關于強化社保檔案管理的研究

摘要：近年來，越來越多的人逐漸意識到社保檔案管理的重要性，其不僅對參保企業或個體基本社會權益的實現有著至關重要的作用，還與我國保險行業的發展有著直接的聯系。現如今，我國在社保檔案管理方面仍然存在著一定的問題，嚴重制約了我國社保檔案管理強大功能的實現。文章對強化社保檔案管理進行了研究。

關鍵詞：社保檔案；檔案管理；社會保險；業務辦理；電子檔案 文獻標識碼：A

中圖分類號：G271 文章編號：1009-2374（2016）35-0243-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.35.119

作為社會保險業務辦理過程中至關重要的一個工作環節，強化社保檔案管理不僅能夠使得參保企業或個體的基本社會權益得到有效的保障，以此實現社保檔案信息的共享，提升社保檔案文件的使用效率，還能提升社保檔案管理人員的工作能力，進而提升社保檔案管理團隊領導者的管理能力。除此之外，作為我國檔案資源系統眾多組成部分中至關重要的一部分，這就要求社保檔案管理人員在日常工作中一定要充分認識到檔案管理工作的重要性，嚴格按照相關規章制度進行社保檔案的管理工作，并在實際工作中不斷提高管理人員的工作能力，積極規范社保檔案管理工作，以此實現我國社會保險業務的可持續發展。但現如今，我國在社保檔案管理方面仍然存在著一些問題亟需解決，因此本文將主要從現如今我國在社保檔案管理方面存在的問題以及解決措施兩方面來進行闡述，以期發揮社保檔案管理的真正作用。

1 社保檔案管理現存問題分析

1.1 社保檔案管理重視程度不足

近年來，隨著社會經濟水平的迅速發展，社會保險業務逐漸得到了廣泛關注，參與保險業務的人數也在呈現逐年增長趨勢，這樣一來不僅使得社保檔案管理的工作強度不斷增大，還對從事社保檔案管理的工作人員提出了更高、更新的工作要求。但實際上，在大部分社會保險單位中，有很大一部分檔案管理工作人員并沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，而且普遍存在檔案管理制度落后、管理人員能力不足、管理經費投入不足、重視程度不足的問題，嚴重制約了我國社保檔案管理的發展。

1.2 社保檔案管理能力水平不高

現如今，在大多數社會保險單位的檔案管理工作中普遍存在著管理能力不高、管理方式落后、管理理念不夠先進的問題，并沒有將現如今普遍使用的電子計算機、網絡通訊技術等高科技產物與社保檔案管理工作結合起來，再加上從事社保檔案管理的工作人員其專業素養以及管理能力也都存在著不足之處，使得社保檔案管理能力不能得到實質性的提升。尤其是進入21世紀以來，電子計算機與信息通信技術已普遍應用于我國的各行各業，而在我國的社會保險單位中，雖然也有一部分單位已積極引進了先進的電子檔案管理系統，但由于我國現如今應用于社保檔案管理方面的電子軟件其開發流程還不是十分成熟，就使得社保檔案管理實際工作中同時存在著電子檔案與紙質檔案這兩種形式，且后者往往占有較大的比例，這樣一來不僅會使得電子檔案管理系統的功能無法得到充分的發揮，還會在一定程度上增加檔案管理的投入成本，降低檔案管理的工作效率。除此之外，由于從事社保檔案管理工作的人員其年齡普遍偏大，在實際工作中不愿嘗試新型的管理方式，傾向于選擇較為落后的傳統式管理方法，也會在一定程度上制約我國社保檔案管理的長遠發展。

1.3 社保檔案管理規范標準缺乏

雖然近年來我國已相繼發布了一系列的法律法規用于規范社保檔案的管理工作，但實際上，我國大部分社保單位在從事社保檔案的管理工作中仍然存在著明顯的地域性差異。而且雖然我國頒布的相關法律法規在一定程度上能起到規范社保檔案管理的作用，但其并沒有對檔案管理的具體工作流程進行規范性的統一，如社保檔案的收集、社保檔案的整理等，這樣一來就會使得在實際開展社保檔案管理的工作過程中，常會發生社保檔案分類不明、社保檔案保存期限不當、社保檔案處置不力、社保檔案管理體制不規范等問題，進而導致社保檔案管理工作流程混亂、社保檔案管理體制運行效率低下。

2 強化社保檔案管理措施

2.1 加強領導建設、充分發揮帶頭作用

領導團隊是從根本上提升我國社保檔案管理水平的核心所在，若想加強社保單位領導團隊的建設，充分發揮團隊領導的積極帶頭作用，這就要求社保單位在實際工作過程中，要主動做到以下三點：（1）積極做到社保檔案管理工作的目標明確、職責劃分明確，也就是在社保單位內建立社保檔案管理目標責任明確制度，將社保檔案管理工作具體到每個管理部門，再落實到具體工作人員，以此確保檔案管理工作能夠從源頭上實現準確無誤的進行；（2）要充分發揮團隊領導的積極帶頭作用，這就要求社保檔案管理團隊領導其不論是在工作風氣方面，還是在工作態度方都應主動起到積極帶頭作用，以此引領社保單位的全體員工能夠在整體管理水平上得到實質性的提升；（3）不論是在上述目標責任明確制度建立之后，還是在相關先進管理理念、管理手段或方法引進之后，又或者是在相關社保檔案管理任務分配、職責劃分明確之后，團隊領導都應在第一時間與社保檔案管理員工進行溝通與交流，以此使得社保檔案管理員工能夠在第一時間領會領導如此進行安排的深意，并能夠將團隊領導的管理理念及時的傳達到社保檔案管理員工的心中，以此能夠實現社保檔案管理工作有條不紊地進行。

2.2 加強制度建設、提高員工專業素養

若想從根本上提高我國社保檔案的管理能力，確保我國社保檔案管理工作能夠有條不紊地進行下去，這就要求社保單位在實際工作過程中一定要做到以下兩點：（1）積極建立完整且系統的內部管理體制，認真明確社保檔案管理工作中的各項具體要求。這也就要求社保單位在開展社保檔案管理工作的過程中，一定要合理進行從事社保檔案管理相關部門的工作分配、不斷尋找具有較高管理效率的方法或手段、積極做到工作責任落實到個人、內部監督管理體制的全面運行等。與此同時，在進行社保電子檔案數據庫的建設、社保檔案材料與信息的規劃、相關保險業務繳費額度的設立、社保檔案的歸納、存放與復核時，也都應做到責任到家、認真核查，以此不斷實現完整且系統內部管理體制的建立，進而使得社保檔案管理工作能夠做到有條不紊、檔案信息全面無誤；（2）不斷加強社保檔案管理團隊的基礎建設，基于社保檔案管理工作的復雜性、龐大性及動態性，這也就要求從事社保檔案管理工作的員工其專業素養與管理能力都應達到相關要求，方可準確無誤地完成社保檔案的管理工作。

對于如何提高從事社保檔案管理工作的員工的專業素養與管理能力，可從以下三個方面入手：（1）社保單位可誠摯邀請具有成功檔案管理經驗的專業人士來本單位開展經驗交流會，并積極組織本單位員工參與，在經驗交流會中不斷學習前人豐富且成功的管理經驗，并通過專業人士解答檔案管理工作開展過程中存在的問題等，以此不斷提高自身解決問題的能力，并從根本上豐富自身管理經驗、提升自身管理能力；（2）積極組織社保檔案管理員工進行再學習，爭取讓全體員工都能在第一時間掌握電子計算機、網絡通信技術等高科技產品，以此使得社保檔案管理人員能夠緊隨時代潮流，不斷提高自身的專業素養；（3）積極引進國內外先進的檔案管理理念與方法，以此使得社保檔案管理員工在吸取前輩先進理念、成功方法的同時，不斷提升自身的專業素養與管理能力。

2.3 完善電子檔案、積極建立服務平臺

為了能夠將社保檔案管理的作用發揮到極致，社保單位一定要緊隨時代潮流，將社保檔案的管理工作與電子計算機、網絡通信技術等高科技產物結合起來，積極開展社保電子檔案管理工作的建設與完善，逐步建立系統且完整的社保電子檔案數據庫，并在此基礎上不斷增強社保電子檔案信息的搜索查詢功能，以此使得社保電子檔案數據庫的完整性、功能性得到充分的體現。同時，社保單位還應主動完成社保電子檔案的備份管理工作，以此確保電子檔案的真實性與安全程度。除此之外，在實際工作過程中，社保單位還應積極打造出適合當地的突出體現社保檔案管理服務功能的公眾平臺，如智能查詢、手動查詢、屏幕觸摸式查詢、網絡查詢、定期公開等平臺，以此從根本上提升社保檔案管理的功能性，充分體現新型的服務管理觀念，進而不斷促進功能更為豐富的公眾平臺的建立，從而將社保檔案管理工作為人民服務的本質得到充分的體現。

3 結語

社保檔案管理不僅對參保企業或個體其社會基本權益的實現有著至關重要的作用，還會在一定程度上影響我國社會保險行業的發展，對我國社會的可持續發展有著非同凡響的意義。雖然現階段，我國在社保檔案管理方面還存在著一定的問題，但是只要不斷加強社保檔案領導團隊的建設，積極發揮帶頭作用、不斷加強檔案管理制度的建設，努力提高員工的專業素養，不斷完善社保電子檔案，積極建立服務平臺，就一定能夠最大限度地發揮社保檔案管理的功能性作用，并以此實現社保檔案管理的可持續發展。

參考文獻

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作者簡介：張煒菲（1987-），女，廣東東莞人，供職于東莞市社會保障局，研究方向：社保檔案。

（責任編輯：周 瓊）