大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策

文 / 張麗娜

大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策

文 / 張麗娜

當(dāng)前高校人事檔案信息化建設(shè)存在著人事檔案信息來(lái)源單一、外延有限，人事檔案信息利用不充分，硬件設(shè)施、技術(shù)手段落后等問(wèn)題。文章基于大數(shù)據(jù)視角指出了高校人事檔案信息化建設(shè)的必要性，并對(duì)如何加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案信息化建設(shè)提出了建議：多渠道收集“大人事檔案信息”，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息主動(dòng)服務(wù)人力資源管理，加強(qiáng)硬件設(shè)施、軟件平臺(tái)與安保措施的建設(shè)等。

大數(shù)據(jù)；高校人事檔案；信息化建設(shè)

21世紀(jì)以來(lái)，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和移動(dòng)終端設(shè)備的普及，互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)急劇增長(zhǎng)，“大數(shù)據(jù)”應(yīng)運(yùn)而生。一般認(rèn)為，大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)體量龐大、類型繁多、價(jià)值密度低、處理速度快的特點(diǎn)[1]。它將對(duì)社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等一切領(lǐng)域產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，將顛覆性地改變?nèi)藗兊墓ぷ鳌⑸睢⑺季S和管理方式[2]。

大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校人事檔案信息化建設(shè)如何擺脫傳統(tǒng)思維局限，充分利用人事檔案信息、互聯(lián)網(wǎng)信息資源，建設(shè)“大人事檔案信息”；如何運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，以數(shù)字化定量分析及趨勢(shì)預(yù)測(cè)為工具，主動(dòng)服務(wù)于高校人力資源管理，使未來(lái)高校人力資源管理更加精準(zhǔn)、公正、高效、有預(yù)見(jiàn)性，充分發(fā)揮人力資源的潛在價(jià)值，促進(jìn)高校更好地發(fā)揮契合社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)等功能，是值得人們深入研究的課題。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析

當(dāng)前，高校人事檔案信息化建設(shè)處于起步階段，沒(méi)有現(xiàn)成經(jīng)驗(yàn)借鑒，建設(shè)水平參差不齊，存在較多問(wèn)題。

首先，高校人事檔案信息化建設(shè)的信息來(lái)源單一，外延有限。目前，人事檔案信息的來(lái)源主要是人事檔案，但是檔案涵蓋的信息范圍有限，而且“千人一面”。其原因是多方面的。第一，檔案材料的收集范圍限定在十大類，不足以展現(xiàn)個(gè)體全貌。作為高校教師主業(yè)的教學(xué)、科研工作的過(guò)程、成果與評(píng)價(jià)，以及高校轉(zhuǎn)型發(fā)展過(guò)程中教師深入企事業(yè)單位、服務(wù)社會(huì)的實(shí)踐材料不屬于歸檔范圍。第二，現(xiàn)有歸檔材料承載的信息有限。如教職工的年度考核表作為唯一歸入檔案的工作業(yè)績(jī)總結(jié)，總結(jié)部分只占A4紙的2/3篇幅，即便用小五號(hào)字體打印也不過(guò)30行，承載的信息量非常有限，難以詳盡反映個(gè)人年度工作的全貌。第三，檔案中的個(gè)人考核評(píng)價(jià)千篇一律，體現(xiàn)不出鮮明的個(gè)性。第四，檔案的保密要求使得當(dāng)事人無(wú)權(quán)查閱本人檔案，無(wú)法知曉檔案是否齊全，更不能做到及時(shí)補(bǔ)充和完善。這種狀況離“大人事檔案數(shù)據(jù)”的要求相去甚遠(yuǎn)。

其次，大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案信息利用不充分，作用有限。第一，當(dāng)前高校人事檔案信息利用不充分，且較為被動(dòng)。人事檔案信息主要用于滿足日常管理的信息統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)提供，以及少量的滿足外界需求的信息查詢活動(dòng)，即“應(yīng)申請(qǐng)而查”，是被動(dòng)利用。以湖北某二本高校為例，2014年因各類需求查詢檔案150余份，占人事檔案總量的10%；人事檔案信息系統(tǒng)中信息統(tǒng)計(jì)與數(shù)據(jù)提供涉及的常用字段僅35個(gè)，僅使用32%的信息，大部分人事檔案信息基本處于“沉睡狀態(tài)”。第二，人事檔案信息在服務(wù)人力資源管理上缺乏主動(dòng)性。當(dāng)前人事檔案系統(tǒng)中的信息是現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的電子化，涵蓋范圍有限，對(duì)信息的利用主要是應(yīng)工作需要進(jìn)行各種維度的統(tǒng)計(jì)分析。它只是對(duì)人力資源現(xiàn)狀的部分反映，無(wú)法利用大數(shù)據(jù)及相關(guān)技術(shù)對(duì)人力資源管理全過(guò)程的各環(huán)節(jié)進(jìn)行量化，不能對(duì)人力資源管理過(guò)程中各要素、變量間的相互關(guān)系進(jìn)行深入分析，不能對(duì)高校人力資源發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行預(yù)測(cè)，無(wú)法提供決策參考。

再次，高校人事檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)不足，硬件設(shè)施、技術(shù)手段落后于現(xiàn)代科技發(fā)展。當(dāng)前高校生源日益減少，競(jìng)爭(zhēng)激烈，如何在競(jìng)爭(zhēng)中求發(fā)展，向更高層次邁進(jìn)，已經(jīng)成為各級(jí)各類高校決策層重點(diǎn)思考的問(wèn)題。因此，高校決策層的注意力大多集中在招生就業(yè)、人才培養(yǎng)、師資隊(duì)伍建設(shè)（特別是高層次領(lǐng)軍人才與團(tuán)隊(duì)的引進(jìn)和培養(yǎng)）、學(xué)科建設(shè)、科研等與學(xué)校生存發(fā)展密切相關(guān)的重點(diǎn)工作上。一些地方高校由于辦學(xué)層次較低，發(fā)展任務(wù)重，受到經(jīng)費(fèi)及地域限制，學(xué)校有限的財(cái)力更是主要用于上述重點(diǎn)領(lǐng)域。學(xué)校決策層很少有精力去研究人事檔案信息化建設(shè)，缺乏足夠的重視。現(xiàn)階段，高校人事檔案信息化建設(shè)投入不足，有的缺乏必要的檔案保管硬件設(shè)施；有的只配備了計(jì)算機(jī)與掃描儀；少數(shù)高校采用人事檔案信息管理系統(tǒng)，配置了服務(wù)器，但沒(méi)有與其它子系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)接口，無(wú)法自動(dòng)收集相關(guān)大數(shù)據(jù)信息，云存儲(chǔ)、云計(jì)算、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等無(wú)從談起。

二、基于大數(shù)據(jù)視角的高校人事檔案信息化建設(shè)的必要性

基于大數(shù)據(jù)視角的高校人事檔案信息化建設(shè)是非常必要的，為信息化建設(shè)提供了一個(gè)全新的視角，不斷拓寬信息來(lái)源，全面提高數(shù)據(jù)收集的完整性、數(shù)據(jù)分析的高效性、人力資源發(fā)展趨勢(shì)預(yù)測(cè)的精準(zhǔn)性，不僅能夠提升高校人力資源管理的效率，而且能夠引領(lǐng)人力資源管理走向科學(xué)管理、主動(dòng)適應(yīng)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)的新時(shí)代，必將成為高校人力資源管理發(fā)展的新起點(diǎn)。

首先，基于大數(shù)據(jù)視角的高校人事檔案信息化建設(shè)為人力資源管理邁向科學(xué)管理奠定了堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。不同于“小數(shù)據(jù)時(shí)代”的人事檔案信息，“大人事檔案數(shù)據(jù)”對(duì)數(shù)據(jù)形式?jīng)]有任何要求，客觀形成的所有與高校人力資源相關(guān)的數(shù)據(jù)都將被收集，從而保證了數(shù)據(jù)的全面性。人力資源管理的個(gè)體是復(fù)雜的，具有很強(qiáng)的不確定性。只有實(shí)時(shí)掌握高校人力資源個(gè)體的基本信息、工作類信息、環(huán)境信息、互聯(lián)網(wǎng)信息等盡可能多的資源，并了解其歷史上相關(guān)記錄信息，我們才能盡可能準(zhǔn)確地判斷個(gè)體在受到自身情緒、外界環(huán)境影響時(shí)可能做出的行為選擇。

其次，基于大數(shù)據(jù)視角的高校人事檔案信息化建設(shè)可以就人力資源管理過(guò)程中產(chǎn)生的信息進(jìn)行數(shù)字化定量分析，并對(duì)其相關(guān)關(guān)系進(jìn)行分析，預(yù)測(cè)人力資源發(fā)展趨勢(shì)。第一，以往高校人力資源管理在實(shí)踐中更多的是“經(jīng)驗(yàn)管理+定性管理”，與其說(shuō)這是由人力資源的特性決定的，不如說(shuō)這是無(wú)法做到定量化管理而采取的方法[3]。通過(guò)信息化建設(shè)采集的大數(shù)據(jù)，包括人事檔案信息及教職工個(gè)體、崗位、培訓(xùn)、績(jī)效、薪酬、外部環(huán)境（包括自然環(huán)境、社會(huì)環(huán)境）等信息，可進(jìn)行數(shù)字化定量分析[4]，將人力資源管理的每一步都建立在大數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)上，為人才招聘、師資培訓(xùn)、績(jī)效考核、薪酬獎(jiǎng)懲等人力資源管理工作提供新的思路，有助于做到人崗精準(zhǔn)匹配、績(jī)效考核結(jié)果客觀公正、薪酬待遇公平合理。第二，運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘等相關(guān)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)“大人事檔案數(shù)據(jù)”進(jìn)行處理，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行聚類、分類、相關(guān)性分析，研究數(shù)據(jù)間的相關(guān)關(guān)系，從戰(zhàn)略角度更精準(zhǔn)地預(yù)測(cè)本校人力資源的發(fā)展趨勢(shì)，有助于做好人力資源規(guī)劃、高層次人才引進(jìn)與教師招聘、采取措施穩(wěn)定高層次人才及團(tuán)隊(duì)等工作[5]，用好人、管好人、充分發(fā)揮人力資源價(jià)值，體現(xiàn)“大人事檔案數(shù)據(jù)”的價(jià)值。

再次，基于大數(shù)據(jù)視角的高校人事檔案信息化建設(shè)助力人力資源管理，促進(jìn)高校師資隊(duì)伍的不斷優(yōu)化，最終實(shí)現(xiàn)服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)的需要。人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)是高校的三大職能，是高校賴以存在的基礎(chǔ)及發(fā)展方向。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，大數(shù)據(jù)人才的匱乏、大數(shù)據(jù)技術(shù)的逐步完善、利用大數(shù)據(jù)服務(wù)區(qū)域社會(huì)的強(qiáng)烈需求，必然要求高校培養(yǎng)大數(shù)據(jù)專業(yè)人才，對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行深入研究，服務(wù)區(qū)域社會(huì)。因而引進(jìn)大數(shù)據(jù)方面的師資、高層次人才及團(tuán)隊(duì)將成為必然趨勢(shì)。基于大數(shù)據(jù)，整個(gè)社會(huì)的發(fā)展方向、產(chǎn)業(yè)政策的調(diào)整、區(qū)域社會(huì)經(jīng)濟(jì)及社會(huì)發(fā)展等“大人事檔案信息”都將對(duì)高校人力資源管理產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，將更深刻地融入到高校發(fā)展戰(zhàn)略中，從而更好地完善高校師資隊(duì)伍發(fā)展戰(zhàn)略，更好地契合社會(huì)對(duì)人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)的需求，服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)。

三、借力大數(shù)據(jù)，加強(qiáng)高校人事檔案信息化建設(shè)的對(duì)策建議

大數(shù)據(jù)時(shí)代，收集、分析、預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)是高校人事檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，也將成為高校人力資源管理的的新動(dòng)力。高校人事檔案信息化建設(shè)應(yīng)該充分融入“大數(shù)據(jù)”理念，應(yīng)該有效地挖掘和利用各類相關(guān)信息資源，使人力資源管理更客觀、準(zhǔn)確、科學(xué)、高效。

首先，樹(shù)立“大數(shù)據(jù)”理念，通過(guò)高校人事檔案信息系統(tǒng)從各種渠道收集“大人事檔案信息”，是推進(jìn)高校人事檔案信息化建設(shè)的前提保證。第一，現(xiàn)有人事檔案的全部信息依據(jù)相關(guān)認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該準(zhǔn)確全面地收錄至高校人事檔案信息系統(tǒng)，無(wú)需保密的信息可允許教職工通過(guò)一定程序如實(shí)補(bǔ)充與修正，最大限度地保證檔案信息的準(zhǔn)確性與完整性。第二，為校內(nèi)各管理子系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)接口，自動(dòng)實(shí)時(shí)采集經(jīng)過(guò)職能部門(mén)審核的權(quán)威數(shù)據(jù)，如教學(xué)、科研、創(chuàng)作、繼教培訓(xùn)的具體情況、評(píng)價(jià)（含領(lǐng)導(dǎo)、同行、學(xué)生評(píng)價(jià)）、業(yè)績(jī)成果與獲獎(jiǎng)等內(nèi)容，及轉(zhuǎn)型發(fā)展過(guò)程中教師深入企事業(yè)單位、服務(wù)社會(huì)的實(shí)踐情況。第三，通過(guò)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及考勤系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，自動(dòng)收集教職工日常工作數(shù)據(jù)，包括工作任務(wù)完成量、完成時(shí)間、參與競(jìng)賽結(jié)果、考勤、會(huì)議出席、加班情況等信息。第四，通過(guò)與互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)接口，收集教職工健康數(shù)據(jù)、家庭與社會(huì)關(guān)系情況、信用狀況、違規(guī)犯罪記錄，及時(shí)在社交網(wǎng)絡(luò)上留下的蘊(yùn)含真實(shí)意圖、個(gè)人喜好的網(wǎng)絡(luò)日志、視頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。只有不斷拓寬數(shù)據(jù)來(lái)源與類型，有效增加數(shù)據(jù)“廣度與厚度”，才能提高人力資源定量分析及發(fā)展趨勢(shì)預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性。

其次，提高大數(shù)據(jù)處理能力與效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的被動(dòng)利用向主動(dòng)服務(wù)人力資源管理的轉(zhuǎn)變，是加強(qiáng)高校人事檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容。借助數(shù)據(jù)挖掘等大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人事檔案信息系統(tǒng)收集的大數(shù)據(jù)進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)。我們應(yīng)當(dāng)明確人力資源管理的目標(biāo)，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘的維度歸約、數(shù)據(jù)探索、關(guān)聯(lián)規(guī)則、聚類分析，在海量數(shù)據(jù)中進(jìn)行深入分析和有效挖掘，充分利用“冰山下的”、具有潛在利用價(jià)值的信息，掌握隱藏在數(shù)據(jù)內(nèi)部的規(guī)律，預(yù)測(cè)人力資源發(fā)展趨勢(shì)，為高校人力資源管理提供重要決策依據(jù)。

再次，加大宣傳力度，增強(qiáng)高校各層面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，多方籌措資金，切實(shí)保障經(jīng)費(fèi)投入和硬件設(shè)施、軟件平臺(tái)的改善，是加強(qiáng)高校人事檔案信息化建設(shè)的思想基礎(chǔ)和物質(zhì)基礎(chǔ)。第一，加強(qiáng)宣傳，切實(shí)提高高校決策層、各管理部門(mén)、人事檔案管理員及教職工對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。第二，積極爭(zhēng)取上級(jí)主管部門(mén)和地方政府的專項(xiàng)建設(shè)資金，開(kāi)辟資金籌措渠道，專款專用，保證信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)來(lái)源及有效使用。第三，在建設(shè)合格檔案庫(kù)房的基礎(chǔ)上，配備高配置的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀等現(xiàn)代技術(shù)手段，及基于大數(shù)據(jù)技術(shù)設(shè)計(jì)的人事檔案信息管理系統(tǒng)。第四，加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)及服務(wù)器的安保設(shè)施與安保體系建設(shè)，為人事檔案信息化建設(shè)的開(kāi)展提供必要的硬件設(shè)施及軟件平臺(tái)。

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G275；G647

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1005-9652（2017）02-0071-03

（責(zé)任編輯：虞志堅(jiān)）

本文為湖北省教育廳2016年科研計(jì)劃指導(dǎo)性項(xiàng)目“大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校人事檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究”（編號(hào)為B2016202）的研究成果。

張麗娜（1981-），女，陜西寶雞人，黃岡師范學(xué)院人事處館員，研究方向：人事檔案信息化研究。