信息化促進檔案管理業(yè)務(wù)現(xiàn)代化的發(fā)展

王 磊

平泉市集貿(mào)市場服務(wù)中心

信息化促進檔案管理業(yè)務(wù)現(xiàn)代化的發(fā)展

王 磊

平泉市集貿(mào)市場服務(wù)中心

隨著社會科學(xué)技術(shù)的高效發(fā)展，各種不同類型的信息設(shè)備層出不窮，人力社會已進入到信息化發(fā)展中，信息技術(shù)的作用在社會發(fā)展中逐漸明顯，因此，為更好適應(yīng)此發(fā)展形勢的變化，我國多個領(lǐng)域和行業(yè)開始將信息技術(shù)應(yīng)用于實際生產(chǎn)及管理工作中，加大對現(xiàn)代信息化的建設(shè)力度，從而將生產(chǎn)工作效率提高。從目前我國的檔案管理工作的現(xiàn)狀中可以看出，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)成為一種必然的趨勢。

檔案管理；電子文件；信息化；交互性

從社會發(fā)展信息化的過程中可以看出，經(jīng)濟發(fā)展主要以物質(zhì)和能量為主，逐漸轉(zhuǎn)向范圍知識和經(jīng)濟結(jié)構(gòu)。在這一轉(zhuǎn)變的過程中，社會發(fā)展的各個領(lǐng)域中應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)。其中檔案管理工作是比較常見的信息化形式。信息技術(shù)就是指現(xiàn)代社會中所應(yīng)用的各種促進社會發(fā)展的通信技術(shù)、計算機技術(shù)等等。從某種程度上，檔案資源是國家信息資源的重要構(gòu)成部分，檔案工作的實踐性、操作性較強。提升檔案管理業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化程度是一種必然的趨勢。

一、檔案管理形式的數(shù)字化

從現(xiàn)今社會檔案管理行業(yè)上看，很多電子文件層出不窮，這是檔案管理工作信息化的典型表現(xiàn)。從現(xiàn)如今的檔案管理工作中可以看出，采用數(shù)字化的檔案管理工作不僅工作效率比較高，而且管理工作人員的工作也明顯減少。在檔案管理工作中，管理對象主要是指各種類型的檔案信息。

1.檔案信息的載體和存儲方式發(fā)生了改變

紙張是傳統(tǒng)的檔案信息的主要載體，無論是在檔案采集和檔案信息利用的過程中都需要以紙質(zhì)文件和信息為依據(jù)，負(fù)責(zé)信息的內(nèi)容不可信。存儲方式的變化最為明顯，現(xiàn)如今的存儲方式主要是以計算機系統(tǒng)為載體，存于計算機中的硬盤或者是工作人員的移動硬盤當(dāng)中。但是傳統(tǒng)的檔案信息主要是以紙質(zhì)信息為主。可見，存儲方式的改進是檔案信息管理現(xiàn)代化的必然產(chǎn)物。

2.檔案信息數(shù)字化的特點

(1)信息內(nèi)容的保存和應(yīng)用無需進行人工識別。現(xiàn)代化的檔案管理工作主要是將信息的文字形式進行轉(zhuǎn)換，形成計算機可以識別的二進制形式。在這種狀態(tài)下，人們無法對信息內(nèi)容進行直接識別，需要借助一定的計算機系統(tǒng)來進行解碼，然后才可以呈現(xiàn)出可識讀的信息。

(2)檔案信息內(nèi)容對計算機系統(tǒng)和管理系統(tǒng)體現(xiàn)出一定的依賴性。檔案信息形成一定的電子文件之后，需要經(jīng)過信息的形成、傳輸及處理等不同的環(huán)節(jié)。因此，需要在計算機的軟件和硬件的支持下進行。所以說，信息內(nèi)容如果離開計算系統(tǒng)和其他的終端系統(tǒng)之外，全然沒有存在的意義和價值。

(3)信息內(nèi)容和信息載體之間具有一定的可分離性。從數(shù)字化檔案信息發(fā)展的過程中可以看出，信息內(nèi)容可以在不同形式的載體上存在，同樣可以進行信息內(nèi)容的傳遞和應(yīng)用，還可以實現(xiàn)不同信息形式的轉(zhuǎn)化。而且還可以根據(jù)信息的大小來對信息的存儲空間進行壓縮和擴展。

(4)信息的易變性比較強。所謂的信息易變性就是指電子檔案信息內(nèi)容和載體結(jié)構(gòu)可以隨時保持分離的狀態(tài)。而且一旦信息出現(xiàn)了變化，不會留下任何的痕跡。如果信息內(nèi)容比較復(fù)雜或者是信息量比較大，在某一處發(fā)生了變化管理人員不會發(fā)現(xiàn)。所以說，檔案信息文件內(nèi)容的改變是比較常見的現(xiàn)象。

(5)信息存儲的高密度性。數(shù)字檔案信息的存儲載體無論是磁盤、光盤還是磁帶，其存儲密度大大高于過去的任何信息介質(zhì)，特別是光盤，有“海量存儲”之稱，隨著技術(shù)的進步，電子檔案介質(zhì)的存儲密度還將繼續(xù)增大。

二、檔案管理對象的數(shù)字化

在現(xiàn)代信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，檔案管理對象以數(shù)字形式記錄、傳輸、利用。目前，數(shù)字檔案信息有兩個來源。一是傳統(tǒng)檔案資源的數(shù)字化，這是歷史發(fā)展的必然。另一個是在電子政務(wù)、電子商務(wù)等環(huán)境下必然產(chǎn)生的各種電子文件。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化、計算機輔助設(shè)計、制造以及互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，電子文件越來越為信息的主要記錄形式。

1.檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化

知識經(jīng)濟社會快速發(fā)展，需要大量的信息為其支撐，檔案管理如何才能達(dá)到將人類社會知識的積累和作為科技成果的信息檔案快速準(zhǔn)確地提供給社會服務(wù)的目的，唯一的辦法就是充分運用現(xiàn)代技術(shù)手段科學(xué)地管理檔案。為了適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，檔案部門正積極地將各種現(xiàn)代信息技術(shù)運用于檔案管理工作中。

2.檔案管理手段的現(xiàn)代化

利用計算機完成文檔一體化管理，計算機輔助立卷，檔案文件的全文和檔案內(nèi)容信息的存儲與檢索，檔案自動標(biāo)引、編目、統(tǒng)計、借閱，檔案庫房管理等，并且在進行管理時，計算機可以不分各個業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)的先后順序，使傳統(tǒng)檔案管理的有時間先后的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實現(xiàn)了無縫銜接，從而提高了檔案工作的效率和質(zhì)量。

運用多媒體技術(shù)將靜態(tài)圖像、圖形、手稿、照片、文字、錄音、錄像等各種不同載體的檔案以數(shù)字形式存入計算機，對檔案進行綜合處理，是利用者能隨時查閱文字、照片、聲音、影響等多種形式的檔案信息。從而改變了傳統(tǒng)檔案都是平面的、文字、圖像、聲音等不同載體的信息相互分離存儲，難以有機地結(jié)合起來的局限，促進了檔案信息處理效率的提高。利用多媒體技術(shù)實現(xiàn)多種類型檔案信息的綜合性管理。網(wǎng)絡(luò)化是檔案工作步入現(xiàn)代化的最好的技術(shù)手段。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和虛擬技術(shù)的運用，改變了傳統(tǒng)檔案館檔案收集、歸檔和信息利用的方式。自動控制技術(shù)的運用在檔案管理中尤其是在對庫房進行自動化管理中發(fā)揮重大的作用，比如自動監(jiān)控庫房溫濕度，記錄分析空氣清潔度，自動控制防火、警衛(wèi)等。條碼技術(shù)運用于檔案庫房管理，擺脫了由落后的手工操作帶來的檔案放錯位置、缺檔的問題，提高了工作效率。

三、結(jié)束語

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息的保密比較簡單，只要載體不受損壞，檔案管理人員遵守職業(yè)道德嚴(yán)守檔案機密，就能使檔案信息的安全性得到保證。而電子檔案由于其自身的特點，保護好載體不受損壞僅是最基本的要求，電子檔案信息的保密需要采取多種現(xiàn)代技術(shù)方法和手段來實施。

[1]林麗媚.基于檔案管理理念創(chuàng)新視角的檔案管理信息化思考[J].經(jīng)濟與社會發(fā)展研究.2014(10)

[2]王英.論企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].機電兵船檔案.2014(05)