淺議數字化信息應用在醫院人事檔案管理中的重要性

官瑞霞，李冬盎

1.濟南市第一人民醫院人事科，山東濟南 250011；2.青島海軍401醫院嶗山分院檢驗科，山東青島 266100

淺議數字化信息應用在醫院人事檔案管理中的重要性

官瑞霞1，李冬盎2

1.濟南市第一人民醫院人事科，山東濟南 250011；2.青島海軍401醫院嶗山分院檢驗科，山東青島 266100

在醫院的管理工作中，人事檔案管理屬于重要內容，直接關系到醫院的醫療服務水平與發展前景。基于此，醫院需不斷對人事檔案管理工作進行強化，積極將數字信息化引入到其中，使人事檔案工作的有效性得到充分發揮，從而促進醫院醫療服務質量的提升。該文基于醫院人事檔案管理中數字信息化的重要性，提出相應的應用與管理建議，以期使醫院人事檔案管理工作質量得到進一步提升。

醫院；人事檔案；管理；數字化信息

在醫院的管理與發展工作中，人事檔案管理有著極其重要的作用，其管理質量在很大程度決定著醫院的可持續發展。近些年，我國醫療衛生事業得到了較為快速的發展，各類型的醫院數量日漸增多，規模也越來越大，醫院與醫院之間的競爭日漸激勵，而醫院之間的競爭從根本上看來其實是人才之間的競爭，醫院中的人才資源能否得到有效利用直接由人事檔案管理工作決定，為了能夠在激烈的競爭中獲得一席之地，醫院需不斷提升對人事檔案管理的重視程度。現階段，在人事檔案的相關管理工作中，信息化的技術得到了廣泛應用，數字信息化管理方法不斷被引入，醫院需抓住這一機遇，對人事檔案管理工作進行開展時，可積極將數字化信息應用在其中，促進人事檔案管理效率、質量的提升，使人事檔案的作用得以充分發揮，實現醫院人力資源的優化配置，促進“人崗匹配”的實現，進而為醫院的可持續發展提供根本性支持。

1 醫院人事檔案管理與數字化信息

1.1 醫院人事檔案管理重要性

在醫院各項管理工作中，人事管理必不可少，而人事檔案管理是人事管理工作的重要內容，直接關系到醫院人事工作的有效性。總的來說，在醫院中，人事檔案管理的重要性主要從以下幾個方面體現出來：首先，人事檔案管理是醫院各項工作順利開展的保障，就拿人員調動來說，只有依據人事檔案，才可將人才分配在適合的崗位上，最大限度對員工積極性進行調動。其次，人事檔案管理直接關系到以醫院發展戰略的制定，對醫院的一些制度、發展戰略進行制定時，醫院相關領導人員往往會對人事檔案進行查看。最后，直接關系到醫院人才利用的合理性，依據人事檔案對人才進行分配，確保各個人才的崗位勝任能力得到充分發揮，這直接決定著醫院醫療服務水平的有效提升。

1.2 醫院人事檔案管理中應用數字化信息的重要性

當前，我國醫療制度、人事制度不斷發展變化，在制度、工作方法、模式等方面，醫院人事檔案發生了較大的變化，且此項工作中現代化、信息化的水平不斷提升[1]。信息技術的發展為多項管理工作帶來了新的機遇，醫院中的人事檔案管理也不例外，對人事檔案管理工作進行開展時，醫院積極將數字化的信息引入，在很大程度上促進了醫院人事檔案管理工作的革新，這主要從以下幾個方面體現出來。

①對傳統人事檔案管理中存在的不足進行改進。以往對人事檔案管理工作進行開展時，大多數工作都依賴于人工和紙張，不但保存難度大，且需占用較大的空間，進行查找有極大的難度[2]。將數字化的信息技術引入后，傳統紙質檔案被替代，人事檔案信息被輸入到計算機中，而計算機有較多的儲存量，且計算精度高、速度快，不僅可對檔案進行安全、長久的保存，而且能夠對完整、準確的人事資料進行提供。這樣，醫院對人員進行選拔、對人事進行調整等工作進行開展時，若需對人事檔案進行查看或提取，可直接在計算機輸入關鍵字進行搜索，可使人事檔案查詢、提取時間縮短，進而使醫院相關工作的效率提升。

②使醫院人事檔案信息共享程度提升。信息技術未引入前，對人事檔案進行管理時，大多采用手工記錄，不僅效率低，而且信息的功效難以實現。而對數字化信息進行應用后，可直接在電腦中對檔案數據進行輸入與輸出，將其以電子檔案的形式進行整合，并對數據進行歸類整理。這不但可使人事檔案信息整合程度提升，而且還能實現信息之間的共享，從而使人事檔案信息在醫院發展中的作用得到充分發揮。

③促進人事檔案保密性的提升。電子化的人事檔案無需接觸到檔案原件，人事檔案被存儲的軟盤或硬盤中，并施予相應加密處理，可使人事檔案的保密性提升，進而確保人事檔案信息的真實性、可靠性。

④促進人事檔案管理工作效率的提升。數字化信息的引入，對傳統手工抄寫、人工查找的工作方式進行了轉變，信息錄入、查詢、統計等都采用計算機進行，不僅可提升工作效率，而且能夠節約人力。

⑤促進檔案利用率的提升。在醫院發展中，人事檔案材料發揮著不可或缺的作用，可為醫院戰略的制定提供可靠依據，使醫院人才配置更為合理[3]。對數字化信息進行應用后，人事檔案信息的篩選與查看更為便捷、全面，可使人事檔案材料的利用率提升，進而促進人事檔案應用價值的發揮。

⑥使檔案使用時間延長。紙質檔案難以進行長久的保存，且在保存過程中常有不可逆的損壞出現，對檔案信息的完整性、準確性造成影響。而應用數字化進行管理的人事檔案可長久進行保存，可確保人事檔案信息的完整性、準確性。

2 醫院人事檔案管理中數字信息的具體應用

2.1 建立電子人事檔案

醫院對人事檔案管理工作進行開展時，需要從電子人事檔案的建立入手：①對相關人事信息進行記錄與整理時，采用計算機進行，將人事信息錄入到計算機系統中。這不但可對手工抄寫的缺點進行彌補，而且檔案更為美觀、整潔。②需要對某一員工的檔案進行打印時，可直接在計算機上點擊搜索功能，將檔案查找出來后，連接打印機，即可進行打印，整個過程持續時間較短，可在幾分鐘之內完成。③醫院傳統人事檔案管理需要較大的檔案室，對電子檔案進行建立后，檔案的存儲直接在計算機或者移動硬盤設備上完成，不僅占據空間少，而且有極強的保密性。④對人事檔案的數據庫進行建立，在其中錄入醫院干部信息，并定期進行更新，通過局域網技術將人事檔案與考核檔案聯系起來，以對醫院干部的工作過程、作風有明確而全面的了解，從而為醫院優秀干部的選拔做好準備。另外，在確保檔案數據庫安全性的前提下，相關人事檔案管理人員需對操作程序進行優化，使其操作更為便捷，從而使醫院人事檔案信息化管理效率提升。

2.2 構建網絡化人事檔案管理

醫院人事檔案管理中對數字信息進行應用時，需注重網絡化人事檔案管理的構建，依托于計算機對檔案管理網絡進行建立，使臨床科室、檔案管理部門、醫院管理部門三者結合在一起，使三者間能夠共享人事檔案資源[4]。另外，對遠程數據交換進行構建，充分將局域網技術引入，以不同科室特點為依據，對其中進行整理，比如，科室中骨干醫務人員、擅長領域等，以便于能夠及時將人事檔案信息提供給有需要的管理人員，為科室發展方向的制定、學科梯隊的建設提供依據。總之，在信息技術飛速發展的今天，醫院需與時俱進，在人事檔案管理工作中積極將數字信息引入，對人事檔案信息庫進行建設，并對采用信息技術對人事檔案進行分析與整合，使人事檔案利用率提升。

2.3 強化安全防護工作

數字化的人事檔案管理有諸多優點，但對于計算機網絡而言，自設計之初，就有網絡安全方面的隱患出現，IP地址受劫持、系統受病毒入侵、軟件漏洞等時有發生，這極易使醫院中的人事檔案信息被泄露或者被不法分子利用。因此，醫院人事檔案管理中對數字化信息進行應用時，需做好安全防護方面的工作。對檔案管理人員的安全意識進行強化，使對網絡安全隱患有明確的認識，通過對防火墻進行設置、對殺毒軟件進行安裝等技術實現計算機病毒、黑客的有效防范。另外，對于重要的人事檔案文件，需進行加密處理，若需對檔案進行傳輸，可積極將對稱加密與非對稱加密的技術引入，使人事檔案數據傳輸過程中的安全性得到保障[5]。例如，對人事檔案進行信息化管理時，可積極將指紋識別的技術引入，對于重要的人事檔案文件，采用指紋進行鎖定，將特定管理人員的指紋錄入，只有通過指紋才能進行查找與查看。

2.4 加大硬件與人才投入

在醫院人事檔案的信息化管理中，硬件設備是基礎，因此，醫院需適當將硬件方面的投入加大，建立專用的檔案室、機房，引入先進的檔案管理設備，如電腦、速印機、檔案管理系統、專門對文件進行縫制的縫紉機等，為人事檔案的數字化信息管理提供硬件支持。對醫院人事檔案進行數字信息化管理時，管理人員的信息技術應用水平直接關系到管理工作能否順利開展。對此，對數字信息化的人事檔案工作進行開展時，醫院需注重管理團隊的組建。一方面，積極對高素質的計算機人才進行引入，使人事檔案管理團隊能夠對各種計算機技術進行應用。另一方面，對現有檔案管理人才進行培訓，主要進行信息技術應用水平方面的培訓，使其認識到醫院人事檔案管理中數字化信息的應用價值，主動對信息技術應用技術進行學習，積極將信息技術融入到日常的人事檔案管理工作中，進而促進人事檔案信息化管理水平的提升。

3 結語

綜上所述，在醫院的發展中，人事檔案有不可或缺的重要作用，在當前醫院之間競爭日漸激烈的背景下，醫院需不斷對人事檔案管理工作進行優化。對此，基于信息技術的發展，對醫院人事檔案管理中數字信息化的重要性有充分的認識，積極將數字化信息融入到日常的人事檔案管理工作中，使人事檔案的管理水平提升，促進醫院發展中人事檔案作用的發揮，進而為醫院醫療服務水平的提升提供支持。

[1]張衛,李薇,劉麗娜,等.采用信息化手段實現醫院人事檔案的精細化管理與控制[J].中國急救醫學,2015,35(z2):401-402.

[2]張嘉偉.論"互聯網+"背景下的三甲醫院人事檔案信息化管理[J].山西檔案,2016(3):61-63.

[3]于洋.在新形勢下如何做好醫院人事檔案管理工作[J].卷宗,2015(7):87.

[4]徐紅培.醫院人事檔案管理工作存在的問題及對策思考[J].檔案與建設,2015(12):85-86.

[5]辛金華.基于新形勢下醫院人事檔案管理工作的應對措施研究[J].辦公室業務,2017(1):131.

R19

A

1672-5654（2017）07（a）-0070-02

2017-04-10）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.19.070

官瑞霞（1968-），女，山東鄆城人，本科，館員，主要從事檔案管理工作。

李冬盎（1969-），男，河南南陽人，本科，副主任醫師，研究方向:檢驗，E-mail:379196146@qq.com。