探討行政事業(yè)單位大數(shù)據(jù)時(shí)代信息檔案管理

李啟紅

【摘要】行政事業(yè)單位在不斷進(jìn)步的社會(huì)中變得越發(fā)重要，而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，所管理的檔案、事物不僅增多，復(fù)雜性也更高，以至于如今的檔案管理方式無(wú)法負(fù)荷行政事業(yè)單位所負(fù)擔(dān)的任務(wù)量，因而，當(dāng)今中國(guó)的大部分行政事業(yè)單位已經(jīng)選用了信息化管理方式進(jìn)行檔案管理工作，從而很好地提高了工作效率。但這個(gè)方式仍然有需要完善的地方，所以，本文主要針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代行政事業(yè)單位信息檔案管理工作中的不足之處進(jìn)行研究，有針對(duì)性地進(jìn)行完善。

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位;大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;信息化建設(shè)

一、行政事業(yè)單位信息檔案管理的意義

行政事業(yè)單位作為組成國(guó)家機(jī)構(gòu)的一個(gè)重要部分，主要的特性是行政性、管理性與服務(wù)性。而行政事業(yè)單位的發(fā)展健康良性與否，與國(guó)家的運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展有著直接聯(lián)系。其中，要保證行政事業(yè)單位的發(fā)展健康且持續(xù)，信息檔案管理的科學(xué)合理性是重要的一個(gè)要素。因?yàn)樾畔n案匯聚了行政事業(yè)單位中的所有信息，所以管理系統(tǒng)是行政事業(yè)單位檔案管理中最不可或缺的存在。信息化的管理能夠很大程度上提高系統(tǒng)的工作效率和工作質(zhì)量。

此外，信息檔案管理在整理歸納歷史發(fā)展性事件的時(shí)候，能夠從歷史實(shí)踐中吸取經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)行政事業(yè)單位更好地成長(zhǎng)發(fā)展，在決策上能有更多的實(shí)際參考。信息檔案管理實(shí)際上是為了使用檔案，其中行政事業(yè)單位做出決策和司法部門的相關(guān)調(diào)查方面都需要使用檔案信息，在決策方面，行政事業(yè)單位在歷史上的真實(shí)活動(dòng)內(nèi)容與狀況是很好的參考依據(jù);而在司法實(shí)踐方面，檔案管理中的信息可以提供關(guān)鍵的真實(shí)證據(jù)。因而，行政事業(yè)單位信息檔案管理的意義深遠(yuǎn)。

二、行政事業(yè)單位信息化檔案管理的不足

（一）不完善的管理制度。當(dāng)今中國(guó)的行政事業(yè)單位在大數(shù)據(jù)時(shí)代得到了更多的重視，但在發(fā)展的過(guò)程中存在著許多的不足之處需要不斷完善，其中，當(dāng)屬行政事業(yè)單位信息檔案管理制度為首個(gè)項(xiàng)目。從工作人員方面來(lái)看，行政事業(yè)單位檔案管理的部分工作人員存在素質(zhì)不高的現(xiàn)象，對(duì)外界的誘惑抵制力薄弱，如果行政事業(yè)單位的管理制度不夠完善，約束力不足，這部分人很有可能會(huì)為了一己私利而以權(quán)謀私，對(duì)行政事業(yè)單位的信息檔案內(nèi)容做出違規(guī)篡改等操作，這不僅會(huì)造成巨大的損失，還嚴(yán)重阻礙了信息檔案管理工作的發(fā)展。

（二）行政辦公室檔案管理的不足之處。行政辦公室中存在的問(wèn)題主要在于辦公室內(nèi)檔案內(nèi)容的缺失，不完整的檔案內(nèi)容使得行政事業(yè)單位工作的全程不能得到真實(shí)準(zhǔn)確的表達(dá)，檔案使用在行政事業(yè)單位發(fā)展中所起的作用無(wú)法全部實(shí)現(xiàn)。而造成這一問(wèn)題的主要原因在于行政部門工作人員對(duì)該項(xiàng)工作的不正確認(rèn)知，重視程度的不足直接導(dǎo)致了敷衍的工作態(tài)度與工作方式，大大降低了工作的效率，檔案使用的價(jià)值自然是大打折扣，直接阻礙了行政辦公室的發(fā)展。

（三）落后的檔案管理方式。時(shí)代在不斷地發(fā)展，行政事業(yè)單位的檔案管理方法自然也需要不斷地發(fā)展進(jìn)步。然而，實(shí)際情況卻是如今的信息檔案管理方式與信息時(shí)代的要求不匹配，大大影響了檔案管理過(guò)程中的實(shí)際操作性能。即使現(xiàn)今已出現(xiàn)了不少先進(jìn)高效的信息管理工具，但礙于工作人員的技能欠缺，拖延了檔案管理工作向現(xiàn)代信息化發(fā)展的腳步。而又由于信息檔案管理的安全完整要求，管理部門在對(duì)檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化的同時(shí)還需要建立完整的保護(hù)機(jī)制。

（四）行政事業(yè)單位檔案管理的設(shè)備不足。為了達(dá)到大數(shù)據(jù)時(shí)代下行政事業(yè)單位信息檔案管理工作的所需，當(dāng)今中國(guó)引進(jìn)了不少先進(jìn)科學(xué)信息技術(shù)在其中。但由于目前的部分政府領(lǐng)導(dǎo)仍舊對(duì)信息檔案管理工作不夠重視，使得如今的行政事業(yè)單位檔案管理工作的設(shè)施設(shè)備不能負(fù)荷高精尖的科學(xué)技術(shù)，落后的設(shè)施設(shè)備使得部分電子光盤檔案的處理需要不能得到滿足。這就間接損害了大部分現(xiàn)代化檔案信息資料，而這種損失通常難以修復(fù)，很大程度上阻礙了行政事業(yè)單位的發(fā)展管理。

三、優(yōu)化行政事業(yè)單位信息化檔案管理的方式

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的管理力度。由于信息檔案管理的安全穩(wěn)定持續(xù)特性，對(duì)工作人員的投入程度要求很高，為了提升工作人員的投入程度和工作積極性，要求行政事業(yè)單位管理部門對(duì)工作人員從工作分配、人員分配等方面作出科學(xué)合理的安排，加深工作人員對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)知，從而保障檔案信息資料的完整性和現(xiàn)代信息化工作的真實(shí)可靠性。

（二）提升相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度。相關(guān)的政府領(lǐng)導(dǎo)對(duì)行政事業(yè)單位的發(fā)展通常起著直接性、決定性作用，因而，加強(qiáng)相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)知和重視程度，可以加大政府對(duì)行政事業(yè)單位信息檔案管理工作的投資力度，而有了政府領(lǐng)導(dǎo)足夠的支持，在建立完善檔案管理制度、人事安排與設(shè)備和技術(shù)的升級(jí)上都能給予直接的助力。直接促進(jìn)了檔案管理工作的良性發(fā)展。

（三）檔案管理工作的信息化發(fā)展。21世紀(jì)是大數(shù)據(jù)信息時(shí)代，行政事業(yè)單位檔案管理工作更需要跟著時(shí)代的腳步不斷進(jìn)步，需要從多方面共同助力。諸如對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)性信息技能學(xué)習(xí)，教會(huì)他們掌握檔案管理的新型技術(shù)，從一線提升檔案管理工作的安全穩(wěn)定性;在計(jì)算機(jī)時(shí)代，對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的完善，也能促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代信息化發(fā)展。

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