辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性研究

吳冬冬，宋洪偉

泰山醫學院學報編輯部，山東泰安271016

辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性研究

吳冬冬，宋洪偉

泰山醫學院學報編輯部，山東泰安271016

隨著科技的進步，人們的日常生活工作產生了巨大的影響，高科技產品逐步進入生活工作的方方面面，帶來了便利。越來越多的企業引入辦公自動化節省人力物力，在這個背景下，醫院管理體系也在發生著變化，辦公的信息化在逐步完善，而在醫院檔案管理方面也存在著諸多問題，該文將探討醫院檔案管理實施辦公自動化的必要性，提出可行性意見。

辦公自動化；醫院檔案管理；必要性；可行性

隨著科技的進步，人們的日常生活工作產生了巨大的影響，人們的辦公模式產生了變化，醫院檔案管理也在慢慢朝向自動化、信息化轉變。醫院檔案是一項重要的資源，每個醫院都會有自己的檔案室，進行各種檔案文件的保存，這些檔案文件不但記錄了醫院的發展歷程以及重大事件,而且存儲了大量的醫療科技成果,為開展醫學科研工作提供提供豐富的資料以及數據[1]。與之相關的醫院檔案管理工作則影響著醫院的日常運營，其管理水平的高低對醫院的發展也產生不同影響[2]。醫院檔案管理記錄的內容對醫院正常運轉、科學研究、醫療技術的進步都有重要的參考價值，對推動醫療事業的發展起到了促進作用，是醫院管理工作的重要組成部分[3]。檔案管理工作隨著時代的進步，也呈現出自動化、現代化，大大節約了人力資源。將自動化管理應用到醫院檔案管理中是十分必要的。

1 辦公自動化的概念及特點

辦公自動化主要是指應用計算機等技術設備將數字信息與辦公過程相結合,完成信息的傳遞、發送、共享、儲存等,使信息流動加快，簡化傳統的辦公過程，精簡辦公程序[4]。辦公自動化可以提高工作效率同時也可以增加協同辦公能力，改變傳統的管理模式，實現提高決策效能的目的。辦公自動化的實現離不開計算機的信息處理能力，計算機技術的應用使得辦公由過去的手動管理模式改變為數字化、信息化管理模式。辦公自動化的過程使信息脫離了紙質載體，信息流動更加方便快捷，信息存儲更加靈活簡便。

2 現階段醫院檔案管理存在問題

2.1 缺少先進的自動化檔案管理制度

醫院由于其特殊性質，使得檔案管理的工作繁重，工作量巨大，但與其他方面投入相比，醫院在檔案管理方面的投入普遍偏低。醫院進行發展擴大規模，就會使院內的住院人數上升、從業人數增加，帶來的是病案、檔案的相關工作量增加，而目前醫院檔案的信息化管理制度仍處于初級階段，缺少與發展相適應的軟硬件設施，無法建設醫院辦公高級自動化的成熟檔案管理系統,使信息流動性受限，無法構建高效安全的醫院檔案管理平臺，造成醫院的資源浪費。缺乏高效先進的自動化檔案管理系統，使現實中檔案管理的需求得不到滿足，一方面是醫院的資金投入無法發揮實際用途，另一方面是檔案管理無法得到實際優化，存在資源浪費問題。

2.2 缺乏檔案管理自動化、信息化專業人才

檔案管理自動化、信息化專業人才的缺乏，或者可以稱之為現階段檔案管理人員的自動化、信息化辦公能力不足。辦公自動化技術的實現是基于計算機信息化技術的辦公方式，辦公自動化技術要求存儲方式具有多樣化，操作過程中更為精準[5]。辦公自動化的實現還離不開專業的檔案管理人員，辦公自動化的目的是為了節省人力資源、便于信息的管理、流動、共享，現階段我國醫院中與檔管理自動化相匹配的專業工作人員相對缺乏，大多數從業人員還是用傳統的方式來進行相關操作，缺乏了現代化文檔管理專業的操作技能，部分文檔管理工作人員在專業知識方面非常欠缺，無法勝任此項工作[6]。

3 辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性

隨著科技進步，醫療體制改革，醫院面臨著發展的問題，醫院檔案的數量規模都在日益增長，檔案管理方面的工作不應該成為醫院發展的阻礙，探尋一條自動化、信息化管理醫院檔案的方式迫在眉睫。醫院檔案管理自動化可以有利于提升檔案管理的時效性。自動化的檔案管理基于計算機信息網絡，將檔案的記錄、管理、儲存、查閱等與網絡結合，更加方便快捷、及時有效，使管理過程更加簡潔，將紙質檔案與電子檔案同步處理，實現了信息的一致性。對于檔案信息的更改完善，自動化的檔案管理更有其優越性；醫院檔案管理自動化可以使檔案信息保存更完整、安全。傳統的檔案管理采用紙質材料進行記錄、保存，一份檔案常常內容較多，檔案頁數也比較多，如果造成頁數丟失，使檔案的完整性丟失，而自動化、信息化的檔案管理可以避免這種損失[7]。紙質材料的檔案存儲對環境要求較高，如果要達到長時間的保存，需要恒定的溫度、濕度等條件，檔案的存儲空間也比較大，自動化的檔案管理可以使信息脫離紙質材料，檔案的存儲可以是多種形式，可以刻錄成光盤或儲存在硬盤等儲存材料中，達到長時間儲存的目的。自動化檔案管理模式在愈加繁重的工作中體現了更多的優點，其優越性是毋庸置疑的，這也是醫院管理的發展方向。

4 辦公自動化環境下醫院檔案管理的可行性

隨著計算機技術的進步，更加新穎、更加實用、適應性更強的檔案管理系統會被開發出來，具備的功能會更強大，系統的不斷完善對辦公自動化的實現提供技術支持。醫院引進專業人才與自動化辦公環境相適應，不斷進行人員技能培訓，提升自身業務水平，提升計算機基本操作的能力以及普及檔案管理的相關知識，對辦公自動化的實現提供人力資源支持[8]。醫院不斷完善相關管理制度，重視檔案管理的發展，增加資金的投入，建立起全面的規章流程，使之成為可行的操作規范，結合實際制定一系列與醫院工作密切聯系的醫院檔案管理辦法與制度,對辦公自動化的實現提供制度支持。

5 結語

綜上所述,辦公自動化環境下醫院檔案管理工作是一項從上而下的系統工程,需要改變傳統的管理方式,引進先進的管理理念、管理系統、管理技術以及管理人才，建立完善全面的檔案管理制度，使之與醫院發展理念相適應，才能促進醫院及醫療事業的進步。

[1]邊俊士,張偉.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[J].中國當代醫藥,2012,5(2)：165-166.

[2]高菲.醫院文書檔案管理納入績效考評的具體實踐與探討[J].北京檔案,2013,10(4)：34-35.

[3]孫濤,陳小琤.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].中國病案,2014（1）：51-53.

[4]劉清.淺談信息時代醫院圖書館如何更好地為臨床服務[J].科技情報開發與經濟,2015（10）：104-106.

[5]張惠琴,陳春紅.新時期下如何做好醫院人事檔案管理工作[J].當代醫學,2012,18(16)：28-29.

[6]卜照鋒,劉亞男.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].中國衛生產業,2016（19）：21-23.

[7]王坤.基于辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].中國衛生產業,2016（24）：148-149.

[8]李理.辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性[J].世界最新醫學信息文摘，2015（78）：174，178.

Research on Necessity and Feasibility of Hospital File Management under the Environment of Office Automation

WU Dong-dong,SONG Hong-wei
Editorial Office,Taishan Medical College,Tai’an,Shandong Province,271016 China

With the progress of technology,people’s daily life and work is enormously affected,and the gradual entering of high-tech products into all aspects of life and work brings the convenience,more and more enterprises introduces the office automation thus saving the manpower and material resources,under the background,the hospital management system also changes,and the office automation is also gradually improved,but there are many issues in the hospital file management, and the paper studies the necessity of office automation in the hospital file management and puts forwards the feasible suggestions.

Office automation;Hospital file management;Necessity;Feasibility

R197

A

1672-5654（2017）03（a）-0095-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.07.095

2016-12-03）

吳冬冬（1971.3-），男，山東泰安人，本科，助理管理員，研究方向：檔案管理。

宋洪偉（1986.6-），女，山東泰安人，博士，研究方向：中醫醫史文獻，E-mail：18366624456@163.com。