“互聯網+”背景下高校文書檔案管理的困境及應對措施

文 / 吳海燕

“互聯網+”背景下高校文書檔案管理的困境及應對措施

文 / 吳海燕

文書檔案是檔案的重要組成部分。它既能反映一個單位過去的發展歷程，又能折射其管理建設的現狀，在機關工作中發揮著重要作用。文章主要探討“互聯網+”背景下高校文書檔案管理存在的問題，并提出有效措施，以期推動高校教學、科研工作的可持續發展。

互聯網；高校；文書檔案；管理

高校是知識、人才、科技高度富集的教學與科研基地，高校文書檔案管理是教學、科研、管理活動順利進行的助推器，更是提高教學、科研、管理質量，促進其可持續發展的重要支撐。聚焦互聯網+背景下高校文書檔案管理的現狀及未來發展趨勢，不僅有助于提升高校文書檔案管理的效益，更能推進高校各項事業的可持續發展。

一、“互聯網+”背景下高校文書檔案的作用日漸凸顯

“互聯網+”是一個新興的產業概念，是知識社會創新2.0推動下的互聯形態演進及其催生出的經濟社會發展新形態。作為互聯網思維進一步實踐的成果，“互聯網+”也將對高校文書檔案管理產生深遠的影響。

高校文書檔案特指高等院校在日常行政管理和教學教研活動中產生的，由舊有通行文書轉化成的那一部分檔案。國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》對文書檔案的歸檔范圍、文書檔案的保管期限做出了明確的規定：文書檔案包含各主體單位及其上級有關部門所簽署和印發的各類文件和通知，單位簽訂的各種合同、協議、責任書等紙質檔案和照片、錄音、錄像等音像檔案以及各種電子檔案等。“互聯網+”背景下的高校文書檔案管理日漸凸顯其重要性和現實必要性。

首先，具有憑證作用。《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》第五條規定：凡屬機關歸檔范圍的文件材料，必須按有關規定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何人不得據為己有或拒絕歸檔[1]。這一規定將高校文書檔案管理規范化和制度化，為高校文書檔案的憑證作用奠定了基礎。首先，文檔資料是對高校發展歷史情況的客觀記錄，是高校各時期歷史變遷過程中無聲的在場者，因此，文檔資料具有真實性和可靠性。其次，從文檔資料本身的存在形態看，它能真實記錄高校整個歷史，成為高校發展的歷史見證者。

其次，有利于各項工作的查詢研究。高校檔案是高校發展歷史的見證，是有關高校發展情況的原始忠實記錄。它是高校在日常教學、教研和管理活動中所形成的所有的當時的真實記錄，因而對高校各項工作都具有參考、借鑒的作用。

再次，推動教學、科研工作的可持續發展。文書檔案記載著高校教學、科研已經取得的成果，達到總結歷史成績、反思經驗與不足的效果，對推動教學、科研工作起到了不可低估的推動作用。

在“互聯網+”時代背景下，高校文書檔案管理除了具有上述重要作用外，更擔負著快速調取、便捷查閱的重任。如何優化高校文書檔案管理系統，是其積極主動為融入互聯網時代的一大課題。

二、“互聯網+”背景下高校文書檔案管理面臨的問題與挑戰

高校檔案管理工作是一項紛繁復雜而又十分艱巨的系統工程。特別是人事檔案和科研檔案，一旦丟失或者損毀，將給整個高校管理帶來極大的災難性損失。目前，高校中大多數檔案管理，太過隨意，普遍沒有建立起一套嚴格的、有規可循檔案管理制度。制度的缺失、不健全等要素導致重要檔案資料遺失的現象屢見不鮮。同時，由于高校檔案管理缺乏充足的經濟支持，基礎設施建設嚴重滯后、相關的檔案管理部門各種信息化設備無法配置到位，種種弊端直接或間接造成了大多數高校的檔案管理仍處于高度依賴人力操作的階段，根本無法與新時代電子化信息接軌，高校檔案管理的發展也因此陷入了舉步維艱的境地。“互聯網+”新背景下，高校文書檔案管理除了面臨上述客觀困境外，更將管理工作完善進程中的瓶頸指向了具有主觀能動性的個人。

（一）文書工作和檔案管理間銜接不恰

能熟練并且有條不紊地處理各種文書工作，是對文秘工作者和文書工作者的基本業務要求，在“互聯網+”新時代更是如此。處理文書工作和檔案管理工作既有關聯性，又有鮮明的個體性。當前高校的普遍做法是實行文書、檔案的分塊式管理制度。盡管此種舉措有利于給文書工作和檔案管理騰出相對獨立的空間，但如果沒能恰如其分地掌握好一個準繩，則容易陷入各自為政、互不干涉的泥潭——檔案管理人員通常很少考慮文秘工作的可操作性，文書書寫者也較少顧及檔案管理的程序性。也就是說，文書與檔案在銜接的過程中出現很多脫節的地方，諸如不規范的、不標準的公文格式和處理方法等，都將極大地降低高校文書檔案管理的工作質量。這些前期就千瘡百孔、殘缺不全的文書檔案，一旦放置到“互聯網”上進行復制、保存，其數據丟失的程度是可以想見的。

因此，在“互聯網”背景下，高校文書檔案處理更應注重將前期文書與后期檔案管理統一起來，使兩者不偏廢地彌合，從而建立文書檔案一體化、綜合化、系統性強的立體網狀管理體系。

（二）對文書檔案管理工作思想認識不到位

文書檔案管理在我國起步較晚，部門單位對其知之甚少、聞所未聞者并不在少數；有的院校對文書檔案管理工作僅僅浮于表面、缺乏深入正確的認識，有的甚至進行歪曲認識。經調查，不少單位領導對文檔工作的重要性不置可否，認為其不值得資金、人才和技術設備的投入，認為其既費人力物力和財力，又起不了實際效果，事倍功半，不符合當前追求經濟利益最大化的理念。依照這種邏輯思維，文書檔案管理既然不容易收獲客觀的經濟效益，那么只需要不出太大漏洞即可。很多時候，上級領導對文書檔案管理工作的思想認識就停留在這種層面上，隨之產生了一系列的連鎖反應，如文書檔案管理工作者的業績待遇不到位、工作積極性不高，這必然影響到文書檔案管理的工作質量和工作效率。

（三）大部分文秘工作者和文書檔案工作人員技術不過關，業務能力不強

由于文書檔案管理工作在我們國家起步晚，在各個機關單位中相比于其它工作受重視的程度不夠，以及上級領導思想認識不到位，導致很多單位的文書檔案管理部門缺乏相關經費。從業人員得不到相應的職業技能培訓，很多單位文書檔案管理工作者管理經驗缺失嚴重，甚至很多從業人員連上崗證都沒有，對文書檔案管理方面的知識知之甚少，其工作要旨和精髓更是無從談起，檔案管理理念更是陳腐。“互聯網+”背景下，如果工作者能力達不到當前社會發展對文書檔案管理工作的基本要求，其文書檔案處理的專業技能不過關，那么文書檔案管理的工作效果是很難得到保證的。

當下，諸多機關單位的文書檔案管理工作均由文秘人員兼任，由于專業知識的匱乏，此類兼職人員在具體操作中頻繁出現材料界定模糊、立卷規格不達標、真偽材料泥沙俱下、材料時限提前延后等問題。隨著“互聯網+”的普及，文書檔案管理的信息化、電子化和科學化已成為不可逆轉的發展趨勢，而這種發展趨勢對相關從業人員的專業素養要求較以前大大提高了，管理理念的滯后、專業素養不高以及從業人員缺乏從業技能培訓等已成阻礙高校文書檔案管理工作的固疾。

三、“互聯網+”背景下提高高校文檔管理水平的必要措施

隨著我國經濟的快速發展，我國的高等教育也進入改革的軌道。其中，由于現代信息化技術的普及應用，文書管理工作對于高校發展來說越來越重要，各種電子類檔案的數量水漲船高，大有取代傳統的紙質文書檔案之勢。因此，做好文檔的信息化、數字化和規范化管理是“互聯網+”背景下高校檔案管理工作的必然趨勢。

（一）健全制度，嚴格把關，規范好文書工作和檔案工作的銜接

確保文件規范化是文書檔案管理的基石。文件質量直接影響檔案最終成型的樣態。毋庸置疑，高水平的檔案管理是以高質量、規范化的文件處理為前提的；因此，它必然要求高校建立健全管理制度，構建一個能夠全面覆蓋、縱橫交錯的體系，規范好文書、檔案的銜接。另外，相關的文書工作者要及時準確、保質保量地做好文書的收集工作，要時刻注意到檔案管理工作的規范化，并最終實現文書、檔案工作的有機整合。檔案工作者還要加強檢驗工作，盡可能防止文件的流失。平時對于文件的收發，要及時進行整理和登記，對于缺少的文件，要及時追查去向，如確系丟失，要立即上報給領導以便補充文件，確保文件所有材料的完整性，以提高文書檔案管理的效率與質量。此外，完善文書檔案的檢索系統是規范好文書、檔案銜接工作中不可忽視的重要一環。為相關單位提供檢索利用是檔案搜集、歸檔的最終目的，但如果沿用舊有的人工檢索手段，便只能由工作人員提供現場利用，限制了檔案工作者的主觀能動性。有效實施檔案信息共享，拓展檔案工作者的主動性和適應性，需經過“檔案入庫管理、檔案銷毀管理、檔案借閱和歸還、檔案統計、基礎數據管理以及系統管理”[1]等方面，才能全方位系統第支持檔案檢索系統的實現。

（二）強化對高校文檔工作的管理認識，領導對文檔工作要重視和支持

高校文檔記錄是其各項工作的真實記錄和發展歷史的證明，是高校文化的重要組成部分。通過一個高校的檔案，我們就能夠了解它的成長歷程、文化氛圍以及核心價值觀等。那一份份文件、一張張照片、一段段影像，都能讓師生產生歸屬感、凝聚力。因此，要增強高校領導對檔案管理部門的管理意識，加強文檔重要性的宣傳力度。一般情況下，單位領導不夠重視文檔工作，主要是因為缺乏文檔意識，認為文檔工作是可有可無的。這就需要文檔工作人員多向領導宣傳文檔工作，為領導提供便利的檔案信息，讓領導認識到文檔工作的重要性。領導對文檔工作人員的工作滿意了，自然而然地也就會重視起文檔工作來。因此，文檔工作人員只有忠于職守，忠實肯干，干出業績，讓領導滿意，才能使高校的文檔管理工作越來越受重視，才能更好地為高校的發展服務。

（三）強化高校檔案管理人員的執業培訓，提高他們的綜合素質

文書檔案管理是一項紛繁復雜的工作。尤其是在高校，它更是一門專業性很強的工作。這就給管理人員提出了很高的從業要求。目前，我國文書檔案管理隊伍不穩定，兼職的現象很普遍，專業知識和文化水平層次參差不齊，從而影響到文書檔案管理工作的整體水平。因此，為了適應新時期的發展，讓文檔管理工作也與時俱進，就要求文檔管理人員不僅要具有扎實的專業知識，還要求他們必須具有其它方面的知識（如計算機、法律、文秘、文學等）。所以，高校的相關管理部門必須重視對文檔工作者的培訓，要求所有文檔工作者都必須有執業證書；另外，還要定期組織深入學習國內外的文檔最新專業知識和管理經驗，為文檔管理注入新的血液與活力。隨著計算機工作的普及化，傳統的檔案管理模式也將隨之變化。檔案管理的數字化，是信息社會對檔案工作的新要求，也相應地要求管理人員必須具備掌握運用信息技術和網絡技術能力，以勝任新形勢下的檔案管理工作[2]。此外，我們還要努力提高文書檔案管理隊伍的專業能力，確保他們能夠熟練運用現代化的辦公設備來進行工作，從而既減少人工操作的繁復，又提高效率，更好地服務于高校的運行和發展。

書檔案管理的精細化、科學化和系統化是考察高校管理水平的有效標尺。 “互聯網+”背景下，我們更應健全制度、規范好文書和檔案工作的銜接；強化文檔工作者的正確認識、擺正對檔案管理工作的態度；加強高校檔案管理人員執業培訓，注重個部門之間的協同配合及有效聯動。唯其如此，才能使高校文書檔案管理在“互聯網+”時代背景下充分發揮作用，實現高校教學科研等各項事業的可持續發展。

[1]連伊娜.南國商學院文書檔案管理系統的研究與分析[D].云南大學,2015.

[2]李月娥,周曉林,賈玲,李真,陸江.數字校園背景下高校文書檔案在線歸檔模式與實踐探索——以中國礦業大學檔案館為例[J].檔案與建設,2016,(4).

G270.7;G647

A

1005-9652（2017）02-0068-03

（責任編輯：虞志堅）

本文為廣東省潮州市哲學社會科學“十三五”規劃項目（編號：2016-C-01）研究階段性成果。

吳海燕（1968-），女，廣東省揭西縣人，廣東省韓山師范學院檔案館館員，研究方向：檔案管理。