招標企業(yè)“互聯(lián)網(wǎng)+”財務轉(zhuǎn)型淺析

路娜

摘要：通過公開招標的手段，可以有效的控制工程建設成本，招標企業(yè)在固定資產(chǎn)占比較高的大型發(fā)電企業(yè)集團中發(fā)揮著重要的作用。工程建設成本的降低，能使項目投產(chǎn)后的整個經(jīng)營期間減少固定資產(chǎn)折舊，提高經(jīng)營利潤。招標企業(yè)面對眾多的投標單位，其財務部門承擔著收款、退款、開發(fā)票等簡單而耗時的工作，隨著業(yè)務量的增加，會計核算工作量不斷增大。為了解決核算面臨的困境，本著適用性和成本效益的原則，運用互聯(lián)網(wǎng)、云計算對大數(shù)據(jù)進行處理，推進財務工作從會計核算向風險控制、管理分析、戰(zhàn)略分析轉(zhuǎn)型。

關鍵詞：招標；財務轉(zhuǎn)型

招標投標法、招標投標法實施條例、電子招標投標辦法等一系列法律、法規(guī)的出臺，使市場競爭更加規(guī)范化，引導招標投標行業(yè)的誠信發(fā)展，給招標企業(yè)的發(fā)展帶來了挑戰(zhàn)與機遇。

一、招標企業(yè)基本情況

招標企業(yè)主要從事招標代理業(yè)務并提供相關的服務。其工作流程大體分為：客戶提出招標需求、招標企業(yè)受托代理組織開標、評標、確定中標單位。

招標企業(yè)大體經(jīng)歷了三個歷史發(fā)展階段：過去的傳統(tǒng)手工階段、現(xiàn)在的半自動階段、將來的全自動階段。過去的傳統(tǒng)手工階段全部工作都是人工完成的，整個招投標過程全部需要紙質(zhì)資料，耗費大量的紙張，結(jié)算方式大部分使用可攜帶的匯票；現(xiàn)在的半自動階段借助電子商務，使用OA辦公系統(tǒng)和項目管理系統(tǒng)，招投標過程使用紙質(zhì)與存貯在U盤介質(zhì)的電子資料相結(jié)合，結(jié)算方式大部分通過網(wǎng)上銀行支付（B2B、B2C）；將來的全自動階段以“互聯(lián)網(wǎng)+智能采購”，使用電子招投標交易平臺，部分或者全部拋棄紙質(zhì)文件，借助計算機和網(wǎng)絡完成招標投標活動，結(jié)算方式全部使用銀聯(lián)平臺支付。

二、財務核算的特點

以中國電能成套設備有限公司（以下簡稱：成套公司）為例，介紹招標企業(yè)財務核算的特點。成套公司是一家從事招標采購、設備成套、工程咨詢、設備監(jiān)理服務業(yè)的公司。成套公司大部分業(yè)務來源于集團內(nèi)部的招標業(yè)務，隨著產(chǎn)能規(guī)模的不斷擴大，招標業(yè)務逐年增長。目前每年招標采購服務達800多個項目，涉及電力、煤炭、鋁業(yè)、鐵路等產(chǎn)業(yè)領域，招標采購金額超過600億元/年。

結(jié)合成套公司的業(yè)務特點，財務承擔了大量的核算工作，財務人員的主要工作是：銀行收付款、開具發(fā)票、錄入憑證、銀行對賬等工作。為了減輕財務核算的工作量，公司早在1998年就使用了財務軟件的會計電算化手段，但隨著招標業(yè)務量的不斷增加，會計核算工作仍然耗費了財務人員的絕大部分工作時間。

從下面的統(tǒng)計圖表可以看出，在最近六年的時間里，財務人員需要處理的銀行收款、銀行付款以及開具發(fā)票業(yè)務數(shù)據(jù)量逐年增加，與2010年相比，2015年的數(shù)據(jù)量擴大了一倍，但財務部的人數(shù)沒有相應增長，部門內(nèi)的每位員工的工作量都處于滿負荷或超負荷的狀態(tài)。為了解決業(yè)務量的增加與財務人員數(shù)量不足的矛盾，公司決定以信息化的方式緩解財務人員的工作壓力，運用互聯(lián)網(wǎng)、云計算等技術處理海量的財務數(shù)據(jù)，使財務人員從繁重的簡單重復基礎工作解脫出來，逐步向管理分析財務轉(zhuǎn)型。（見表1）

三、財務工作的過去和現(xiàn)狀

（一）使用會計電算化手工錄入憑證

基于成套公司每年幾萬筆銀行收款，向客戶開具幾萬張發(fā)票的業(yè)務量，大部分財務人員都在做簡單的銀行收付款和重復的憑證錄入工作，即耗費時間又耗費人工成本，大量的手工錄入同時也容易造成錄入錯誤。

主要的錄入和查詢工作包括：收到購買招標文件款，手工錄入銀行收款憑證；開具招標文件發(fā)票前，查詢該筆款項是否已到賬；開具招標文件發(fā)票時，手工錄入發(fā)票信息；確認購買招標文件收入時，手工錄入確認收入憑證；收到投標保證金時，手工錄入銀行收款憑證；中標時開具發(fā)票時，手工錄入發(fā)票信息；確認中標服務費收入時，手工錄入確認收入憑證；未中標退款前，查詢該筆款項是否已到賬；未中標退款時，手工錄入銀行付款憑證。所有的憑證錄入工作都要求在摘要中注明收、付款單位的全稱，開具發(fā)票至少需要錄入開具單位全稱、項目、金額。

在傳統(tǒng)的招標模式下，不僅財務人員存在著大量的重復低效勞動，業(yè)務部門也做類似的重復工作。例如：業(yè)務部門在要求財務部門開具購買標書發(fā)票或招標服務費時，業(yè)務部門要收集并向財務人員提供開票的信息；業(yè)務部門在要求財務部門退保證金時，業(yè)務部門要收集并向財務人員提供退保證金單位的清單。

基于公司規(guī)模的不斷擴大，每年承接的招標代理業(yè)務量逐步增加，業(yè)務人員和財務人員的工作量越來越大，手工處理業(yè)務也帶來了較多的差錯。這時公司推出了OA辦公系統(tǒng)，將公司招標代理各環(huán)節(jié)按業(yè)務模塊設計工作流程，規(guī)范工作程序，減少工作差錯。但OA辦公系統(tǒng)沒有與銀行的網(wǎng)上銀行和財務電算化軟件進行對接。

（二）運用會計信息化逐步向管理會計轉(zhuǎn)型

為了提高財務工作效率，在公司OA辦公系統(tǒng)運行平穩(wěn)成熟后，財務部門推進財務信息化建設，按不同的業(yè)務模塊分別開發(fā)了自動生成收付款憑證、自動開具發(fā)票、自動生成確認收入憑證、自動實現(xiàn)銀行對賬功能、自動生成效績分析報表五大功能。

1.自動生成收付款憑證

銀行收付款的信息可以通過網(wǎng)上銀行查到前一天的逐筆信息。成套公司收退標書款和保證金的業(yè)務占全部銀行業(yè)務的90%以上，憑證格式相對固定，按收標書款、退標書款、收保證金、退保證金四類業(yè)務設計收付款憑證。由出納人員對前一天的銀行業(yè)務按這四種業(yè)務類型進行分類，將分類后的銀行信息傳遞給會計人員，會計人員收到銀行信息后，引入到固定模板，自動生成銀行收付款憑證。

2.自動開具發(fā)票

開具發(fā)票需要在稅務局指定的軟件中開票，開票的項目、格式是固定的。我們聘請設計人員將成套公司業(yè)務部門發(fā)起的開票流程信息與開票軟件中的開票信息進行逐項對應，實現(xiàn)一鍵完成批量開票的功能。業(yè)務部門的開具流程到財務部后，財務人員確認其到賬后，對開票信息進行批量導出，導出信息通過流程自動對應到開票軟件，財務人員一鍵發(fā)出開票指令，計算機可以自動開具發(fā)票。

3.自動生成收入憑證

開具發(fā)票后，根據(jù)開具發(fā)票的信息做確認收入憑證。確認收入憑證的格式固定，信息來自發(fā)票，實現(xiàn)了自動開票功能，再繼續(xù)根據(jù)開票的信息編輯程序，自動生成確認收入憑證。

4.自動實現(xiàn)銀行對賬功能

在實現(xiàn)了收付款憑證的自動生成的同時，也為銀行自動對賬打下了良好的基礎。通過導入銀行電子的賬單和財務軟件中的銀行日記賬，設定單位名稱與金額一致的原則實現(xiàn)銀行賬與企業(yè)賬的自動核銷，自動生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

5.自動生成績效分析報表

公司每年對各業(yè)務部門下達利潤業(yè)績考核指標，對各職能部門下達費用考核指標，每月根據(jù)財務數(shù)據(jù)生成內(nèi)部管理報表。管理報表原來由預算崗位人員根據(jù)財務軟件中的數(shù)據(jù)查詢、復制、粘貼編制而成。各部門績效的管理分析表表格相對固定，通過開發(fā)設計自動取數(shù)功能，每月可實現(xiàn)自動生成各部門的績效分析報表。

以上五種自動生成的軟件，具有低成本、高效率、高正確率的特點。通過市場詢價、比價，公司最終聘請的軟件設計公司報價在十萬元，與動扎幾百萬、上千萬的ERP開發(fā)成本相比，軟件開發(fā)注重成本效益原則。從實用性的角度看，經(jīng)過半年多的試運行和不斷的更新改進，這幾個功能都可以達到預期的效果。

軟件的應用快快縮短了手工錄入工作時間，減少手工工作產(chǎn)生的錯誤，也提高了財務工作效率，加快了公司招標業(yè)務工作過程的流轉(zhuǎn)時間。軟件的應用同時讓一部分財務人員擺脫了重復并耗時的會計基礎工作，使財務的職能從會計核算向財務控制發(fā)展。在此次軟件開發(fā)中，不僅對基礎財務工作進行開發(fā)，同時對管理會計層面的績效管理進行開發(fā)，為財務職能的轉(zhuǎn)型奠定了一定的基礎。

（三）目前的會計信息化存在的主要問題

與此同時，公司的會計信息化也存在著一些問題，主要是：

1.缺發(fā)完整的系統(tǒng)性

五個信息化模塊的開發(fā)遵循了成本效益的原則，但五個模塊之間相互獨立。除了財務模塊外，公司的OA辦公系統(tǒng)、業(yè)務部門的銀聯(lián)平臺系統(tǒng)都處于獨立運行的狀態(tài)，各個系統(tǒng)之間沒有聯(lián)系，沒有相互牽制，沒有形成統(tǒng)一的整體。業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)存在不同步、不統(tǒng)一的可能性。公司的辦公系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)和財務系統(tǒng)需要開展進一步的資源配置與整合。

2.使用范圍存在局限性

目前財務部門開發(fā)使用的信息化系統(tǒng)僅限于財務部門使用，沒有實現(xiàn)信息的共享。在實際工作中，財務與業(yè)務部門有很多的工作有交集。例如：交集最多的就是查詢客戶的匯款是否到賬以及保證金是否退還。目前需要客戶聯(lián)系業(yè)務部門，業(yè)務部門到財務部門查詢，財務部門查詢后告訴業(yè)務部門，業(yè)務部門再聯(lián)系客戶。如果財務部門的收款、退款信息端口向業(yè)務部門開放，就可以直接由業(yè)務部門查詢后通知客戶，省去了財務查詢的中間環(huán)節(jié)，提高工作效率。

四、未來財務轉(zhuǎn)型目標

從現(xiàn)在的市場發(fā)展趨勢看，在消費品互聯(lián)網(wǎng)市場得到充分利用的時代，招標企業(yè)要積極利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的物聯(lián)網(wǎng)作用，促進工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)的健康發(fā)展，將招標代理推向新臺階，使公司在市場競爭中處于不敗之地。

公司的財務管理更應該適應市場變化的需求，以財務業(yè)務流程處理為基礎，依托信息技術優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范流程、提升流程效率、降低運營成本，實現(xiàn)財務共享。

目前財務共享大多應用于跨國企業(yè)和大型企業(yè)集團，而適用于招標企業(yè)的財務共享更多的功能是將財務、信息系統(tǒng)、招標系統(tǒng)集中，實現(xiàn)財務、業(yè)務一體化，將財務信息在公司內(nèi)部達到管理層、業(yè)務部門、職能部門、財務部門的共享，以提高工作效率，降低經(jīng)營成本。

在招標企業(yè)實現(xiàn)財務共享，有利于業(yè)務部門快速處理客戶的需求，樹立招標企業(yè)高效為客戶服務的形象；有利于公司管理層對企業(yè)通過共享財務數(shù)據(jù)隨時掌握企業(yè)的經(jīng)營情況；有利于被考核的業(yè)務部門和職能部門了解本部門經(jīng)營指標的完成情況。

在手工錄入憑證時期，招標企業(yè)的基礎財務人員占80%，技術財務人員20%，沒有戰(zhàn)略財務人員。在開發(fā)了財務信息化模塊后，招標企業(yè)的基礎財務人員占比60%，技術財務人員30%，戰(zhàn)略財務人員10%。在實現(xiàn)財務共享時期，大致需要40%的財務人員做基礎業(yè)務，40%的財務人員做技術型財務，20%的人做戰(zhàn)略財務。

實現(xiàn)財務業(yè)務一體化的信息共享后，財務人員可以實現(xiàn)結(jié)構(gòu)調(diào)整，財務部門的工作職能也將實現(xiàn)記賬核算向監(jiān)督管理，甚至是參與戰(zhàn)略決策的轉(zhuǎn)變。

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（作者單位：中國電能成套設備有限公司）