試論在網絡信息化時代做好高校外事檔案管理工作

季軒

摘 要：隨著時代的發展與進步，文化交流也日漸頻繁。在當下，高校外事交流頻繁，這不僅可以發展我國高校的文化，還可以促進社會的和諧發展。然而在發展的同時，外事檔案的管理也出現了許多的改變和完善，管理出現了新的困難和挑戰。為了保證外事管理高效有序的進行，這就要求了管理者應該著力于發展外事檔案的管理系統，提高管理工作人員的工作能力。通過本文的討論，筆者對網絡信息化時代如何做好高校外事檔案管理工作的問題做出了分析。

關鍵詞：網絡信息化；高校；外事檔案；管理；提升

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2017.02.144

高校外事檔案指的是，高校在新時期下，和外界國際機構或是文人志士的文化的交流、學術研討、友好合作等活動中，出現的具有文化價值、社會發展價值和中外合作價值的憑據。外事檔案是對文化數據的整理，不僅有利于發展我國一直倡導“和諧社會”還促進了國際之間的交流發展，同時還可以促進文化的繁榮昌盛。近年來，高校外事發展的趨勢也越來越明顯，不少高校教學都朝著國際化發展，這就要求了外事管理工作也應該做到同步發展。近年來。網絡信息發展迅猛，更是在各行各業起到了重要的作用。管理工作人員應該采取有效的措施，結合當今網絡信息的發展，提高高校外事管理檔案的質量，為高校的外事交流與管理做出貢獻。

1 在信息時代中檔案的發展

1.1 改變了信息存儲的方式

在以前，信息時代還未得到全面發展，人們的信息儲蓄方式都是靠書籍紙張打印保存。這種原始的存儲方式，不僅效率低，紙張還具有不易保存的缺點，并不能適應當今高速發展的社會。隨著信息時代的發展，計算機也慢慢被運用到檔案的存儲中，這也使得存儲方式發生變化，從原始的紙質檔案存儲改變成磁盤拷貝，人們將數據信息輸入到計算機中，然后利用磁盤拷貝技術，將信息輸入到磁盤中。這種存儲方式使得信息在交流時變得較為方便，但長時間下，需要對其進行完善和更新仍有不宜保存的缺陷，并且在光盤中的信息可以在計算機中更改，所以無法保證光盤信息的原始性。并且在信息文檔在歸檔時，需要進行光盤移交等繁多的處理手段，不僅環節復雜，還會在歸檔中出現信息缺失遺漏現象，具有環節復雜性。近年來，我國的教育事業隨著有了突飛猛進的發展，高校的教育工作也在不斷完善中，一些有條件的高校也在重視對教育工作國際化的發展。在高校教育工作國際化進程中，有一項非常重要的工作需要注意，在發展愈來愈快的國際化進程中，高校工作的外事管理工作顯得越來越重要。人們的文化交流日益變得國際化，每個整體都想在文化的長河中博得上游，

1.2 改變了信息分類的方式

外事檔案分類是檔案整理的重要環節。隨著信息時代的發展，電子檔案也隨之發展。然而在往前的手工檔案分類時期下，由于檔案的信息和載體處于分離狀態，所以在檔案的整理過程中，對信息實體的整理只能在淺面上對其屬性進行關系分類。但是隨著時代的發展，檔案數量逐漸增大，這種手工檔案分類的操作方式已不能滿足當今社會檔案的管理。在網絡信息時代的發展中，電子檔案借助先進的網絡手段，使得文件的整理形式和文件內容特征都產生了極大的進步。外事檔案管理人員可以改變文檔的具體形式位置，還可以使文檔在保證內容不變的情況下使得其在不同的載體中進行有目的性的調整和更換。在信息化的時代下，檔案管理人員可以利用計算機對文檔進行快速、安全、全面的分類和整理，并且還可以避免紙質檔案文類不能隨著時代發展而更改的缺點。同時還可以提高人們查詢內容時的效率，節省查詢時間，精確查詢的內容，提高其工作質量。

2 在網絡信息化時代的外事檔案的管理

2.1 紙質檔案與網絡電子檔案相結合

在檔案的管理過程中，網絡電子檔案和紙質的檔案都具有重要的意義，是不可或缺的檔案管理部分。但是電子檔案和紙質檔案的管理方式卻各有千秋，這就要求了管理工作人員不能將其混為一談，不同的檔案要有不同的管理處理方式。電子檔案和紙質檔案相比，具有傳輸速度快、查詢效率高、管理分類便捷等優勢。所以在發展網絡電子檔案時應該當著力于發展電子檔案的現代化水平。不僅要提高檔案的使用率，還應該將檔案進行充分合理的應用和發展。但是在目前的檔案發展的態勢中，短期之內進行完全電子化檔案是不可能的，紙質檔案也具有這重要的意義。在電子檔案和紙質檔案共存的當下，兩種不同的信息處理方式產生著影響，并且相互作用著發生著改變。在這種特殊的文檔管理時代中，管理工作人員應該促進兩者進行合理的借鑒和改變，從而形成一種高效的工作系統，保證電子文檔和紙質文檔都能在具體的實踐中發揮自身最大的效益。

2.2 紙質檔案與網絡電子檔案的管理方式

在檔案形式發生改變的過程中，我們可以將其分成：最初的電子檔案、單純的紙質文檔以及本級接收的紙質文檔。在高校的外事檔案管理中，常常會遇到將紙質檔案轉變為電子檔案，在轉變的過程中，文檔工作人員應該對紙質檔案的內容進行嚴密的分析和了解，在錄入計算機之后，還要對其進行有序的編號管理，促使紙質檔案內容以高效、全面的形態轉化成電子文檔。最后還應該將電子檔案在計算機中進行備份，以保證檔案內容的安全。在這個環節中，工作人員應該在保證紙質內容錄入計算機時的質量和內容統一性的同時，還應該對紙質檔案進行有效的管理，保證兩者的質量。

2.2.1 科學存檔

存檔指的是將具有價值的事情內容和文件內容處理完畢后，對其進行保管備案的過程，是檔案內容管理的基礎環節。在高校外事檔案的管理中科學的存檔是至關重要的，這就要求了工作人員在對紙質檔案的內容進行研究探討后，對其進行完善和核對，在按照要求對其進行存檔。最后在經過專門的審核后，將其內容整理到一個特定的網絡計算機的儲存盤中，同時也要對存檔內容進行正確的標記和備注。

2.2.2 科學鑒定

鑒定一般指的是有權威的鑒定機構對鑒定對象進行科學的研究探討和評價。在高校外事檔案管理的過程中，科學的鑒定是管理的重要環節，是保證檔案內容科學性的重要保障。在網絡信息化的時代中，工作人員一般是利用計算機的先進功能進行自動化的鑒定。在這個過程中，還應該根據實際的情況，對鑒定內容制定一個管理期限表，將實際的情況自動的納入管理系統中。這種做法有利于規劃檔案內容的管理時間，在高校外事檔案的管理期限外，可以提高對其的保管期的判斷。在紙質檔案的管理中，應當根據實際的要求對其內容進行鑒定，在科學的鑒定之后，在對其進行存檔保存。

2.2.3 科學整理

在網絡信息化時代中的高校外事檔案管理工作中，紙質檔案和電子檔案共存是發展的主要特征之一。在對檔案管理的過程中，管理工作人員應該將紙質檔案和電子檔案的內容整合到一起，這種做法不僅有利于檔案內容的統一性與完整性，還在一定程度上大大的提高了檔案的質量。所以在對紙質檔案進行研究管理的同時，還應該對電子檔案的內容進行同步的科學的整理。

2.3 加強工作人員的管理

在對高校外事紙質檔案和電子檔案的管理中，管理工作人員也是決定檔案內容質量的重要因素，工作人員的態度在一定程度上決定了檔案管理的質量與效率。在對檔案內容管理的同時，高校還應該對工作人員的工作態度和工作質量進行要求和管理。出臺相關措施，促進提升工作人員的工作水平，對年輕的工作人員進行專業的培訓，增長其工作知識度。同時還要樹立“認真工作，提升態度”的工作理念，激發管理工作人員的工作責任性，從而提高高校外事檔案的工作質量。

3 結束語

外事管理的發展，主要是對高校的管理工作加以完善，幫助建立起全新的高校教育工作國際化氛圍。在二十一世紀的今天，教育工作國際化是必然的成果，國家與國家之間的交流頻繁，教育工作的開展也逐漸要融入國際化的思想，在進行本土教育的基礎上，增加其他國家之間的文化交流，幫助學生更好的對世界形成客觀的了解。在這個過程中，外事管理起著非常重要的作用，首先就是能夠幫助學生以正確的態度來面對學習，國際的往來并不知識簡單的進行雙語或多種語言的教學，而是在高等院校中，對教育資源進行優化，培養出在國際上能夠有更強競爭力的人才，這也是國際化教育的核心所在；其次，外事管理對于我國的基礎教育事業有著很大的促進作用。通過外事管理的加強，在校園中融入更多的國際氛圍，讓學生能夠始終保持新鮮的狀態來投入學習；最后，外事管理對學生未來的發展也有很大的促進作用，通過外事管理來對教育工作國際化進行完善，增加高職院校中體育教育的覆蓋面，整體朝向多元化、專業化的方向發展，為學生畢業后的就業能力打下鋪墊。

參考文獻：

[1]李勝軍，石鑫，才越等.在電子檔案時代做好高校外事檔案管理工作[J].蘭臺世界，2015，08（03）：43-44.

[2]白茵，孫寶輝.談電子檔案時代做好高校外事檔案管理工作[J].決策與信息（下旬刊），2016，17（01）：167-167.

[3]孟成民，魏旭嬌.高校外事檔案管理工作存在的問題及對策初探[J].卷宗，2013，16（01）：196.

[4]趙思，喬喆.論高校外事檔案管理工作中的突出問題及解決方案[J].楊凌職業技術學院學報，2012，11（02）：35-36，44.

[5]王晶.新時期高校外事檔案信息化管理的探討[J].陜西檔案，2011，09（04）：38-38.

[6]鄭平.從本科教學評估談高校外事檔案的建設與利用[J].新西部（下半月），2014，12（02）：204，202.