新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問(wèn)題與策略討論

戴凌云

摘 要： 隨著信息網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，檔案管理單一的紙質(zhì)存儲(chǔ)方式正逐漸的被一種新型的檔案管理方法所取代——電子檔案管理，本文從電子檔案管理的發(fā)展概況入手，剖析了我國(guó)電子檔案管理中存在的問(wèn)題，并針對(duì)我國(guó)電子檔案管理利用方面的不足提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理 問(wèn)題 措施

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）09-0019-01

網(wǎng)絡(luò)信息化的勢(shì)不可擋，為檔案管理注入了新的血液，檔案管理正由傳統(tǒng)、單一的紙質(zhì)管理形式向電子化、網(wǎng)絡(luò)化的新階段過(guò)渡，也就是本文所要討論的電子檔案管理。電子檔案管理的實(shí)施在提升存檔效率、促進(jìn)檔案管理體制改革等方面取得了較快的發(fā)展，但同時(shí)也暴露了許多弊端。因此，如何解決電子檔案管理中存在的問(wèn)題，建設(shè)何種電子檔案管理體系是我們現(xiàn)在急需解決的問(wèn)題。

一、電子檔案管理概述

電子檔案是人們?cè)谌粘９ぷ骱蜕鐣?huì)活動(dòng)中運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為以數(shù)字、文本、圖形等形式存在的便于存儲(chǔ)和傳送的電子文件[1]。電子檔案借鑒傳統(tǒng)檔案管理模式的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身特點(diǎn)，利用當(dāng)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)電子文件實(shí)施的社會(huì)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的管理。與紙質(zhì)檔案管理相比較，電子檔案具有依托載體小、占用空號(hào)間少、存儲(chǔ)內(nèi)容多、調(diào)用效率快以及管理規(guī)范性、操作方便性、資源共享性等特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)。目前，我國(guó)的電子檔案管理工作在很多方面取得了卓越的發(fā)展，但仍存在的問(wèn)題也不容忽視。

二、電子檔案管理中存在的問(wèn)題

近年來(lái)，隨著信息化的發(fā)展，我國(guó)雖然在電子檔案管理方面取得了顯著的成績(jī)，但與起步較早的發(fā)達(dá)國(guó)家相比卻還處于初級(jí)、落后階段。

1.缺乏成熟的技術(shù)保障和詳細(xì)規(guī)范的管理?xiàng)l例

早在1996年4月，電子檔案研究項(xiàng)目已被國(guó)家檔案局列入科技計(jì)劃，接著出臺(tái)了一系列的法律制度、規(guī)范準(zhǔn)則，但其中規(guī)定的內(nèi)容單一，分類(lèi)簡(jiǎn)單，可執(zhí)行性和操作性差，使檔案管理在大部分時(shí)候無(wú)法可依，無(wú)制可循。

2.在管理過(guò)程中易篡改和銷(xiāo)毀，完整性和真實(shí)性難以把握

相對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，電子檔案在內(nèi)容、形式上相對(duì)獨(dú)立，也沒(méi)有固定的格式；其次，電子檔案與載體沒(méi)有必然的聯(lián)系，它可以在不同介質(zhì)之中存儲(chǔ)和傳輸，在得到允許的前提下，查閱者可以輕而易舉的調(diào)出所需的檔案信息，在這過(guò)程中檔案容易被篡改和刪除，一經(jīng)更改就無(wú)法識(shí)別其真實(shí)性，導(dǎo)致一定程度上很難鑒定檔案的原始性和真實(shí)性。

3.網(wǎng)絡(luò)隱患，安全性差

電子檔案可以依托信息技術(shù)，在不同的載體之間相互傳輸和復(fù)制。在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客無(wú)處不在的信息化時(shí)代，這無(wú)疑對(duì)檔案安全性造成了很大的威脅，常常會(huì)出現(xiàn)傳送過(guò)程中檔案的丟失，泄露等問(wèn)題，對(duì)存檔者的隱私，權(quán)益造成了損害。

4.操作性差，利用率低

現(xiàn)已出臺(tái)的檔案管理?xiàng)l例過(guò)于簡(jiǎn)化、單一，只有大致的框架，未經(jīng)細(xì)分，缺乏操作性；檔案雖然“門(mén)類(lèi)齊全”，但并未為大眾所服務(wù)，其作用僅限于政府部門(mén)之間，利用率低，不能很好服務(wù)于大眾化的公共事業(yè)中。

5.檔案管理人員業(yè)務(wù)能力低，工作積極性差，缺乏責(zé)任感

在檔案管理員中，兼職檔案管理員占很大比例，因兼職工作繁雜，報(bào)酬低，又缺乏檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，造成檔案管理效率低下。其次，對(duì)于術(shù)業(yè)有專(zhuān)攻的專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，則存在著工作主動(dòng)性差，檔案管理重視程度低，社會(huì)服務(wù)意識(shí)薄弱等問(wèn)題，直接影響著存檔工作的質(zhì)量。

三、新形勢(shì)下電子檔案管理的發(fā)展策略

1.嚴(yán)格制定檔案部門(mén)管理?xiàng)l例，完善管理制度

為促進(jìn)電子檔案管理的不斷進(jìn)步和穩(wěn)步發(fā)展，提升檔案管理工作的效率，檔案部門(mén)應(yīng)該從我國(guó)電子檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，在已有的法規(guī)制度基礎(chǔ)上，制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理細(xì)則，細(xì)分管理流程，明確管理人員責(zé)任義務(wù)，制定完善統(tǒng)一的電子檔案管理制度。其次，我們還可以借鑒和引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)的管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，共同進(jìn)步。

2.強(qiáng)化技術(shù)措施，保護(hù)電子檔案的完整性、原始性

充分的利用現(xiàn)代高科技網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在制作電子檔案過(guò)程中，將原始的紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息進(jìn)行系統(tǒng)的采集、備份，作為電子檔案的補(bǔ)充和說(shuō)明，使其更有說(shuō)服力和真實(shí)可靠性。

3.提高檔案管理的安全性

電子檔案可以依托信息技術(shù)，在不同的載體之間相互傳輸和復(fù)制，在這個(gè)輸送，復(fù)制過(guò)程中，我們面臨著不可預(yù)見(jiàn)的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。如何避免網(wǎng)絡(luò)安全隱患，有以下幾點(diǎn)建議：①在技術(shù)和制度不成熟的情況下，在對(duì)檔案進(jìn)行存檔時(shí)，必要時(shí)可以采用紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套歸檔[2]的局面。②強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建設(shè)，積極升級(jí)鞏固檔案辦公軟件。③對(duì)文件的存儲(chǔ)、修改、傳送等操作進(jìn)行適時(shí)升級(jí)。④加強(qiáng)電子檔案的保密措施，如：加密保護(hù)。防止有意的篡改行為，保證電子檔案的完整性。

4.提高工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍

檔案管理人員在管理工作中起著至關(guān)重要的作用，他們旨在為社會(huì)提供快捷，高效，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，因此建設(shè)一支專(zhuān)業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍是我們現(xiàn)在刻不容緩的任務(wù)。

4.1對(duì)兼職檔案員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平，同時(shí)加強(qiáng)思想教育，調(diào)動(dòng)工作的積極性。

4.2堅(jiān)持法律宣傳與教育相結(jié)合的多樣化宣傳方法，加強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，明確自身的責(zé)任和義務(wù)，積極投身于社會(huì)公共服務(wù)事業(yè)。

5.借鑒外國(guó)先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)

與國(guó)內(nèi)電子檔案管理現(xiàn)狀相比較，發(fā)達(dá)國(guó)家的電子檔案管理起步早，水平高，發(fā)展快。據(jù)了解，澳大利亞、美國(guó)、日本及歐洲國(guó)家的檔案管理已逐步趨于完善，而且其電子檔案管理的市場(chǎng)化進(jìn)入比較早。其中，澳大利亞的電子檔案管理走到了國(guó)際前列，成為市場(chǎng)的佼佼者[3]。我們可以見(jiàn)借鑒和學(xué)習(xí)國(guó)外先進(jìn)的管理理論和經(jīng)驗(yàn)成果，結(jié)合我國(guó)檔案管理現(xiàn)狀，創(chuàng)新管理體制，積極規(guī)劃電子檔案發(fā)展方向，制定明確的檔案管理規(guī)范，為大眾提供更方便、快捷、高效的服務(wù)。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新形勢(shì)下，我國(guó)的電子檔案管理還處于初級(jí)、落后的階段，在管理中、技術(shù)上還存在著的很多不足與缺陷，這是我國(guó)電子檔案管理急需解決的問(wèn)題，也是我國(guó)電子檔案管理以后致力于發(fā)展的方向。

參考文獻(xiàn)

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