招標企業“互聯網+”財務轉型淺析

路娜

摘要：通過公開招標的手段，可以有效的控制工程建設成本，招標企業在固定資產占比較高的大型發電企業集團中發揮著重要的作用。工程建設成本的降低，能使項目投產后的整個經營期間減少固定資產折舊，提高經營利潤。招標企業面對眾多的投標單位，其財務部門承擔著收款、退款、開發票等簡單而耗時的工作，隨著業務量的增加，會計核算工作量不斷增大。為了解決核算面臨的困境，本著適用性和成本效益的原則，運用互聯網、云計算對大數據進行處理，推進財務工作從會計核算向風險控制、管理分析、戰略分析轉型。

關鍵詞：招標；財務轉型

招標投標法、招標投標法實施條例、電子招標投標辦法等一系列法律、法規的出臺，使市場競爭更加規范化，引導招標投標行業的誠信發展，給招標企業的發展帶來了挑戰與機遇。

一、招標企業基本情況

招標企業主要從事招標代理業務并提供相關的服務。其工作流程大體分為：客戶提出招標需求、招標企業受托代理組織開標、評標、確定中標單位。

招標企業大體經歷了三個歷史發展階段：過去的傳統手工階段、現在的半自動階段、將來的全自動階段。過去的傳統手工階段全部工作都是人工完成的，整個招投標過程全部需要紙質資料，耗費大量的紙張，結算方式大部分使用可攜帶的匯票；現在的半自動階段借助電子商務，使用OA辦公系統和項目管理系統，招投標過程使用紙質與存貯在U盤介質的電子資料相結合，結算方式大部分通過網上銀行支付（B2B、B2C）；將來的全自動階段以“互聯網+智能采購”，使用電子招投標交易平臺，部分或者全部拋棄紙質文件，借助計算機和網絡完成招標投標活動，結算方式全部使用銀聯平臺支付。

二、財務核算的特點

以中國電能成套設備有限公司（以下簡稱：成套公司）為例，介紹招標企業財務核算的特點。成套公司是一家從事招標采購、設備成套、工程咨詢、設備監理服務業的公司。成套公司大部分業務來源于集團內部的招標業務，隨著產能規模的不斷擴大，招標業務逐年增長。目前每年招標采購服務達800多個項目，涉及電力、煤炭、鋁業、鐵路等產業領域，招標采購金額超過600億元/年。

結合成套公司的業務特點，財務承擔了大量的核算工作，財務人員的主要工作是：銀行收付款、開具發票、錄入憑證、銀行對賬等工作。為了減輕財務核算的工作量，公司早在1998年就使用了財務軟件的會計電算化手段，但隨著招標業務量的不斷增加，會計核算工作仍然耗費了財務人員的絕大部分工作時間。

從下面的統計圖表可以看出，在最近六年的時間里，財務人員需要處理的銀行收款、銀行付款以及開具發票業務數據量逐年增加，與2010年相比，2015年的數據量擴大了一倍，但財務部的人數沒有相應增長，部門內的每位員工的工作量都處于滿負荷或超負荷的狀態。為了解決業務量的增加與財務人員數量不足的矛盾，公司決定以信息化的方式緩解財務人員的工作壓力，運用互聯網、云計算等技術處理海量的財務數據，使財務人員從繁重的簡單重復基礎工作解脫出來，逐步向管理分析財務轉型。（見表1）

三、財務工作的過去和現狀

（一）使用會計電算化手工錄入憑證

基于成套公司每年幾萬筆銀行收款，向客戶開具幾萬張發票的業務量，大部分財務人員都在做簡單的銀行收付款和重復的憑證錄入工作，即耗費時間又耗費人工成本，大量的手工錄入同時也容易造成錄入錯誤。

主要的錄入和查詢工作包括：收到購買招標文件款，手工錄入銀行收款憑證；開具招標文件發票前，查詢該筆款項是否已到賬；開具招標文件發票時，手工錄入發票信息；確認購買招標文件收入時，手工錄入確認收入憑證；收到投標保證金時，手工錄入銀行收款憑證；中標時開具發票時，手工錄入發票信息；確認中標服務費收入時，手工錄入確認收入憑證；未中標退款前，查詢該筆款項是否已到賬；未中標退款時，手工錄入銀行付款憑證。所有的憑證錄入工作都要求在摘要中注明收、付款單位的全稱，開具發票至少需要錄入開具單位全稱、項目、金額。

在傳統的招標模式下，不僅財務人員存在著大量的重復低效勞動，業務部門也做類似的重復工作。例如：業務部門在要求財務部門開具購買標書發票或招標服務費時，業務部門要收集并向財務人員提供開票的信息；業務部門在要求財務部門退保證金時，業務部門要收集并向財務人員提供退保證金單位的清單。

基于公司規模的不斷擴大，每年承接的招標代理業務量逐步增加，業務人員和財務人員的工作量越來越大，手工處理業務也帶來了較多的差錯。這時公司推出了OA辦公系統，將公司招標代理各環節按業務模塊設計工作流程，規范工作程序，減少工作差錯。但OA辦公系統沒有與銀行的網上銀行和財務電算化軟件進行對接。

（二）運用會計信息化逐步向管理會計轉型

為了提高財務工作效率，在公司OA辦公系統運行平穩成熟后，財務部門推進財務信息化建設，按不同的業務模塊分別開發了自動生成收付款憑證、自動開具發票、自動生成確認收入憑證、自動實現銀行對賬功能、自動生成效績分析報表五大功能。

1.自動生成收付款憑證

銀行收付款的信息可以通過網上銀行查到前一天的逐筆信息。成套公司收退標書款和保證金的業務占全部銀行業務的90%以上，憑證格式相對固定，按收標書款、退標書款、收保證金、退保證金四類業務設計收付款憑證。由出納人員對前一天的銀行業務按這四種業務類型進行分類，將分類后的銀行信息傳遞給會計人員，會計人員收到銀行信息后，引入到固定模板，自動生成銀行收付款憑證。

2.自動開具發票

開具發票需要在稅務局指定的軟件中開票，開票的項目、格式是固定的。我們聘請設計人員將成套公司業務部門發起的開票流程信息與開票軟件中的開票信息進行逐項對應，實現一鍵完成批量開票的功能。業務部門的開具流程到財務部后，財務人員確認其到賬后，對開票信息進行批量導出，導出信息通過流程自動對應到開票軟件，財務人員一鍵發出開票指令，計算機可以自動開具發票。

3.自動生成收入憑證

開具發票后，根據開具發票的信息做確認收入憑證。確認收入憑證的格式固定，信息來自發票，實現了自動開票功能，再繼續根據開票的信息編輯程序，自動生成確認收入憑證。

4.自動實現銀行對賬功能

在實現了收付款憑證的自動生成的同時，也為銀行自動對賬打下了良好的基礎。通過導入銀行電子的賬單和財務軟件中的銀行日記賬，設定單位名稱與金額一致的原則實現銀行賬與企業賬的自動核銷，自動生成銀行存款余額調節表。

5.自動生成績效分析報表

公司每年對各業務部門下達利潤業績考核指標，對各職能部門下達費用考核指標，每月根據財務數據生成內部管理報表。管理報表原來由預算崗位人員根據財務軟件中的數據查詢、復制、粘貼編制而成。各部門績效的管理分析表表格相對固定，通過開發設計自動取數功能，每月可實現自動生成各部門的績效分析報表。

以上五種自動生成的軟件，具有低成本、高效率、高正確率的特點。通過市場詢價、比價，公司最終聘請的軟件設計公司報價在十萬元，與動扎幾百萬、上千萬的ERP開發成本相比，軟件開發注重成本效益原則。從實用性的角度看，經過半年多的試運行和不斷的更新改進，這幾個功能都可以達到預期的效果。

軟件的應用快快縮短了手工錄入工作時間，減少手工工作產生的錯誤，也提高了財務工作效率，加快了公司招標業務工作過程的流轉時間。軟件的應用同時讓一部分財務人員擺脫了重復并耗時的會計基礎工作，使財務的職能從會計核算向財務控制發展。在此次軟件開發中，不僅對基礎財務工作進行開發，同時對管理會計層面的績效管理進行開發，為財務職能的轉型奠定了一定的基礎。

（三）目前的會計信息化存在的主要問題

與此同時，公司的會計信息化也存在著一些問題，主要是：

1.缺發完整的系統性

五個信息化模塊的開發遵循了成本效益的原則，但五個模塊之間相互獨立。除了財務模塊外，公司的OA辦公系統、業務部門的銀聯平臺系統都處于獨立運行的狀態，各個系統之間沒有聯系，沒有相互牽制，沒有形成統一的整體。業務系統與財務系統存在不同步、不統一的可能性。公司的辦公系統、業務系統和財務系統需要開展進一步的資源配置與整合。

2.使用范圍存在局限性

目前財務部門開發使用的信息化系統僅限于財務部門使用，沒有實現信息的共享。在實際工作中，財務與業務部門有很多的工作有交集。例如：交集最多的就是查詢客戶的匯款是否到賬以及保證金是否退還。目前需要客戶聯系業務部門，業務部門到財務部門查詢，財務部門查詢后告訴業務部門，業務部門再聯系客戶。如果財務部門的收款、退款信息端口向業務部門開放，就可以直接由業務部門查詢后通知客戶，省去了財務查詢的中間環節，提高工作效率。

四、未來財務轉型目標

從現在的市場發展趨勢看，在消費品互聯網市場得到充分利用的時代，招標企業要積極利用“互聯網+”的物聯網作用，促進工業互聯網的健康發展，將招標代理推向新臺階，使公司在市場競爭中處于不敗之地。

公司的財務管理更應該適應市場變化的需求，以財務業務流程處理為基礎，依托信息技術優化組織結構、規范流程、提升流程效率、降低運營成本，實現財務共享。

目前財務共享大多應用于跨國企業和大型企業集團，而適用于招標企業的財務共享更多的功能是將財務、信息系統、招標系統集中，實現財務、業務一體化，將財務信息在公司內部達到管理層、業務部門、職能部門、財務部門的共享，以提高工作效率，降低經營成本。

在招標企業實現財務共享，有利于業務部門快速處理客戶的需求，樹立招標企業高效為客戶服務的形象；有利于公司管理層對企業通過共享財務數據隨時掌握企業的經營情況；有利于被考核的業務部門和職能部門了解本部門經營指標的完成情況。

在手工錄入憑證時期，招標企業的基礎財務人員占80%，技術財務人員20%，沒有戰略財務人員。在開發了財務信息化模塊后，招標企業的基礎財務人員占比60%，技術財務人員30%，戰略財務人員10%。在實現財務共享時期，大致需要40%的財務人員做基礎業務，40%的財務人員做技術型財務，20%的人做戰略財務。

實現財務業務一體化的信息共享后，財務人員可以實現結構調整，財務部門的工作職能也將實現記賬核算向監督管理，甚至是參與戰略決策的轉變。

參考文獻：

[1] 甄長征，簡曉寧，閆中軍.工程招標代理機構業務開展中存在的問題及建議[J].建筑經濟，2010（1）：49-51.

[2] （美）李杰.工業大數據：工業4.0時代的工業轉型與價值創造 [R].北京：國家電力投資集團公司，2016.

[3] 郭萬莉.大數據時代財人員定位與務轉型的思考[J].財務與會計，2015（10）：10-11.

（作者單位：中國電能成套設備有限公司）