淺議會計憑證的附件管理

○山西省關帝山國有林管理局

游艷紅

會計憑證、會計賬簿和會計報表是會計資料最主要也是最重要的組成部分。會計憑證通常又稱為記賬憑證，是記錄和反映單位經濟業務或事項發生的書面證明，是登記賬簿的直接依據。記賬憑證在會計資料中處于核心地位，會計賬簿、會計報表的編制是否真實、完整都取決于會計人員根據原始憑證填制的記賬憑證的質量。作為記賬憑證附件的原始憑證，是在經濟業務或事項發生或完成時取得或填制的憑證，用于記錄或證明經濟業務或事項發生完成情況的原始憑據。原始憑證的質量最終決定著會計信息的質量。

一、 附件保存的原則

證明經濟業務或事項發生的原始憑證是作為記賬憑證的附件而保存的。附件的取得應遵循以下原則。①附件能夠充分證明經濟業務或事項的發生或完成；②附件要反映單位管理活動、生產經營流程、技術要求的特點，要有各環節責任人的簽字；③附件是合法的、合規的；④附件是合情合理的、完整的；⑤附件要簡易和便利，切忌繁瑣和奇葩證明；⑥附件的形式要與時俱進。

二、會計憑證附件的分類

原始憑證根據來源可分為兩類，一是外來原始憑證，二是自制原始憑證。外來原始憑證是指在經濟業務發生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證，如購買辦公用品的發票、工程發票、勞務發票、網銀電子回單、對外支付款項時取得的收據、職工出差的飛機票和車船票等。自制原始憑證是指由本單位內部經辦業務的部門或個人，在執行或完成某項經濟業務時自行填制的，僅供本單位內部使用的原始憑證，如入庫單、出庫單、借款單、領款單、工資表、折舊計算表、成本結轉表等。

原始憑證在整個會計資料中處于基礎地位和核心地位。財政部頒發的《會計基礎工作規范》專門對此進行了詳細規范。如：原始憑證的內容必須具備憑證的名稱、日期、出票單位名稱、經辦人員的簽名或者蓋章、收票單位名稱(現在又增加了單位機構代碼)、經濟業務內容、數量、單價和金額。自制原始憑證必須有經辦單位領導人或指定人員簽名或蓋章。對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。

三、會計憑證附件的審核

外來原始憑證的取得，要著重關注其合法性、合規性、合情合理性。如發票的真偽，對方收款憑據的真偽等。隨著國家稅務改革的推進、稅控系統的演變升級，金融服務的網絡化、移動化、便利化，發票、網銀收付款憑證也不斷變換其形式，會計人員要主動適應這種形勢。火車票是外來原始憑證，但火車票遺失了怎么辦？根據財政部主編的《會計職業道德》一書的舉例，只要出差是事實，經出差人寫出說明，領導批準，是可以報銷的。這是合情合理、以人為本原則在會計工作中的體現。

自制原始憑證的設置，一定要緊密結合并充分反映單位管理活動、生產經營流程、技術要求的特點及關鍵環節，并落實責任人簽字制度。如人工造林，按照林業生產特點及技術要求分為整地、苗木、栽植、撫育、管護、補植等環節，自制的造林驗收單要明確這些節點的質量情況及責任人。再如封山育林，按照林業生產特點及技術要求分為設置圍欄、建標志碑、補植、幼撫、人工促進天然更新等環節，自制的封山育林驗收單應全面反映這些程序，并落實責任人。出庫單、入庫單是最常用的自制原始憑證，但如果不設置保管簽字，不設置領用部門或領用人簽字，那么這個原始憑證就不能作為記賬憑證的附件。

四、主要會計業務附件實例

記賬憑證附件屬于會計實務的微觀層面。雖然財政部頒發的《會計基礎工作規范》對原始憑證做了詳細的規范，但還是原則性、方向性的規定。具體到實際業務時，記賬憑證附件呈現出多樣性和特殊性。橫向來說，同一項經濟業務的核算，不同部門、不同單位所附的原始憑證可能是不同的。縱向來比，同一項經濟業務的核算，一個單位在其不同的歷史時期所附的原始憑證也可能是不同的。

下面以山西省省直林業局——山西省關帝山國有林管理局為例，介紹幾種主要業務核算的會計憑證附件。

1.差旅費。報銷差旅費所附的原始憑證有：差旅費報銷單、出差審批單、銀行付款回單、財務聯簽單。

2.工資。計提應付工資時附：工資花名表、出勤表、工資分配表。支付應付工資時附：工資花名表、銀行付款回單、財務聯簽單。

3.購置固定資產。購置固定資產時附:省財政廳或省林業廳的批復、政府采購手續、發票及其明細、驗收憑證、銀行付款回單(直接支付不需要)、財務聯簽單。

4.購買辦公用品。購買辦公用品時附：發票及其明細、需要走政府采購的要附政府采購手續、需要作為存貨管理的要有入庫手續、銀行付款回單、財務聯簽單。

5.會議費。按照《中央和國家機關會議費管理辦法》及山西省《省直機關會議費管理辦法》要求，主辦單位支付會議費時附：會議通知、參會人員簽到表、會議費預算表、會議費決算表、會議食宿發票及其明細、銀行付款回單、財務聯簽單。

6.培訓費。按照《中央和國家機關培訓費管理辦法》及山西省《省直機關培訓費管理辦法》要求，主辦單位支付培訓費時附：培訓通知、參訓人員簽到表、講課費勞務票、住宿發票、伙食費發票、相關明細、培訓費預算表、培訓費決算表、銀行付款回單、財務聯簽單。

7.人工造林(工程期三年)。列支造林費用時附：工程發票、苗木發票、合同，施工合格證、造林質量合格證、撫育管護作業質量合格證(此三證用于造林當年)，撫育管護作業質量合格證(用于次年)，撫育管護作業質量合格證、造林驗收合格證(此二證用于第三年)，銀行付款回單、財務聯簽單。

8.封山育林(工程期三年)。列支封山育林費用時附：工程發票、苗木發票、合同、封山育林驗收證、銀行付款回單、財務聯簽單。

9.預付工程款。預付工程款指不正式列支而以往來形式預付貨幣資金的業務，此種業務要附工程合同、對方收款證明、銀行付款回單、財務聯簽單。