社保檔案管理必要性及其管理措施探究

高 麗

無錫市職業(yè)培訓指導中心

社保檔案管理必要性及其管理措施探究

高 麗

無錫市職業(yè)培訓指導中心

社會保險作為社會保障的中心，對社會保險檔案實施有效管理是開展社會保障活動的重要依據(jù)。社保檔案管理工作貫穿并滲透到社會保險業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)。因此，本文就社保檔案管理的必要性及相關管理措施進行了探討，以便促進社保檔案規(guī)范管理。

社保檔案；管理；必要性；措施

社會保險檔案是社會保險管理工作的重要業(yè)務載體，記錄應當及時準確完整，有力地保障國家、企業(yè)和參保人員的合法權益。如何做好社會保險檔案管理工作，使其更好地發(fā)揮作用，已成為檔案工作者亟需解決的問題之一。

一、目前社保檔案管理現(xiàn)狀

目前，在社保檔案管理中普遍存在社保檔案管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后，檔案意識薄弱，檔案工作參與者少等問題。具體來講，雖然各級經(jīng)辦機構都統(tǒng)一了認識，加強了領導，組織了專班，增加了對檔案工作的投入，由于檔案宣傳力度不大等原因檔案管理整體意識仍然薄弱，部分領導重視業(yè)務工作輕檔案管理工作，社保經(jīng)辦人員對社會保險業(yè)務檔案管理知識和有關文件知之甚少。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。

二、加強社保檔案管理的必要性

社會保險業(yè)務檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。

1.加強社保檔案管理，是深化社會保險制度改革的需要。隨著社會保險制度改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會人”。社保部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，就要求我們建立完整安全的個人信息系統(tǒng)，即安全有序的社會保險檔案系統(tǒng)。否則，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會保險改革的進程。

2.加強社保檔案管理，是社會保險業(yè)務本身的必然要求。一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險的各項待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。檔案作為最原始的參保資料，記載著參保人的一切詳細信息，這些詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。社會保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。

三、社保檔案管理的原則

1.集中統(tǒng)一管理原則

集中統(tǒng)一管理原則作為檔案學的一項重要理論，不僅是國家檔案管理事業(yè)的一項基本組織原則，也是檔案工作實踐的一項重要準則。其主要內容包括：建立檔案行政管理系統(tǒng)；運用法律法規(guī)保護檔案事業(yè)；建立各級各類檔案管理機構，對檔案實施集中管理等。這一原則的應用既有利于我國檔案管理工作向標準化、制度化、科學化轉變，又有利于檔案的管理、查詢和維護，真正實現(xiàn)檔案的利用服務目標。

2.尊重檔案形成規(guī)律的原則

檔案管理和檔案整理的核心原則就是要尊重檔案的形成規(guī)律，這一原則也是檔案管理區(qū)別其他管理的特有原則。尊重檔案的形成規(guī)律，保持檔案的歷史聯(lián)系，就是要已既有的歷史為基礎，既要保持歷史的真實性，又要保持檔案形成的原來系統(tǒng)，在整理和管理檔案過程中不能破壞檔案形成的原來系統(tǒng)。尊重檔案形成規(guī)律是保持檔案歷史聯(lián)系的關鍵，凡是尊重檔案形成規(guī)律的，就能保持檔案歷史聯(lián)系，反之就會破壞檔案歷史聯(lián)系。

四、社保檔案管理的有效途徑

1.加大社保檔案知識的普及與宣傳力度

社保檔案是社會保障事業(yè)中的一個分支，可社保檔案的作用常被社會大眾忽視。然而隨著社保體系的逐步完善，社保檔案顯得越來越重要，它是記錄社保工作的重要載體，對社會保障事業(yè)現(xiàn)階段或未來發(fā)展具有很大的指導作用和借鑒意義，它的收集、整理、保存和開發(fā)利用是一項具有重要意義的工作。因此，社保檔案工作要發(fā)展，要實現(xiàn)其社會價值，首先要讓社會大眾從思想上認識到社保檔案的重要性，這就需要檔案部門采取多種形式加強宣傳，使社保檔案為社會大眾了解和認識。

2.建立健全規(guī)章制度

社保經(jīng)辦機構和企業(yè)應建立社會保險檔案管理制度，明確管理人員分工和職責，對檔案的建立、維護、交接等環(huán)節(jié)進行制度化管理。檔案紙質材料應當排列整齊有序，儲存在專門的場所，重要材料應復印備份，檔案電子數(shù)據(jù)應當有比較強的網(wǎng)絡安全性，必須做到異地備份，數(shù)據(jù)格式要有清晰的說明以便日后升級維護。因此，要加強對社會保險檔案交接環(huán)節(jié)的管理，可以結合建立考核獎懲機制，督促管理人員既要在在崗時認真履行好職責，又要在換崗時做好交接工作，以保證社會保險檔案管理的延續(xù)性。

3.加快社保檔案工作的信息化建設

各級社會保險部門應克服資金緊張的困難，購置先進的微機設備裝備檔案室。在機型上在一個省內要盡力做到統(tǒng)一，以便為下一步計算機聯(lián)網(wǎng)及共享社會保險檔案數(shù)據(jù)奠定基礎。同時應著力進行檔案管理的軟件開發(fā)工作，由省級社會保險部門統(tǒng)一組織實施。軟件功能應包括：檔案的自動快速編目，及檔案信息的自動檢索；可以實現(xiàn)對檔案資料的快速統(tǒng)計。如對檔案的分類統(tǒng)計，綜合數(shù)字統(tǒng)計、相關信息資料統(tǒng)計等；可以進行檔案借閱的自動化管理，以便對借用者的情況、借用時間、歸還時間等進行全面掌握；并可以實現(xiàn)系統(tǒng)的網(wǎng)上互聯(lián)。

五、結語

社保檔案的高效管理不僅有益于促進社會保障體系的建設，還有益于推動社會保險事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。目前，就我國的社保檔案管理工作方面還存在諸多問題，為了保障社保人員的切身權益，促使社保檔案管理工作進一步的發(fā)展，我們要統(tǒng)籌兼顧，善于總結發(fā)展經(jīng)驗，構建健全管理體制、提高管理人員素質，使得檔案管理工作發(fā)揮更好的保障作用。

[1]何屹.優(yōu)化社保檔案建設，確保社保工作持續(xù)性[J]科技視界，2013(35).

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