淺談電子檔案管理

姚 洋

平泉市集貿市場服務中心

淺談電子檔案管理

姚 洋

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隨著科學的發達和人類社會的進步，原始的抄寫、整理、存檔、統管、需要時翻閱的檔案管理方式已經適應的新形勢，新時代的要求，電子檔案管理問題就很自然地擺上了檔案管理工作的議事日程，成為檔案管理的重要形式。對于檔管工作的這一新課題，保存過閱讀大量資料，結合平時檔案工作實際，對電子檔案管理問題進行了初步的探索。

電子檔案；基本要求

一、電子檔案的基本要求

1.1 完整性

電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機構不同，制言語主、發文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業不同，規格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同；由于專業技術水平不同，有關人員知識、技能、方法的標準亦有所不同。而且在基建、設備、科研、房地產等領域，內部文件、外來文件、審批文件、評審驗收文件，經常處于滾動狀態，如不及時整理歸檔，可能會使信息資料失散，造成檔案不完整。特別是電子管理部門立體交叉，工作人員結構復雜，管理形式多樣，也會導致電子檔案的不完整，針對以上情況，我們必須提高認識，端正態度，采取有效措施，確保電子檔案的完整性。

1.2 原始性

電子檔案不同于紙質檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實變虛”致使“原始狀態”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲存的過程中，它既是原始的又是復制的，它不同于紙質檔案的原始性。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時必須保證電子檔案的原始性。

1.3 真實性

電子檔案可被原樣復制，亦可在復印中變質，而且被修改后不會留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內容“出錯”的概率會高于傳統檔案。

1.4 安全性

電子檔案的數據、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產生靜電，直接影響信息再現，出現不安全問題，吸引塵埃導致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。

二、電子檔案特點

與紙質檔案相比，電子檔案主要有以下特點：

2.1 紙質檔案可以直接閱讀，而電子文檔是數字化信息技術的產物，對技術設備依賴性強，以磁性介質或光盤為載體，具有非直讀性。

2.2 電子檔案存儲量大，但對保存條件和環境有新的要求。電子檔案受存貯介質質量、載體存在環境、存儲信息的有交往期等條件的影響較大，而對天南地北的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，存放不當數據將全部丟失。

2.3 電子檔案有利于保密，但對系統的安全性要求更高。計算機的保密系統比較完備，能針對不同級別的檔案，設置不同密碼，對不同的人群授予不同的權限。但由于計算機與網絡本身的技術性原因，會遭到黑客的攻擊或病毒感染，因此，對系統安全性保護提出更高要求。同時個人若操作不當，信息也將受到損失。

2.4 電子檔案查詢方便、快捷、有利于實現資源泉共享。雖然傳統的紙質檔案具有直觀可視性，電子檔案要在特定的計算機硬件與軟件系統環境下才可視，但有關資料經計算機分類處理后存檔，可非常方便、快捷地在電腦上對檔案資料進行查詢檢查和下載打印。

2.5 電子檔案資料方便進行修改和復制。這對加強管理提出了新要求，傳統的紙質檔案不易被修改，修改了也容易看出。電子檔案容易被修改，且不留痕跡。缺點是喪失了原始面貌和依據。

2.6 電子檔案對工作人員素質要求更高。由于電子檔案管理是一個新事物，對計算機等技術設備的依賴性很強，因此，要求檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理知識，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識。

三、做好電子檔案管理的措施

1.要完善體制，建立統一的電子文件管理標準

首先，應實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，使二者同步發展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性進行鑒定。

2.要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護。如將文檔設為只讀模式或對部分電子文件加密，從而做到對電子文件進行特定的保護。

3.做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進行使用權限的審核。應根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據使用者的需求，對其利用權限進行確認后，再進行拷貝制作，并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理。系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據。

4.對一些重要的電子文件，要有相應的紙質文件

由于電子文件檔案的虛擬性和依賴性，假如發生意外或特殊情況(如戰爭、長時間停電、病毒感染等)，致使電子文件賴以存在的計算機系統無法正常工作，那時我們對存在光盤等載體上的電子檔案將是束手無策。因此有必要在文件檔案管理中有適當的紙質文件備份。

結束語：

電子文件是社會進步的產物，加強電子文件管理是21世紀檔案工作遇到的新課題。不斷地研究、探索這方面的工作，才能保證電子檔案的真實性、完整性和安全性，使檔案資源得到安全、可靠的保護，并加強檔案信息交流，準確、快速地向社會提供檔案信息資料，促進經濟建設發展。

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