淺談如何有效進行采購成本控制

張耀武

摘要：采購成本作為企業經營管理成本中的最主要的成本項目之一，在市場經濟快速發展和市場競爭力日趨劇烈的時代背景下，加強企業等社會經濟組織采購成本控制顯得越來越重要。文章從探討采購成本控制的含義、構成、過程及方法等入手，指出了當前采購成本控制中普遍存在的問題，并從企業采購的視角，就如何有效的進行采購成本控制提出了對策建議。

關鍵詞：采購成本；控制；策略；有效性

成本和收益，是現代社會經濟組織尤其是企業所考慮的核心和關鍵要素。降低企業成本和提高企業利潤，是企業發展追求的最主要目標。加強成本控制是現代企業管理的核心內容，對于企業健康可持續發展具有重要意義和價值。根據相關學者的調查研究，采購成本在企業各種成本中占據著“半壁江山”的地位，因此通過采購成本控制來降低企業的采購成本是降低企業整體成本的重要訣竅。在經濟發展新常態下，如何有效地進行采購成本控制，已成為降低企業整體發展成本、提高企業生產經營效率與效益、增強企業綜合發展能力和核心競爭力的重要經濟和管理課題。

一、采購成本控制概述

（一）采購成本控制的含義

采購成本，是指企業等社會經濟組織為提供社會所需要的各種商品和服務，以便實現生產經營需要，從而需要對機械設備、原材料等進行購置而花費的可用貨幣形式計量的成本費用。采購成本控制是成本控制的一種，是成本控制在采購工作領域和工作環節中的具體表現。因此，采購成本，是指企業等社會經濟組織，結合自身組織機構和管理制度流程，為了實現物資采購過程中成本的最小化，從而采取科學合理的控制措施和辦法，進行有效的管理控制行為及其過程。

（二）采購成本控制的構成

狹義的采購成本主要指采購中的交易成本，一般包括物資采購價格、物資運輸費用、存儲費用、驗收檢查費用等。而廣義上來看，人們常常根據采購流程和具體環節，將采購成本分為交易前成本（也即采購前準備成本）、交易成本（也即物資采購價格及相關費用）、交易后成本（后續維修費用及相關損失等）。采購成本控制是圍繞企業所有采購行為進行的管理和控制行為，因此，從廣義上來看，采購成本控制由三部分構成：一是交易前成本控制，包括制定采購成本計劃、加強企業采購經費預算管理、企業供應商管理等內容；二是交易成本控制，主要包括制定完善采購制度和采購規范化流程、采購成本核算與分析、采購支出控制等；三是交易后成本控制，主要包括預防成本和損失成本控制、采購成本控制績效考評、采購成本控制制度建設等。

（三）采購成本控制的過程及方法

采購成本控制是伴隨采購過程而進行的科學管理和控制，由采購前期控制過程、采購中控制過程、采購后續控制過程等三個過程和環節構成，具體包括編制采購申請計劃、進行部門審核或授權審核、信息反饋和采購計劃修改完善、比對篩選供應商、簽訂采購合同書、執行采購合同計劃、檢查驗收采購物資、物資清點登記入庫、退貨與換貨、物資管理分配等。就采購成本控制的方法而言，根據相關研究者的梳理和歸納，既包括招標詢價法、成本核算法、規模效應法、國產物資替代法等傳統的采購成本控制方法，又包括協同采購成本控制法、第三方采購法、集權與分權相結合采購法、全球網絡采購法等現代新興的成本控制采購方法。

二、當前采購成本控制中存在的問題

（一）采購工作效率有待提高

當前，隨著現代管理制度不斷朝著從嚴從實的方向發展，人們對采購工作的管理越來越嚴格。這就使得當前的采購工作中，存在一個普遍而突出的現象，那就是無論采購物資的數量多少和金額高低，都需要層層審批，由于采購審批涉及到的部門和人員過多，上至企業高管，下至經辦人員，有的需要近十個部門和人員審簽，使得采購流程太多，采購審批花費的時間和成本過大，采購工作整體效率有待大大提高。

（二）選擇供應商的成本居高不下

企業采購的商品和服務由供應商提供，因此在采購工作尤其是招投標采購工作中，需要對大量不特定的供應商“撒大網”，要求供應商來積極投標，以達到招投標采購的相關要求。但是，由于信息不對稱，使得采購人員對眾多供應商的信息了解不夠，難以進行完全準確的綜合性分析評價，只能夠通過查看供應商資料、簡單詢問等方式進行，為了確保采購質量，不得不多次、反復地對供應商信息進行評估和篩選，使得選擇供應商的成本居高不下。

（三）采購價格大多由單方面決定

由于受傳統觀念的影響，采購人員在對比選擇采購價格時，大多只會注重產品和服務采購價格、運輸費用等直接的價格，而忽視采購前后期的差旅費、試驗費、考察費等成本，這就使得采購價格大多由供應商單方面提供的報價決定，常常出現在表面上看采購價格很“低”、但實際上的采購成本卻遠遠超出預期的情況發生，從而違背了采購成本控制的初衷。

三、加強企業采購成本控制的對策思考

（一）通過加強采購經費預算來實現采購成本控制

一是要制定科學完善的企業采購成本控制體系，努力從整體戰略上提高企業采購管理的整體效率和綜合效益；二是要充分利用不同行業、領域采購項目的特殊性，根據隨行就市的原則，采取靈活多樣的辦法，加強對采購方案、采購數量等進行成本控制；三是要堅持“先核算、后采購”的原則，及時將擬采購物資及開支情況弄清楚，明確不同崗位的權、責、利關系，從而通過規范采購成本核算來降低企業的采購成本；四是要積極建立賞罰分明的采購成本控制激勵制度，讓每一名采購工作人員都成為采購成本控制的“利益相關者”，并在各自的工作中努力爭做降低采購成本、提升采購效益的積極分子。

（二）通過節約所要采購物資設備的開支來實現采購成本控制

一是要采取“貨比三家”的方式，認真做好價格、產品和服務比選競價工作，努力降低物資設備采購價格、就近采購降低運輸費用、嚴格把關降低額外浪費等方式和手段來控制物資設備的綜合采購成本；二是要通過優化采購組人力資源配置、減少無效勞動、提高采購工作相關人員工作效率等辦法來努力降低采購中所需的人工成本；三是要根據所要采購的產品和服務特點及其管理使用規律，選擇最適宜、最便利使用者的物資、設備和服務，努力提高采購物品和服務的使用壽命和使用價值；四是要結合采購者所在的行業、領域、崗位等具體特點和所需條件，堅持經濟、高效的原則選擇和采購所需要的機械設備，并提前做好采購先后工作銜接、采購物資發放等過程中的平衡協調，努力降低采購前后的各種費用。

（三）通過優化采購控制環境來實現采購成本控制

一方面，要結合企業自身情況和采購需要，不斷制定完善物資管理制度、招標專利制度、供應商管理制度、物資庫存管理制度等采購管理制度，實現采購工作的科學化、制度化、規范化開展；另一方面，要積極優化采購流程，建立嚴格有序、精簡高效、科學適用綜合的采購工作規則和相關流程，不斷提高采購工作效率和效能。同時，要積極建立獎懲合理的采購績效考核機制，營造良好的采購成本控制環境和氛圍，積極為采購工作人員降低采購成本、提高采購工作效率創造良好條件。

（四）通過加強對供應商和采購人員管理來實現采購成本控制

實施采購成本控制，離不開具有先進效能意識、管理意識、管理經驗和管理能力的專業性采購人才。因此，要實現采購成本控制向著更高目標和方向發展，就需要培養一支具有相關學科和專業背景知識、具有較高素質的采購人才隊伍。一方面，要積極選聘和吸收具有經濟學、會計學、統計學、法學、管理學等專業知識背景的人才從事采購工作；另一方面，更重要的是要注重對現有采購工作人員進行定期或不定期的采購法律法規和相關知識的普及和在職在崗培訓，努力提升存量采購人員的整體素質與能力。同時，要加強采購人員的內外部崗位置換和內部審計，科學有效地對采購人員進行監督，這樣既能夠防止采購人員利用崗位職權謀取私利和胡亂作為，又能夠實現科學合理分工和企業人力資源的優化配置，降低采購工作中的矛盾，從而降低企業采購成本。

四、結語

在日益激烈的市場競爭環境下，采購成本的高低，直接關系著企業產品市場份額的大小，關系著企業生產利潤水平的高低，關系著企業能否在同行業的市場競爭中發揮自己的優勢。因此，加強企業采購成本控制，既有利于企業綜合成本的降低和企業生產經營效益的提高，又有利于改革完善企業經營管理績效；既有利于提高物資設備采購的工作效率和經濟效益，還有利于促進企業生產管理水平的穩步提升和市場競爭力的持續增強，必須引起高度重視。

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（作者單位：中國中車長春軌道客車股份有限公司）