關于如何做好檔案管理工作探究

楊 鈴

佛山市三水區交通基礎建設集團公司

關于如何做好檔案管理工作探究

楊 鈴

佛山市三水區交通基礎建設集團公司

作為一名檔案管理人員，要做好檔案管理工作必須做到自身專業知識、服務意識強、政治素質良好等。本文只要針對檔案管理工作進行闡述，對檔案管理人員的素質建設和創新管理工作措施進行總結，通過對檔案管理工作的分析，旨在提高自身的素養。

檔案管理；素質；措施

1.檔案管理

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館(室)直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項服務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。作為一名檔案管理人員，做好服務工作至關重要。

2.檔案管理人員要具備的素質

2.1 檔案管理工作人員的政治素質

檔案管理工作人員必須具備社會上各類專業工作人員所應共同具備的基本政治素質，即堅持四項基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，因此，檔案專業工作人員尤應具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。同時，檔案工作的服務性特點還特別要求檔案專業工作人員應具有良好的為人民服務的精神。

2.2 檔案管理工作人員的專業素質

檔案管理工作人員應該安心本職工作，熱愛檔案事業，有較強的事業心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉自己所從事的業務工作；能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業務工作。

2.3 過硬的業務技能

文件材料的收集工作除了建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領導重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤，愛崗敬業，盡職盡責。檔案管理人員應根據檔案材料來源廣、范圍大的特點，主動上門，跟蹤收集。首先根據文件材料形成時間的規律主動收集，把握文件收集的主動權，把反映主要職能活動和歷史面貌的重要材料都收集起來。要加強與各部門的溝通，避免歸檔時遺漏。階段工作結束或年度工作完結，專職檔案管理人員應主動上門將所形成的文件材料收集歸檔，把大量分散的檔案資料進行加工、分析鑒別、歸檔集中，從中找出規律性的材料和數據，變死材料為活信息，為開展各項管理工作服務，為各項管理工作提供齊全、完整、準確、可靠的檔案信息資源。同時檔案管理工作應加強宣傳，通過多種渠道、多種形式、多種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規，增強全員的檔案管理意識，使其自覺地配合好文件資料的收集和歸檔工作，以有利于檔案工作的順利開展。

2.4 檔案人員的服務意識

檔案管理者要建立健全檔案管理模式，保證檔案的安全與高效。還要與時俱進，樹立新的科學發展觀，正確的掌握和應用現代科學的方法和理論，在新的領域中不斷的創新，使傳統的人工管理方法與現在的科學信息方法完美結合，運用現代的網絡信息技術，來吸納新知識，引進先進的科學理論觀念，加強網絡信息服務，增強檔案管理的質量。檔案工作管理工作人員還要增強服務意識，以“主動服務”作為工作的出發點。只有做到了明確服務的方向，端正服務的態度，提高服務的質量，才能充分發揮檔案信息資源的作用，為社會主義現代化建設服務。

3.創新我國檔案管理工作的措施

3.1 強化檔案的信息化好網絡化進程

傳統的檔案管理主要是進行手工管理，這種管理方式管理效率低，已經不適應我國社會生產力發展的需要，因此需要提高檔案管理的效率，提高信息化和網絡化技術在信息管理中的應用，電子信息技術的發展為檔案管理的信息化進程提供了技術支持，在計算機技術和網絡技術發展的前提下，電子文件的生成、運用以及后期的銷毀工作都可以通過網絡進行，提高了檔案管理的效果，形成了檔案管理的新模式，也減輕了管理人員的工作負擔，解放了勞動力。

3.2 對檔案管理工作的職能進行合理開發和利用

檔案管理人員應對本單位的發展現狀進行充分了解，并對檔案管理工作的職能進行合理開發和利用，從某種意義上來講，每一項檔案管理工作都有自身存在的價值。此外檔案管理人員應意識到自身職責的重要性，對相關檔案信息進行科學、合理、有序的編排，實現“死檔案”向“活資料”的轉化，從而更好地服務于單位，為各項工作的開展提供相關的數據參考。與此同時，檔案管理機構還需結合先進的網絡技術，建立單位與檔案管理信息的共享平臺，使其能夠更好地進行檔案管理咨詢工作，促進單位的穩步發展。

3.3 加強檔案信息化管理

檔案管理電子化是檔案管理工作的必然趨勢。單位應該充分的意識到檔案信息化的重要作用，保證重要檔案的安全性。首先單位在檔案查詢上加強電子檢索，通過系統軟件支持，實現檔案管理資料查詢的方便性。其次，在實施檔案信息化的過程中，要確保檔案的安全。為了應對這一點，檔案資料采集要做到采集真實、管理規范。同時，檔案管理人員也要做好電子檔案的保存工作，將每一類檔案的密級程度劃分好，對檔案進行全面的掌控。不僅可以節約成本還可以減少風險。最后，改善單位現有檔案管理設施，加大檔案管理設備投入，提高工作人員的工作質量和效率。單位應該在檔案室配備數碼相機、掃描儀等。全面實現電子文檔一體化管理，步入檔案辦公管理自動化軌道。同時，檔案的更新是一份工作量很龐大的工作，單位檔案管理工作人員要及時收集新的檔案完善檔案庫，及時的更新檔案信息、檔案內容，對于廢棄的檔案另作封存，才能更好的提高工作效率。

4.結束語

隨著以辦公自動化、社會信息化為核心的企業檔案管理模式的深入發展，檔案在企業的生產和經營過程中起著特備重要的作用。因此，要不斷的學習檔案管理的相關知識，為企業做出應有的價值。

[1]巴依爾.新形勢下如何加強檔案管理工作人員的自身建設[J].中外企業家，2013(19).