計生檔案及其管理，使其能夠更好地為民服務，促進社會穩定發展。

1.1 人口計生檔案是保險理賠業務辦理的重要參考依據

隨著我國法律法規的不斷健全和完善，人民群眾的法律維權意識大幅度提高，對醫院加強人口計生檔案管理，是保證國家計生政策得以全面貫徹和落實的保證。在計劃生育服務實踐中，若服務對象的合法權益受到了損害，則計劃生育檔案就成了作為保險理賠的有力證據[3]。近幾年來，人們生活水平不斷提高，社會保障機制不斷完善，廣大人民群眾的參保意識和積極性增強，尤其在辦理保險理賠業務時，人口計生檔案的作用不可小覷。作為關鍵的證據資料，為生殖保險取證、醫療糾紛或事故處理，提供了重要的參考依據。

1.2 人口計生檔案是醫院決策做出的參考依據

計劃生育檔案是關于生育方面的數字統計資料，通過分析統計的人口計生檔案數據信息，為醫院下一步工作決策的做出提供參考。同時，統計所得的結果可以有效地應用在醫院日后的計劃生育管理工作上，使工作重點更加的明確，使計生管理工作更有計劃性和針對性[4]。計劃生育檔案管理，是對人口有效控制的有利抓手，為計劃生育決策的做出提供了重要的參考依據，而且有助于和諧社會的建設。

1.3 人口計生檔案是服務育齡女性的重要抓手

實踐中，通過加強人口計生檔案管理，可以為育齡女性提供更具針對性的服務，有利于醫院進一步改進計生工作方式和方法，最大限度地滿足育齡婦女的客觀需要。在醫院人口計生檔案管理工作中，還可以初步了解和把握流動人口的生育情況，為流動人口建立人口計生檔案庫，可以有效滿足流動人口對計生以及生殖健康方面認知需求，從而使流動人口能夠在正確的指導下進行避孕、節育，以免出現意外懷孕、流產或者超生等現象。

2 目前國內人口計生檔案管理工作的缺陷與不足

近年來，隨著我國計劃生育方面的法律法規不斷健全和全面貫徹落實，雖然計劃生育工作取得了一些成績，但是計劃生育檔案管理工作中依然存在著一些問題與弊端，影響著計劃生育管理工作的全面發展。

2.1 對人口計生檔案管理工作沒有足夠的認知

在目前國內人口計生檔案管理工作中，為數不少的工作人員并未真正意識到人口計生檔案管理工作的重要性，對檔案管理缺乏認知[5]。比如，部分工作人員在日常工作中會表現出懈怠、或者敷衍了事等狀態，未能及時收集和整理檔案資料，更為嚴重者存在著瞞報或者漏報現象，甚至在利益驅使下造假，以致于人口計生檔案資料真實可靠性難以保障，計劃生育管理工作難見成效。

2.2 檔案管理模式有待改進和創新

縱觀國內人口計生檔案管理工作現狀，很多地區尤其是邊遠的地區，檔案管理仍需采用手工方式，沒有現代化技術設備支撐，嚴重制約了人口計生檔案管理工作的全面發展。在該種情況下，檔案材料的收集以及整理和應用，通常采用手工方式進行管理，信息數據的采集與分析難免會出現誤差，而且速度非常慢，不利于計劃生育管理工作的全面開展[6]。從國內落后地區的人口計生檔案管理工作現狀來看，缺乏健全和高效的檔案管理機制和系統，以致于人口計生檔案管理出現混亂現象，給不法分子以可乘之機，造假現象屢見不鮮。

2.3 專項資金不足，缺乏專業人才

在科技快速發展的時代背景下，檔案管理工作應當與時俱進，向著信息化管理方向發展，這樣才能確保計劃生育管理工作有效進行。從目前的現狀來看，檔案管理工作的信息化建設，需要投入很多的資金和設備，并且對相關人員進行技術培訓，使他們能夠熟練掌握檔案管理技術和技巧。目前國內的計劃生育工作經費源于國家財政支出，人口計生檔案管理工作中所需的設備購置資金，未納入到財政范疇，以致于信息化設備的采購因缺乏資金而被擱置，人口計生檔案管理信息化建設乏力。人口計生檔案管理過程中，缺乏專業人員。對于計劃生育檔案管理工作而言，若想進一步提高檔案管理工作水平，使其朝著更加專業和規范的方向發展，專業管理人員是必不可少的，通過帶動作用的發揮來提升人口計生檔案管理水平。然而，實踐中卻并非如此，由于對檔案管理工作的重要性缺乏認知，較之于其他工作，計劃生育檔案管理工作往往被認為無關緊要，在該種思想影響下，檔案專業人才大流流失，現役人員或是兼職，或是離退休人員。

3 加強人口計生檔案管理的有效策略

基于以上對計劃生育檔案管理工作的重要性以及存在的問題分析，筆者認為要想改變現狀，解決實踐中存在的問題，提高人口計生檔案管理工作水平，使其能夠更好地服務于民，首先應當做好以下工作。

3.1 對人口計生檔案管理工作的重要性有正確的認知

以筆者之見，針對當前國內計劃生育檔案管理現狀，若想提高工作質量和充分發揮檔案的作用，首先應當從思想上對其進行正確的認知。人口計生檔案管理工作，對國內民眾的生育狀況影響是深遠的，尤其在人口控制以及優生優育方面，所起的作用不可小覷。為此，有關部門應當對工作人員進行普及知識和加強宣傳，使工作人員能夠對人口計生檔案管理有更加全面的理解和認知。在對人口計生檔案管理工作有正確認識的基礎上，加強檔案規范化管理。實踐中，人口計生檔案管理人員需對工作計劃規范化管理，并在此基礎上建立完善的管理機制，從而使人口計生檔案管理更具權威性。在檔案管理工作規范化建設過程中，管理人員需了解和熟練掌握新設備和新技術的操作與應用流程，并對專業設備和系統進行定期的維護和保養，以此來對人口計生檔案資源規范化管理和合理應用，真正提高人口計生檔案管理水平。

3.2 人口計生檔案情報管理

情報管理是復雜數據和信息處理的保障，通過在人口計生檔案管理中對新信息模式應用來建立數據樹，并且應用二進制代碼對檔案數據信息利用計算機進行統一處理。與此同時，通過合理應用數碼技術，可有效提高人口計生檔案情報管理的安全性、通用性以及可視性和標準化水平。案情報管理過程中，通過網絡咨詢以及實時瀏覽功能的應用，對人口計生檔案信息數據及時更新，并實現檔案資源及時共享。先進的計算機技術和設備應用過程中，可以大大提高人口計生檔案管理效果，通過文檔管理集成系統的應用，可實現對傳統管理軟件以及數據庫程序的技術支撐，在改進和優化工作流程、提高檔案管理功能方面，起到了非常重要的作用。

3.3 改進檔案管理手段，加強專業人員培訓

隨著現代科技水平的不斷提高，新科技手段逐漸融入到我們的生活和工作之中。對于計劃生育檔案管理人員而言，更應當加強對新技術的學習，并且將計算機技術有效應用運用到計劃生育工作之中[7]。在此過程中，應當避免受到傳統思想觀念和管理理念的影響，更不能受傳統工作習慣和機制的束縛，而是應當積極開拓視野，優化創新工作思路。對檔案資料進行學習，并運用到實際工作之中。在計劃生育檔案管理工作中，應當利用現代科技手段，結合自身工作，整合數據信息，對新知識、新技術進行積極的探索，對現有資源及時的更新；對難以理解的內容應當及時組織討論，在找準管理方式以后，在具體落實。同時，還要不斷加強人才教育培養，通過提高人口計生檔案管理人員的素質和技能，來提高檔案管理水平。檔案管理是計劃生育管理工作中的重要一環，檔案資料的整理專業要求比較高，需注重引進人才，讓從業人員隊伍的素質和技能得到整體提升。在人才選用上，切忌片面選擇，而是應當全面開展有效人才的選聘工作，注重人才專業素養和技能的掌握，從而使人口計生檔案管理工作更加地規范化和專業化。在部門領導配備過程中，應當注重能力參考，配備具有較強專業知識和技能的領導。采用該種方式，有助于提高管理水平，及時發現實踐中存在的缺陷和問題，并對管理者深入了解和充分認知，有效指導工作。

4 結語

綜上所述，人口計生檔案管理工作至關重要，然而其中也存在著很多的問題，比如重視度不夠，缺乏管理意識和技能，沒有形成一套科學高效的檔案管理模式，而且缺乏專業人員，嚴重制約著我國計劃生育工作的全面開展。為此，應當立足實際，采取針對性措施和方法，避免上述問題出現，使檔案管理更加的規范化、嚴格化。同時這也是計劃生育管理工作得以順利進行，為群眾提供更優質服務的基礎。

[1]崔彩萍.談基層人口和計劃生育檔案管理規范化[J].黑龍江檔案，2015(5)：82.

[2]王樹菊.試論人口與計劃生育檔案規范化管理途徑[J].蘭臺世界，2015(S3)：116.

[3]王俊霞.淺談新時期計劃生育技術服務檔案管理[J].智富時代，2016(S2)：244.

[4]彭蓮花.新時期我國人口和計劃生育的檔案管理工作[J].河南科技，2014(2)：225.

[5]楊和菊.淺談如何做好衛計檔案管理工作[J].科技視界，2015(8)：164.

[6]朱鴻雁.新時期計劃生育技術服務檔案管理研究[J].大家健康：學術版，2016(9).

[7]劉波.新形勢下人口檔案管理工作探析[J].讀天下，2016(15)：193.

R19

A

1672-5654（2017）09（a）-0120-02

2017-06-07）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.25.120

吳新興(1968-)，女，云南大關人，本科，館員，主要從事檔案管理和會計工作。