關于加強醫院檔案管理工作的思考

●宋玲

關于加強醫院檔案管理工作的思考

●宋玲

醫院檔案管理工作是醫院整體工作的重要組成部分，醫院檔案以文字、圖表、聲像等形式記錄了醫院的歷史，是醫院改革發展的重要參考，是醫療教學科研的重要依據。醫院檔案是醫院寶貴的資源，對這一重要資源的管理至關重要。本文從醫院檔案管理工作的重要性、目前醫院檔案管理存在的主要問題以及加強醫院檔案管理工作的思路三個部分進行了分析和思考，希望引起醫院和社會各界對檔案管理工作的重視，使檔案更好地被開發利用，更好地服務醫院發展。

醫院；檔案管理；思考

1 醫院檔案管理工作的重要性

醫院檔案是醫院在工作活動中形成的文件、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類等各種載體檔案，是醫院的寶貴財富。[1]檔案管理工作關系到醫院整體工作的發展，對于提高醫院的醫療水平和服務水平具有重要作用。

1.1 醫院檔案是醫院整體工作的重要細胞

管理工作貫穿于醫院工作的全過程，醫院檔案管理是醫院管理工作的一個重要組成部分。[2]通過規范化的檔案管理工作，對各類資料進行整理和回顧，能夠吸收各部門資料中的精華，從而總結其中的經驗。醫院是救死扶傷的場所，每天都會面對許多病人，也會面臨一些突發事件，醫院內各個部門的工作都很緊張。幾乎每天都會產生許多的醫院管理、人事、科研、病例等資料，這些資料對于病人以及醫院管理都非常重要，這就需要做好檔案管理工作，把這些資料完好的保存起來。因此，各醫院的眾多日常管理工作離不開醫院檔案部門的配合與幫助。

1.2 醫院檔案是醫學發展進步的重要參考

醫院檔案是研究和借鑒醫院發展歷史經驗的重要參考資料,對研究醫院的管理、學術、技術進步經驗,推動醫療衛生事業的發展都有重要參考價值。[3]檔案資料記載著醫院每一階段的醫療水平，從每一份檔案中都能發現有利用價值的信息，通過研究案例可以為臨床醫生突破某一領域的難題提供重要依據。通過分析案例也可以為醫院的科研事業提供有益的幫助，基于檔案資料，醫院臨床科研人員能夠清晰的掌握醫院科研發展的脈絡，從而把科研管理與科研規劃相結合，不斷開拓新的研究內容，促使進醫院科研事業的發展，并把科研成果應該于具體臨床實踐中，從而助推醫學的發展進步。

1.3 醫院檔案是醫院文化形成的重要基礎

醫院檔案作為一種記錄，是醫院歷史的一個重要見證，可以為醫院文化的總結和提煉提供大量素材。[4]醫院檔案記載著醫院文化發展的軌跡，結合醫院目前發展的實際情況能夠確定今后醫院文化發展的方向。醫院檔案豐富的資料為領導者決策提供了重要依據，管理者通過分析研究檔案可以吸取經驗，總結教訓，使醫院現行的文化步入正確的軌道。醫院檔案紀錄著以往醫院所獲得的榮譽以及在醫學領域所涌現出的模范人物以及先進科研成果，這些正能量的資料能夠提供醫院形象，對醫院文化起到推動作用，使醫院在先進文化的引領下不斷實現新的突破。

2 目前醫院檔案管理存在的主要問題

2.1 檔案管理工作不被重視

當前各醫院和醫療機構普遍認為檔案是病人病前、病時、病后所留下的文字、圖表、聲像等資料，病人恢復健康或者不治身亡后這些資料就不重要了，甚至認為有沒有都無所謂，根本不會考慮檔案資料的參考和教學等價值。因此，第一，檔案管理意識不夠強。醫院管理中偏重醫療業務發展和績效管理提升，注重現實短期效應，對檔案管理方面的認識比較淺薄，認為檔案管理工作可有可無，忽視了醫院發展的連續性和歷史資料的完整性。第二，檔案管理管理制度不夠完善。醫院檔案統一集中管理意識不強，對檔案管理的內容沒有明確要求、統一的標準和模式，且沒有把檔案管理工作納入目標管理考核。領導不重視檔案管理工作，各部門各自為政，歸檔整理積極性不高，致使檔案收集率不高，依然存在應歸未歸檔案，形成了檔案管理和制度脫節，認為檔案管理工作比較簡單、安逸，只要把檔案按照相關要求進行歸類整理就可以，至于檔案管理工作是否能夠實現創新發展并不關心。第三，醫院的大部分醫生認為自己的職責是治病救病治人，是給病人希望的白衣天使，覺得一線工作很重要，對于檔案管理工作根本不放在眼里，忽視了檔案所記錄的每一位病人的病情可以為其提供更好治療方案的重要性，不會考慮檔案資料的參考和教學等價值。當前各醫院和醫療機構普遍認為檔案是病人病前、病時、病后所留下的文字、圖表、聲像等資料，病人恢復健康或者不治身亡后這些資料就不重要了，甚至認為有沒有都無所謂，根本不會考慮檔案資料的參考和教學等價值。

2.2 檔案管理沒有長遠規劃

由于檔案工作不被重視，導致一些醫院對于檔案管理工作沒有長遠規劃。第一，檔案沒有合理的場所，一些醫院因為經費等原因，沒有固定的檔案室，有時檔案就隨便堆放在某一科室的角落里，當某一科室放不下或其它原因可能就會把檔案移居別處，造成檔案反復“搬家”現象。一些醫院即便有檔案室也非常狹小，室內陰暗潮濕，檔案柜比較陳舊，一定程度上影響了檔案管理工作的發展。第二，檔案格局比較混亂，醫院檔案門類非常多，包括文書、人事、會計、設備、科研、基建、音像、病案等，這些檔案如果保存不合理，那么查閱起來會非常不便，但是一些醫院沒有一套科學合理的檔案管理模式，而是各管各的，制約了檔案管理工作的順利開展。第三，檔案管理工作沒有計劃性，很多醫院在年初的計劃中只是規劃了醫療、科研、基建等方面的內容，很少涉及檔案管理工作的內容。

2.3 檔案管理專業人員缺乏

第一，由于待遇等原因，很多醫院招不到檔案專業畢業的大學生，專業檔案管理人員很少，檔案管理人員基本上是由本單位其它專業的人員擔任，或由醫院辦公室內勤兼任。第二，大多數醫院以臨床為核心，工作的重心也都在各個臨床業務科室，只注重對一線醫療技術人員進行培訓，對于檔案管理人員很少進行培訓，導致檔案管理人員專業化程度不高，，對醫院檔案管理工作按部就班，停留在傳統的收集、整理等方面，檔案管理創新不夠，影響了檔案價值的發揮，使檔案管理工作跟不上醫院發展進步的步伐。

2.4 檔案開發利用率比較低

開發利用科技檔案是促進科技成果轉化為現實的生產力的主要手段，對提高醫療質量和科研水平的重要的影響。然而，目前各醫院對檔案的開發利用率并不高。近年來，一些醫療衛生部門雖然對于檔案的重要性進行了宣傳，但是效果并不明顯。醫院每天接診的病人都很多，各科室都忙于各自的工作，定期會把檔案送到檔案室，而對于檔案的價值很少有人去開發利用，一些醫生為了進行科研和教學明明知道檔案資料才是第一手具有參考價值的資料，可是覺得翻閱紙制檔案比較麻煩，費時費力，查找電子檔案還要從中進行選擇思考，所以干脆到網絡上去找現成的論文或資料，致使檔案被束之高閣，其寶貴的價值得不到應有的運用，失去了檔案管理的意義。

3 加強醫院檔案管理工作的思路

3.1 加大宣傳力度，增強檔案管理意識

思想意識對人的發展至關重要，對于醫院的發展也特別重要。醫院各個層面的人員對檔案管理意識的程度影響著對檔案的開發利用。受各種因素的制約，各醫院并沒有認識到檔案資料的重要作用，因此對檔案資料的利用率并不高。檔案資料作為醫院珍貴的資源其作用是巨大的，醫院要加大宣傳力度，提高領導、醫生等對檔案的認識，充分發揮檔案的價值。第一，要通過會議進行宣傳，醫院要把檔案管理工作拿到重要的會議上進行討論，使全體員工對檔案管理工作有一個正確的認知。第二，要利用醫院的宣傳板、櫥窗、電子屏等載體宣傳檔案管理的重要性，引導醫院員工充分挖掘檔案的價值，認真研究檔案，從歷史檔案中尋找破解問題的思路，促使醫療事業更上一層樓。

3.2 加強學習培訓，提升檔案管理水平

醫院檔案管理人員的業務素質和道德素質直接關系著能否做好檔案管理工作。因此，一定要通過學習、培訓等途徑進一步提升檔案管理人員的綜合素質。第一，要通過單位組織的講座、專題培訓等集中學習提升業務素養。新醫改時期，檔案管理工作也會發生新的變化，一些先進的管理技術需要高素質的人員去落實，這就要求醫院集中對檔案人員進行專門的培訓，使他們掌握現代技術，促進檔案管理工作的發展。第二，要通過自學豐富檔案管理知識，提升檔案管理能力。信息時代，每一天都會知識更新，檔案管理人員要隨時關注檔案管理相關知識，了解前沿動態。在工作之余通過網絡、微信等平臺進行學習、交流，使檔案管理人員的管理能力和綜合素質有所提升，從而使提高檔案管理水平。

3.3 利用現代技術，創新檔案管理形式

醫院的檔案管理作為醫院管理工作中最為重要的一部分,也逐漸被提到了工作日程的首頁,受到廣泛的重視。[4]因此，要利用現代技術，創新檔案管理形式。檔案管理人員要不僅要延續以往檔案只是用紙質文字、圖表裝訂保存的形式，還要充分利用現代信息技術，用電子、錄音、影像形式保存檔案。例如，可以把醫院的病例按照年份、月份輸入電腦，再把不同類別的檔案分門別類進行歸檔，統計病案信息的原始資料，使檔案管理更加規范，便于日后查找利用。再如，可以把醫院重要會議或醫生重要手術的過程錄制成光盤，保存最原始的信息，當醫院或醫生需要在現會議或手術當時場景時可以很容易在檔案中找到。這種利用傳統與現代相結合的檔案管理形式有利于更好的開展檔案管理工作，進一步拓展檔案服務內容，充分發揮檔案資源的重要作用。

3.4 建立健全制度，明確檔案管理權責

制度是保障，醫院要建立健全檔案管理制度，確保檔案工作能夠有效開展。第一，要根據時代發展和醫院改革的需要制定或修改制度，完善醫院檔案的收集、整理、歸檔、利用、鑒定、保密等制度，分門別的處理好各種檔案，使檔案實現標準化和規范化。第二，要成立檔案專門機構，檔案要由專門負責，避免由于其它事務而影響檔案管理工作。第三，要嚴格制定獎懲制度，各級部門要嚴格把關，責任到人，建立相應的考核制度。[5]要把檔案管理工作納入年終考核之中，對于工作不利導致檔案丟失、錯誤等現象要嚴格追究相關人員的責任，對于檔案管理工作成績突出的人員在晉職稱、評優評模等方面要優先考慮，從而激發檔案管理人員工作的積極性，促使醫院檔案更加規范，為醫院其它工作提供有益的幫助。[6]

總而言之，在新時期，醫院檔案管理工作越來越重要，醫院領導和檔案管理人員要高度重視檔案的利用價值，認真分析當前醫院檔案管理工作中存在的問題，通過加大宣傳力度、加強學習培訓、更新管理觀念、擴展管理形式、建立健全制度等途徑加強檔案管理工作，從而使檔案管理更加標準化、規范化，為醫院核心工作提供資料保障，為新醫改提供基本遵循。

（作者單位：上海市徐匯區大華醫院）

[1]劉英.論醫院檔案管理工作的重要性[J].科技創新導報.2010,(13).

[2]張玥.淺析醫院檔案管理工作的重要性[J].行政事業資產與財務.2011,(06).

[3]韋柳萍.淺談檔案管理在醫院發展中的意義[J].醫學信息(上旬刊).2011,(05).

[4]劉璟。淺談檔案在醫院文化中的重要作用[J].中國保健營養(中旬刊).2013,(03).

[5]初錦繡關于如何加強醫院檔案管理工作的思考[J].黑龍江科技信息.2011,(19).

[6]王兆學.加強醫院檔案管理工作的幾點思考[J].黑龍江科技信息.2010,(09).