淺析高校辦公自動化系統現狀及應用價值

錢多

摘 要：辦公自動化是高校自身建設、改革和發展的必然要求，是提高高校行政管理水平和行政效率的重要途徑和方式，辦公自動化能創造快速便捷的工作環境，為學校各部門的工作提高效率。盡管目前信息技術和網絡技術高速發展，但當前中國高校使用辦公自動化系統的層次存在差異，發展應用水平一般，有提升與改善空間。

關鍵詞：高校辦公自動化 現狀 應用價值

中圖分類號：TP317 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）10（a）-0013-02

辦公自動化是20世紀70年代提出，90年代后進入快速發展階段。辦公自動化快速方便的辦事效率越來越受到人們的重視，無論在內涵方面還是外延方面都得到不斷擴大，對于辦公自動化（簡稱OA系統）目前尚未形成相對嚴格統一的定義，通常可以理解為以電子計算機、信息通訊為主要技術支撐，通過人機信息互動系統，提高綜合業務管理水平的一種新型的辦公形式。

21世紀是信息化的時代，在信息技術快速發展和日趨發達的條件下，教育的管理方式也發生了變化，尤其是高等教育管理模式很大程度上受其影響。近幾年，隨著各大高校內部網絡的建立，辦公自動化在很多高校逐步發展建設起來，計算機在高校各個部門和院系普及率已很高，不少高校幾乎人手一臺電腦，行政人員和教師在工作中每天都使用計算機連接互聯網處理自己的工作，同時很多學校校園網的使用不斷成熟，也為實現學校辦公自動化打下堅實的基礎。高等學校作為新技術的開發地，做好教學、科研工作，提高服務社會質量和水平，有必要依靠辦公自動化的技術，加快對新知識的傳播與應用。同時，由于高等學校組織機構眾多，牽涉的部門多，在事務處理方面手工辦公方式已漸漸不能滿足日益增長的辦公業務量。因此，改變思想，轉變傳統的紙質辦公方式，將各類辦公業務的處理、流轉、管理過程采用辦公自動化是大勢所趨。

1 高校辦公自動化發展的現狀

1.1 部門之間使用水平存在差異

不少高校內部機構很早就引進了計算機輔助系統來協助本部門的管理工作，有些部門已建設了一套完善的信息管理系統，如財務管理系統、學生管理系統、教務管理系統等。但還有一些部門仍然不太重視辦公自動化的發展，一直使用原始的紙質方式，互聯網的優勢沒有得到充分發揮，信息資源無法共享。教師之間的計算機應用水平也差異不小，年齡大些的教師有的只會打打字、簡單編輯下常規軟件，對計算機的應用仍然停留在前互聯網時代，嚴重浪費網絡資源。

1.2 行政部門推出的工作業務量偏少

高校行政管理工作類別繁多，以辦公室工作為例，每天的工作量很大，很多高校目前推進的工作業務主要還是放在高校網頁首頁諸如發布通知、新聞公告、下載表格等簡單內容，真正意義上的業務辦公還沒有在網上開通，依然采用以手工為主的辦事方式。尤其是辦公室秘書科發文審批、收文流轉等工作仍是以紙質形式在各部門和辦公室間流動，沒有實現真正意義上的辦公自動化。

1.3 各院系職能部門信息不互通

很多高校的職能部門處理事務都有自己的一套系統，沒有整體統籌考慮，缺少學院層次上的整體性規劃。為了提高本部門的辦公效率，各自為陣安裝了適合本部門工作流程和特點的辦公軟件，盡管在一定程度上提高了本部門的工作效率，但缺少部門之間的信息互通，無法共享數據庫信息，各部門的辦公軟件之間沒有互通的橋梁，如教務處和學工處經常就出現同一個關于學生數據，系統顯示不一致的情況，從長遠方面不利于高校整體辦公效率的提高。

1.4 人員思想保守不善于接受新技術

很多高校推行辦公自動化最大的困難不是沒有經費資金的問題，而是教師思想觀念沒有及時轉變的問題。不少教師對辦公自動化的本質作用一知半解，簡單的將辦公自動化理解為只是一個互聯網技術在辦公中的應用，完全忽略了其決策效能的作用。同時，很多部門管理人員習慣于傳統紙質的辦公方式，匯報工作還是面對面為主，思想保守，墨守成規。這些固化思維嚴重影響了辦公自動化在高校辦公系統中的普及率，導致了辦公自動化在高校的推廣還需進一步加強。

1.5 重硬件輕軟件問題突出

只重視硬件的建設，忽視軟件資源的建設是很多高校普遍存在的問題。一味追求硬件條件的領先，卻忽視了最重要的適合本校數據資源庫管理開發和升級應用的軟件系統，不少高校不愿把大量資金投在軟件上，而相反選擇一些價格比較便宜、功能不是很完善的不太適合本校實際的辦公軟件，造成當前各高校有好的硬件設施但軟件跟不上的情況。

2 高校辦公自動化的應用價值

高校通過使用辦公自動化系統不但可以提高職能部門的辦公效率，還可以加強辦公的管理機制，辦公自動化的應用價值在高校中得到充分體現。

2.1 實現了遠程開放式辦公

隨著我國高校規模的擴大，擴招后學生人數的激增，不少高校形成了多個校區的格局，同時高校領導經常出差，不能及時回來親自辦理事務，不能對上級文件作出重要批示，種種情況給高校的辦公自動化應用提出更高的要求。互聯網技術的發展，尤其是與之相配套的辦公自動化手機APP軟件的進一步拓展，使高校辦公自動化的層次類型得到相應提升，辦公室工作的虛擬化使高校辦公自動化的辦公區域得到擴展，學校領導以及辦公室人員不管身處家中或者在外地出差，隨時都可以通過計算機或者手機進行遠程辦公，進而幾何倍數地提高辦公效率。

2.2 有助于領導科學決策

學校通過大數據分析可使辦公自動化走向智能化的分析決策層類型，辦公室自動化就能夠實施管理和信息數據的有效銜接，挖掘看不見的一些內容、揭示其價值和意義，使之通過數據分析為高校領導提供較為科學的決策與治理學校的參考意見，并且高校領導還可依據分析出的有效信息進行進一步的分析研究，從而得出更加科學的作出判斷，使學校各項問題的解決具有一定的前瞻性。

2.3 有利于師生之間的學習

高校是知識傳播、獲取和更新的重要場所，高校的教師主要的工作就是教學和科研，而學生最根本的任務就是學習知識。當教學管理越來越多地融入到高校辦公自動化系統中時，其應用價值又進一步得到提升。辦公自動化系統可以給教師和學生提供一個智能化的學習平臺，將知識貫穿到不同的教學環節中，同時教師和學生通過這個平臺可以進行有效地互動，學習更加靈活方便，提高了學生的學習效率和教師的授課效果。

辦公自動化系統作為數字化校園的重要組成部分之一，目前推廣使用盡管有一些困難，使用現狀不盡如人意，但隨著時代的發展、人們思維的轉變、人員業務水平的提高，辦公室自動化系統會為學校全面建設智慧校園、信息化校園打下堅實的基礎。

參考文獻

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