探討會計電算化的內(nèi)部控制

吳玉強

摘要：隨著我國市場經(jīng)濟和經(jīng)濟全球化的快速發(fā)展，會計相關(guān)工作的工作量越來越大，要求越來越高，隨著電子科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展和在會計工作財務(wù)管理中的發(fā)展和應(yīng)用，在很大程度上提高了企業(yè)、單位中的財務(wù)管理工作效率。引進了會計電算化的工作方式，對企業(yè)單位的內(nèi)部控制管理產(chǎn)生很大影響，這種影響具有兩面性，有積極的一面，也有負面影響。本文通過會計電算化對會計內(nèi)部控制的影響，對產(chǎn)生的問題的提出相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：會計電算化 內(nèi)部控制 問題 措施

會計電算化是指依靠現(xiàn)代電子技術(shù)和信息技術(shù)在計算機設(shè)備上利用各種工會計軟件代替完成工作人員手工財務(wù)管理工作或者是手工很難完成的財務(wù)管理工作，即是指利用計算機代替人工完成記賬、算賬、報賬，并代替人腦進行部分會計信息資料的收集整理、分析預(yù)測并作出最終決策的全部會計工作過程，又稱為計算機會計。會計電算化的發(fā)展和應(yīng)用是順應(yīng)世界現(xiàn)代經(jīng)濟發(fā)展和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的要求。會計電算化的內(nèi)部控制是指在電算化的會計工作方式下會計內(nèi)部管理控制制度，是保證財務(wù)數(shù)據(jù)資料安全、完整的管理方法。會計電算化技術(shù)得引入，其最初目的是促進財會工作管理規(guī)范化，提高會計工作質(zhì)量和效率，減少會計工作人員的工作壓力，實現(xiàn)財務(wù)管理工作的現(xiàn)代化方法，加強會計管理監(jiān)督和增加經(jīng)濟效益。然而，另一方面，隨著會計電算化的發(fā)展和普遍應(yīng)用，其中的問題也相繼暴露出來，部分工作人員也利用會計電算化的不足之處謀取私利，造成企業(yè)單位財物損失，對會計工作產(chǎn)生一些不利影響。

一、會計電算化技術(shù)對內(nèi)部控制的影響

（一）會計信息儲存方式發(fā)生變化

在使用會計電算化技術(shù)以前，會計工作的所有數(shù)據(jù)資料都由人工進行記錄和保存，每一步工作程序有不同的會計人員進行，有原始數(shù)據(jù)，計算分析過程和最終結(jié)果都記錄在紙上，在審核檢查時，一目了然，清清楚楚。應(yīng)用會計電算化技術(shù)，工作量減少，會計工作效率提高，所有會計工作的數(shù)據(jù)資料都保存在計算機電子設(shè)備中，分析、查看都比較方便，最終結(jié)果雖然很清楚，但是，在工作過程中，如果不小心出錯，卻查不到錯誤源頭，不能從錯誤點開始修改，只能返工重新從頭開始。

（二）內(nèi)部控制形勢發(fā)生變化

在會計人員手工操作進行工作時，其內(nèi)部控制主要是人為進行管理控制，約束工作人員的行為規(guī)范和所記錄數(shù)據(jù)資料的準確性。應(yīng)用會計電算化技術(shù)以后，很多人工操作必須進行的工作程序已經(jīng)可以省略而主要依靠計算機完成，其內(nèi)部控制主要由計算機程序執(zhí)行，例如：會計報賬的每一次審查確認，以前由不同工作人員分多次確認，現(xiàn)在則是由工作人員控制計算機一次完成所有審查，由計算機電子設(shè)備控制會計工作的結(jié)果，操作簡便，工作量低。對于會計工作的精確性和工作程序已經(jīng)由人為控制轉(zhuǎn)向了電子設(shè)備控制，其內(nèi)部控制形勢已經(jīng)發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變。

（三）內(nèi)部控制重點發(fā)生變化

在會計工作中，工作人員手工進行工作時，內(nèi)部會計、財務(wù)管理制度主要是針對所有會計工作人員，是會計工作人員的行為準則。而在應(yīng)用會計電算化技術(shù)以后，企業(yè)內(nèi)部的控制重點已經(jīng)由工作人員轉(zhuǎn)向了設(shè)備控制。使用電算化技術(shù)，很大程度低簡化了會計工作過程，工作過程中的人力和時間也相應(yīng)減少，為了保證會計工作結(jié)果的準確性，避免在計算機設(shè)備工作過程中出現(xiàn)差錯而需要更多地將內(nèi)部控制重點注意會計相關(guān)電子設(shè)備的控制，例如設(shè)備定期檢查維修，更換等。

二、會計電算化給內(nèi)部控制帶來的問題

（一）加大了內(nèi)部安全管理難度

會計電算化技術(shù)的應(yīng)用，給企業(yè)的財務(wù)管理帶來很多方便，使工作變得簡單易操作，同時也帶來很多被人們忽視的問題。首先，最重要的是財務(wù)安全問題，會計工作是整個企業(yè)的工作核心，會計資料的準確與否直接影響企業(yè)的發(fā)展方向和規(guī)模，影響領(lǐng)導(dǎo)者的決策，所以會計人員在工作過程中必須保證數(shù)據(jù)資料的安全。而會計電算化將所有會計資料保存到一起，如果被人惡意修改或者復(fù)制竊取并不容易被發(fā)現(xiàn)，這就導(dǎo)致了會計資料管理中的安全隱患，加大了會計工作安全管理的難度。

（二）保存?zhèn)浞莶患皶r，導(dǎo)致資料丟失

會計電算化，在計算機上操作進行會計工作，所有資料數(shù)據(jù)都是保存在計算機上，若是工作人員疏忽，或者受某些因素的影響，導(dǎo)致會計資料數(shù)據(jù)若保存不及時，或是忘記備份，計算機出現(xiàn)意外，如：死機、關(guān)機等問題，都會導(dǎo)致資料丟失，造成不可挽回的損失。在這種情況下，在計算機上的所有操作結(jié)果都無效，丟失的資料將沒有辦法恢復(fù)，最好的結(jié)果是再次從上一次操作保存的資料重新開始，但也有可能因為這一次的疏忽，損壞之前已經(jīng)完成的幾次操作的結(jié)果，將這一期的工作全部毀掉，從零開始。

（三）會計人員整體素質(zhì)有待提高

在會計工作中，尤其注重會計工作人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德意識，然而在會計電算化技術(shù)普及應(yīng)用以后，越來越多的會計工作人員完全依靠計算機進行工作，缺乏職業(yè)危機意識，從最初的原始數(shù)據(jù)、工作過程中的數(shù)據(jù)處理分析、到得到數(shù)據(jù)結(jié)論和最后的數(shù)據(jù)資料保存都在計算機上進行，很多時候也都只是保存了資料，并沒有進行各種資料備份，沒有意識到需要預(yù)防某些重要資料出現(xiàn)差錯，或出現(xiàn)錯誤后的補救方法。另外，會計工作人員會使用計算機進行基本工作操作，但是計算機出現(xiàn)錯誤是卻并不會自己進行檢查修復(fù)。因此，各企業(yè)單位都在加強會計工作人員的專業(yè)素質(zhì)的同時，應(yīng)該注重工作人員計算機操作，簡單維修能力的培養(yǎng)。

三、完善會計電算化下內(nèi)部控制的措施

（一）加大內(nèi)部安全控制力度

要保證會計資料的安全準確，必須加大內(nèi)部安全管理，采取相關(guān)措施避免資料信息外泄。在資料安全管理中，最有效簡潔的管理方法是設(shè)置資料查看和使用權(quán)限，可以將會計資料按不同方式分類成幾個部分，每一部分只有相關(guān)的個別人員才有權(quán)查看和使用，其余人員若是因工作原因需要查看和使用會計資料需要向部門領(lǐng)導(dǎo)申請，并與資料管理人員聯(lián)系，在其陪同下才有權(quán)查看。這樣，不僅降低了資料錯誤或外泄的可能性，若是資料出現(xiàn)問題，追究責(zé)任時有明確的調(diào)查方向，且易于調(diào)查。

（二）加強會計電算化設(shè)備的日常維護

利用計算機電子設(shè)備進行會計工作，除了要會計工作人員熟悉操作流程以外，還要有完整、能正常使用的計算機設(shè)備，在工作過程中，計算機是否能正常使用，以及操作結(jié)果的準確性變得尤為重要。因此，在會計工作中，我們應(yīng)該將會計電算化設(shè)備的檢查維修以及設(shè)備更換放在第一位，增加設(shè)備檢查頻率，定期檢查電子設(shè)備各項功能，并進行維修。另外，某些使用時間較長，已經(jīng)變得較舊的、超過設(shè)備使用壽命的計算機設(shè)備應(yīng)該及時更換，保證設(shè)備的正常使用。在會計管理的內(nèi)部控制中應(yīng)將會計電算化設(shè)備的日常維修放在比較重要的地位，作為內(nèi)部控制管理的重點。

（三）增加專業(yè)訓(xùn)練，提高會計人員整體素質(zhì)

會計工作的及時完成，是保證企業(yè)其他工作正常進行的核心，而會計工作人員的工作綜合素質(zhì)是保證會計工作正常進行的前提。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的時代，會計電算化技術(shù)也不斷發(fā)展進步，要保證會計工作結(jié)果的準確性，就必須隨著時代的發(fā)展不斷增加會計工作人員接受專業(yè)培訓(xùn)的機會和計算機相關(guān)知識，提高會計工作人員的整體綜合素質(zhì)和職業(yè)道德意識，避免會計人員以工作為由固守一方天地，放棄繼續(xù)學(xué)習(xí)和發(fā)展，讓工作人員在工作過程中也能不斷豐富自己的專業(yè)知識和技術(shù)，增加對計算機的了解，從而保證會計管理的內(nèi)部控制更加穩(wěn)定有序。

四、結(jié)束語

如今，不管是在行政事業(yè)單位中，還是在我國企業(yè)中，會計電算化技術(shù)的應(yīng)用隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)普及，它在帶動企業(yè)發(fā)展的同時，也為企業(yè)的管理，會計內(nèi)部控制帶來各種問題。各企業(yè)、單位的領(lǐng)導(dǎo)在享受會計電算化技術(shù)帶來的便利和高效回報的同時，也應(yīng)該具有危機意識，加強各項風(fēng)險的防御，和會計管理的內(nèi)部控制，保證各企業(yè)單位正常有序的運行。

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