試述電力工程檔案數字化管理

摘要：數字化檔案管理是隨著檔案管理工作步入數字化時代，利用現代化技術有效地管理各種信息源。文章通過研究數字化檔案管理系統和處理技術，結合公司數字化工作實際，對加強電力工程檔案數字化管理進行了探討。

關鍵詞：電力工程檔案；數字化；檔案管理；現代化技術；電子檔案建設 文獻標識碼：A

中圖分類號：G275 文章編號：1009-2374（2016）35-0226-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.35.111

電力工程檔案數字化管理是隨著電力行業形勢不斷發展，紙質檔案數量急劇激增，查閱、檢索、備份變得非常麻煩，而且容易出錯，傳統的檔案管理方式已經不能適應高效快捷的信息時代。當前，電力工程檔案管理要求標準化、規范化、網絡化、數字化，利用現代化技術和設備有效管理各種信息資源已經成為常態，結合公司檔案數字化工作實際，就如何加強電力工程檔案數字化管理做進一步探討。

1 數字化檔案管理的定義

數字化檔案管理是電子檔案建設在信息時代的必然產物，是檔案信息化建設綜合實力的體現。在具體實施過程中，把具有保存利用價值的文本、圖片、視頻等掃描、拍攝、掛接、上傳至檔案管理軟件，進行數字化整理、保管和備份。隨著檔案數字化處理技術的不斷改革創新，電子化、程序化的檔案數字化管理應運而生。

2 電力工程檔案數字化管理的重要性

檔案數字化管理具有龐大數據處理快捷性、改版時效性、傳輸網絡性的特點。采用數字化檔案管理，把保存在各載體、各方位的信息資源以電子版的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，共同利用提高效率，節約辦公成本，實現資源共享。形成一個更適應電力工程建設實際的，可進行文件生成、歸檔和檔案管理一起操作的應用軟件，逐步實現檔案管理系統與公司各業務部門信息管理系統的無縫鏈接，進一步提高檔案電子化、信息化、網絡化管理水平。

2.1 數字化檔案管理的優勢

過去傳統意義上的檔案管理解決電力工程點多面廣、檔案人員參差不齊難題的唯一手段即增加檔案人員和增加辦公費用，導致檔案管理成本大幅上漲，管理效率是事倍功半的結果。采用數字化檔案管理把紙質檔案轉化為機讀文件，錄入、編輯、修改、目錄、報表打印一次完成，省時省力，提高經濟效益。按照公司檔案數字化計劃，由近及遠，現行檔案數字化歸檔，即電子版光盤備份和電子文本檔案系統掛接移交歸檔。以往的紙質案卷目測用高速掃描還是平板掃描，校對目錄拆分電子文本并標注文件檔號保存，審核檔案紙質原件目錄、頁碼無誤后裝訂還原，為提供準確的數據庫信息作好充分的準備。公司開發了“EEA億普電子檔案系統”，構建一個電子檔案信息整合軟件平臺，實現公司各類電子檔案數據大部分從網上采集歸檔，實現電子檔案信息存儲和處理的數字化，收集與傳遞的網絡化。為檔案遠程的借閱、查找、提供利用創造條件。

2.2 數字化檔案管理的作用

網絡技術、計算機技術、數字化技術等新的科學技術在檔案管理領域廣泛使用，促進了檔案管理理論、方法和技術的創新變革，發揮了信息檔案的增值作用，提高檔案工作在信息化社會中的地位。電力工程檔案工作中，利用紙質檔案經常翻閱會造成原件破損，外借有可能造成缺頁、篡改等不良現象，損害檔案的安全保管。檔案資料經過拍攝、掃描數字化處理后獲得電子版，變更改版迅速快捷。各職能部門在第一時間獲得最新有效版，實現資源共享。

保護檔案原件的憑證作用，兼顧涉密因素確保信息安全。通過檔案的數字化處理后，檔案管理系統能夠實現對檔案收集、導入、編輯、統計、保管、掛接、轉庫、遠程查閱等日常工作的數字化管理。利用電子檔案管理系統，對分散各地的電力工程項目資料室編制竣工檔案全程監控，實現項目竣工檔案網絡上檢查指導、修改，網絡上審核、驗收移交，有效解決和改善路途遙遠、電力工程點多面廣、管理員參差不齊的檔案管理的困境，提高檔案規范化、標準化的管控力度。

2.3 數字化檔案管理的效率

通過互聯網、企業集約化管理信息系統進行計算機檢索，利用閱讀電子檔案，提高檔案標準規范宣貫的效率，迎接檔案數字化信息服務國際、國內電力安裝工程新項目的挑戰。數字檔案管理面向基層電力工程項目，提供高效率的遠程時效服務，文件、標準、資質、榮譽等目錄和電子版經過系統管理員權限設置即可下載原文信息。電力工程資料員在電子檔案系統的收集整編端口錄入或導入工程竣工檔案的案卷目錄和卷內目錄，掛接電子文本，做到一一對應。公司檔案員檢查指導修改、審核歸檔后，新項目工程竣工檔案數據即轉入公司總數據庫。檔案庫除文件實體的保管外，更主要是利用高效率的文件數據庫，成為提供優質服務的信息控制中心。按照檔案業務工作流程，提升檔案服務工作的水平和質量，實現檔案從收集、整編基礎管理向檔案信息研究與開發利用的質的轉變，為實現電子檔案館數字化管理邁出了堅實的步伐。

3 加強電力工程檔案數字化管理勢在必行

3.1 繼續教育培訓檔案管理員成為復合型人才

隨著檔案信息化數字化的發展，檔案管理直接影響企業的基礎管理。積極發揮檔案管理員的主觀能動作用，充分挖掘個人潛力，針對性地進行檔案知識的宣貫、繼續教育；堅持用新思路、新機制、新方式；堅持以人為本，講政治、講覺悟、講奉獻，全面提高管理人員的綜合素質。培養訓練成為既具備檔案業務理論知識，又熟練掌握計算機操作應用技能和數據庫維護的高技能的現代化信息管理人才，熟練運用現代化技術手段管理檔案，為迅速發展的電力工程建設編制竣工檔案服務。電子檔案館具有館藏檔案資源數字化、檔案信息傳輸與組織網絡化、信息資源共享化、服務范圍擴大化、信息檢索利用便捷化等諸多優點，為早日實現數字化檔案室（即電子檔案館）的目標而努力奮斗。

3.2 建立數字化檔案管理的個性化服務

檔案工作人員通過發揮自己的主觀能動性、創新精神，做好個性化服務。為電力用戶提供多樣化的動態性檔案管理服務。重要文書檔案的數字化處理，照片、視頻、實物檔案和重要電力工程竣工檔案數字化處理均要求達到100%；要求所屬單位按照由近及遠的順序，分期分批對紙質檔案以及重要特種載體檔案進行數字化處理；希望在移交新的竣工項目發文、計劃、總結、申報材料和行政照片、光盤等歸檔文件材料的時候，必須同時移交紙質文本和電子文本。積極推廣使用電子檔案管理系統，便于公司構建一個檔案信息整合交流的平臺，彌補有些單位沒有檔案系統軟件的不足，以解決工程項目分散、點多、路遠帶來的檔案管理棘手問題，通過幫助單位用戶解決他們自身難以解決的問題來實現價值，從而構成強大的檔案管理資源體系。

3.3 實現集團信息和企業檔案信息的互聯結合

在企業集約化管理信息系統檔案信息網上開通集團公司信息站點，上級文件、政策、標準、辦法及時下達，并宣傳貫徹落實。直接面對面網上交流溝通，參加視頻會議，公文流轉處理等，實現檔案信息的互聯結合。數字化檔案包括兩個方面，一方面是現行文件的數字化歸檔；另一方面是一些重要的歷史檔案，有重要意義的，需要長久保存的，也經常要查閱或者使用的，都要對文本內容進行掃描錄入檔案管理系統，實現檔案信息的數字化轉換，這樣可以使原來一些庫存的檔案，分期分批也能夠實現現代化管理。集團企業具有機構龐大、下屬單位較多，位置分散層次復雜等特點，通過電話和網絡逐步形成一個迅速發展的循環往復的檔案信息資源體系。集團公司指標文件、檔案標準、最新規范信息傳達通暢，企業對應及時修訂并遵照執行。實行一體化管理，充分發揮整體優勢。

總之，隨著檔案數字化處理技術和多媒體運用的飛速發展，新的檔案管理必然以數字化檔案管理的形式存在。利用現代化技術有效管理各種信息資源，已經成為當務之急。電力安裝行業“走出去”與國際市場接軌，加強數字化信息技術的運用，加強網絡檔案信息的支持整合，為數字化檔案管理工作報務，為電力工程檔案數字化管理服務，為社會主義經濟建設服務。

作者簡介：劉曉云（1965-），女，中國能源建設集團浙江火電建設有限公司館員，研究方向：現代火力發電安裝工程檔案管理。

（責任編輯：周 瓊）