新建本科高校教學秘書的工作特性及素質要求

徐新麗，楊江帆

（武夷學院 茶與食品學院，福建 武夷山 354300）

新建本科高校教學秘書的工作特性及素質要求

徐新麗，楊江帆

（武夷學院 茶與食品學院，福建 武夷山 354300）

教學秘書是高校教學管理隊伍中重要的組成部分，在提高新建本科院校的教學質量起著不可忽略的作用。教學秘書的工作具有服務性、規律性、協調性、輔助性、責任性，這些都要求教學秘書具備樂于助人和甘于奉獻的思想素質、扎實的業務素質、良好的心理素質以及創新的能力。客觀認識教學秘書工作特性及對其素質要求，加強教學秘書隊伍的建設，對提高教學秘書的工作效率和質量，保證教學工作順利運行有著非常重要的意義。

新建本科高校；教學秘書；工作特性；素質要求

高等學校的基本職能和根本任務決定了教學在學校的工作中的中心地位，明確了高等學校教學管理在管理中的重要地位。2011年，教育部在《教育部普通高等學校本科教學工作合格評估指標和基本要求》文件中提出新建普通高校必須要擁有一支結構較為合理，人員基本穩定，服務意識較強，注重教學管理隊伍培訓，積極開展教學管理研究，有一定數量的研究實踐成果的隊伍。而教學秘書作為高校教學管理隊伍的重要一員，是奮斗在最前線的教學管理工作人員，在促進新建地方本科院校的教學質量的提高起著莫大的作用。客觀地認識教學秘書的工作特性，了解教學秘書工作對其素質要求，對做好教學秘書工作有著重要的意義。[1]

一、教學秘書的工作特性

教學秘書作為基層的教學管理人員，接受院系和教務處的雙重領導，不僅需要完成院系領導交予的各項工作，同時要按照教務處的要求，完成教務處布置的任務。教學秘書同時扮演著教學工作的管理者和服務師生的服務者雙重角色，既要對日常的教學工作進行管理，又要為院系師生提供教學相關的服務。從教學秘書的工作任務和工作內容可以總結出教學秘書的五個工作特性，分別為：服務性、規律性、協調性、輔助性、責任性。[2]

（一）服務性

教學秘書工作的最終屬性就是服務性，為教學服務、為院系師生服務、為教學主管部門服務、為院系領導決策服務。[3]要提高工作主動性，當師生在學習上或者生活上遇到困難時，要及時伸出援助之手，盡己所能地為他們提供幫助。教學秘書的服務性體現在日常的教學運行過程中，以課表編排工作為例，課表是高校教學正常運行的組成部分，是教學秩序穩定維持的保證，編排出一份科學、合理的課表顯得尤為重要。首先要掌握學生學習規律，一般來說，學生上午精力較充沛，學習效果較好，適宜安排一些主干課程和難度較大的課程；下午學生較易疲勞，學習效果一般，適宜安排一些次要課程或者較易被理解的課程，或者體育、實驗及一些實踐性課程。為了方便學生更好地消化吸收知識點，必須保證一門課連上節次最多不能超過三節，對于平均周課時超過三節的課程，需要分兩次或多次授課。同時，在維護教學規律的同時，應盡可能地滿足任課教師對于排課所提出的特殊性要求。針對在外進修、學習的教師，可采取集中授課的方式，將課程集中安排在上半學期或者下半學期；針對外聘教師同時在其他行政部門或者企業任職的情況，其擔任的課程應盡量安排在晚上或者周末，以維持課表的穩定性；其他如年輕女教師懷孕、休產假、需要接送小孩上下學以及教師身體原因等情況也應酌情考慮，根據其需要進行排課。教學秘書在編排課表的過程中要一直秉承“以人為本”的理念，兼顧效益和人文關懷，要肯動腦筋、花時間，編排出讓學生滿意、教師滿意的課表。

（二）規律性

教學秘書工作主要是協助分管教學的院長處理學院日常的教學管理方面的大小事務，內容主要包括落實開課計劃、編制安排課程表、教師資源管理、教學場地資源管理、學籍管理、期末、等級考試考務安排、學生成績管理、教學材料收集整理與歸檔、教材征訂與管理、教研與教改項目的組織申報與管理、實踐教學管理、教師教學工作量及津貼的核算、教學質量監控以及突發事件的處理等。雖然教學秘書工作的工作量大且牽涉的范圍廣，但是大部分工作都可以劃歸為常規工作，都是可以從中探索出一定規律來遵循的。教學秘書在工作過程中要擅于總結規律，合理規劃和安排每個階段應該要做的事情，不要坐等教學管理部門或者院系領導安排、指令、下達任務，要積極決主動地去開展工作，將工作做在任務前面，從而有效保證教學管理工作的質量和效率。以學期為周期，教學秘書工作可集中劃分為期初、期中、期末三個時間段，期初的工作重點是保證課表、教材、教學用具等到位；保證學生的補考工作和重修安排順利進行；保證教學材料的收集完整。期中時段要按照教學管理部門的要求，準備期中教學檢查的材料，確定下一學期的開課計劃，征訂教材，安排教學任務，編排課表。期末時，工作最為繁瑣，要保證期末考試工作順利開展；保證成績登記及時準確并將成績通知到相關學生和教師；為下學期開課進行相關準備工作。教學秘書工作的規律性也體現在以學年為周期，每個學年的春學期，主要需要安排畢業生相關的工作，如：畢業論文答辯，畢業生補考，畢業資格審核，畢業證發放等；每個學年的秋學期，主要需要做好新生工作，如新生入學注冊，新生入學教育等。只要掌握了上述規律，教學秘書在教學管理工作中合理計劃、提前部署，便不會臨陣手忙腳亂。

（三）協調性

教學秘書作為工作在基層的教學管理人員，在教學主管部門、院系領導、教師、學生、其他院系及部門之間起著上傳下達，溝通信息的作用，在教學管理隊伍中事務最具體，是其中最活躍的因素，其協調功能貫穿于整個教學管理運行工作。教學秘書積極主動地與工作對象建立融洽的關系，是提升工作質量，提高工作效率的保障。以期末考試安排為例，考試安排表涉及到的信息諸多，包括課程考核方式、考試試卷的確認以及參加考試學生名單、考試時間、考試地點、監考老師、巡考人員等的安排，需要溝通協調的事務繁多，稍有不慎就可能造成嚴重的教學事故。教學秘書在編排考表時需要與相關人員溝通：（1）課程考核方式確認：部分課程的性質決定了適宜采取實踐操作或者開卷筆試等考核方式，需要提前跟任課老師確認。（2）考試試卷的確認：本院系承擔的課程由分管教學領導選取期末考試時間，由其他院系承擔的課程要與其確認該課程是否在多院系多專業開設，是否使用相同試卷，以及是否需要統一時間等信息，以免試卷泄露。（3）考試學生名單確認：除了本學期正常參加考核的學生，還有部分學生申請重修或者緩考，需要予以安排。（4）考試時間安排：事先征求學生和老師的意見，合理安排考試時間間隔，同時避免有重修考試的學生的時間沖突。（5）考試地點調度：盡量使用分劃到本院系管理的教室，若需使用其他院系管理的教室應事先與其溝通、協調，以免沖突而造成教學事故。（6）監考安排：排除教師有其他工作任務或個人事務后，優先安排任課教師、班主任、輔導員，盡量平均監考任務。巡考一般安排院系領導和教務管理人員。考試安排表確定后，要及時準確地通知到學生、教師以及其他相關人員。一份合理的期末考試安排表，從根本上保證了期末考試的順利進行，這其中需要教學秘書的多方協調，統籌安排，做好各方之間的紐帶與橋梁。

（四）輔助性

教學秘書的主要工作職責就是按照教學主管部門、院系領導的要求，協助完成院系的各項教學管理工作任務，保證教學工作順利開展。教學秘書在工作過程中要注意及時收集、整理各類教學相關信息、調查教學中存在的問題，研究新的解決方案，將各類信息呈報給相關領導和部門，為他們做出相應決策提供依據，以保證教學秩序，促進教學改革，提高教學質量。同時要協助院系領導做好本院系的日常教學管理工作和有關教學管理文件的貫徹執行工作，維持教學高效的正常運行。教學秘書可以從進行教學檢查、開展教學信息調查、規范各種教學管理規定等方面開展工作。（1）教學檢查：除了通過集中性的期初、期中、期末教學檢查，平時可采取日查、抽查的方式進行教學檢查，了解教師和學生的上課情況，將檢查過程中發現的問題及時向院系領導匯報。（2）教學信息調查：以三種形式開展，一是向學生發放問卷有針對性地調查教師上課的各項指標；二是定期召開學習信息員會議，全方位征集學生的學習需求和亟待解決的問題信息；三是召開教師座談會，了解教師對所擔任課程的班級學生的評價和建議，以及他們對院系教學管理工作的意見或建議。（3）貫徹執行教學管理規章制度：教學管理規章制度教學活動組織實施的依據，只有嚴格執行教學管理規章制度才能保證教學管理的規范和教學質量的提高。教學秘書要正確定位，當好參謀，起到教學輔助的作用，在工作中要明確工作職責，做到“到位不越位，參與不干預，出謀不決策”。

（五）責任性

教學秘書的工作瑣碎、繁瑣，平常，無可量化，看起來很平凡，沒有什么光輝業績可言，卻是教學事故多發地帶，教學秘書的工作有著非常強的責任性。在高校擴招的大環境下，很多高校每個院系四個年級上千學生卻還是只配備一名教學秘書，需要負責整個院系的所有教學、教務管理的具體工作，特別是在期初和期末，各項工作紛至沓來，教學秘書疲于應付，很容易出現差錯，導致嚴重的教學事故。因此，教學秘書在工作中時刻秉著“教學無小事”的原則做事。以期末考試的通知為例，期末考試安排表經院系、教務處審核確認后，教學秘書需要及時將考表發布出去，保證學生、監考老師、任課教師、巡考老師能夠按照要求準時參加考試和完成各自的任務。筆者在采用諸多渠道如院系公開張貼、QQ群、飛信的方式通知后仍然有個別教師反映因為沒有接到通知而未能準時參加監考。考慮到確實存在考試安排表發布與監考時間間隔較長，導致教師容易忘記的情況，對此，筆者單獨編制了一份監考安排表，以一個場次為單位，將所有有監考任務的老師用顏色標注，每個場次哪些老師有監考任務或者每位老師哪個場次有監考任務都可以做到一目了然。此外，加強通知力度，每場考試前半天在QQ、飛信中列出考試科目、任課教師、監考老師等相關信息。通過此舉，保證了期末考試工作的順利進行。教學秘書要熱愛教育事業，保持高度的責任感意識和教育樹人的使命感，愛崗敬業，全身心地投入到教學管理事業中，發揮自身的能量，貢獻自己的力量。

二、教學秘書的素質要求

隨著高等教育的普及化程度不斷深入和高校院系二級管理程度的不斷強化，隨著辦學層次和辦學模式不斷增加，高校教學管理工作專業性更強，復雜性更大，對教學秘書的能力和素質要求也越來越高。為了更好地配合院系領導維護教學工作的正常運行，教學秘書應當不斷學習，努力提高綜合素質，適應新形勢下教學管理工作的需要，成為一名合格的教學秘書。

（一）思想政治素質

高校教學秘書要加強學習和研究馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想，以及高等學校教育理論知識。堅持我國社會主義大學的辦學方向，貫徹執行黨的教育方針和政策，忠誠黨的教育事業。教學秘書的工作繁雜瑣碎，工作量大，并且具有很強的時效性，時常需要加班加點，下班后仍然需要處理一些工作上的事情。結合教學秘書工作，要保持良好的敬業精神和主動的服務意識，具備高度的責任感和助人為樂的精神。以教學工作的順利運行作為目標，全心全意地為教學服務，為師生服務。[4]

（二）業務素質

教學秘書從字面上分為“教學”和“秘書”，應當至少掌握兩方面的知識結構。[5]1.教學秘書應掌握高等教育管理學、心理學相關理論，熟悉學校的各項教學管理規章制度，了解本學院的專業設置、人才培養方案、課程設置及教學內容、教學環節及各項教學工作的實施流程。2.教學秘書需要掌握基本的秘書專業的知識，包括秘書學、公共關系學、行政管理學、應用文寫作、檔案學等。此外，教學秘書應熟練掌握計算機應用操作技能，利用現代教務網絡管理系統處理教學管理事務，提高工作質量和效率。

（三）心理素質

教學秘書處于教學主管部門和院系的雙重領導，需要打交道的部門、對象較多，經常會遇到挫折和困難，有時還會被誤解。責任和權利嚴重不對等使得教學秘書諸多工作難以更有力開展。教學秘書工作繁雜，稍有不慎就會導致教學事故，引起多方責難。很多高校對教學秘書的作用認識不夠，把教學秘書當成專職打雜跑腿的，干的就是一些簡單的不需要動腦筋的事情，加之教學秘書與教師、科研人員在身份、地位、待遇、職稱評定等方面有一定的差距，給教學秘書在心理上造成一定的落差。對此，教學秘書要學會心理調適，提高心理素質，保持高尚的人格，樂觀向上，積極進取，把平凡的工作做的不平凡。

（四）創新能力

在高校改革的新形勢下，教學秘書需要轉變觀念，在完成工作的基礎上發揮主觀能動性，努力實踐，提出新觀點、新方法，開拓創新。[6]不能因循守舊，完全憑經驗做事，拒絕接受新事物，針對教學管理工作中不合理的部分能夠大膽地進行改革，有創造性地去開展工作，要學習先進的教學管理理念和方法，并運用到工作中去，解決在工作中遇到的問題，提高教學管理水平。

總之，客觀地認識教學秘書的工作特性，正確理解其在教學管理過程中所起的重要作用，同時了解教學秘書工作對其素質要求，可以更好地發揮其在教學管理工作中的作用，保證教學工作的順利開展，提高教學質量和教學水平都有著十分重要的意義。

[1]李中琴,周雪玲.加強地方新建本科院校教學秘書隊伍建設芻議[J].保定學院學報,2015(2)：103-105.

[2]徐新麗.淺談如何提高教學秘書工作質量[J].教育教學論壇, 2014(42)：32-34.

[3]武麗麗,蔣洪瑞.掌握工作特點做好教學秘書[J].山西財經大學學報(高等教育版),2009(1)：80-82.

[4]劉丹.淺談如何做好高校教學秘書工作[J].桂林師范高等專科學校學報,2008(2)：146-148.

[5]徐東.教學在高校教學管理中的作用及素質要求[J].山西財經大學學報(高等教育版)2009(3)：58-60.

[6]馬麗云.對做好高校教學秘書工作的認識與思考[J].玉林師范學院學報(哲學社會科學),2014(6)：120-123.

（責任編輯：陳 虹）

TheW ork Characteristic and Quality Requirement of the Teaching Secretary in New ly Established University

XU Xinli,YANG Jiangfan
(School of Food and Tea,WuyiUniversity,Wuyishan,Fujian 354300)

Teaching secretary is an important part of the teachingmanagement in Colleges and universities.It plays a non-negligible role in improving the quality of teaching the new undergraduate college.Teaching secretarialwork has the following features such as service,regularity,coordination,subsidiarity,responsibility，which would require teaching secretary have thought quality of helpfulness and dedication,excellent service quality,good psychological quality and creativity.Objective to know the working characteristics of the teaching secretary,understand the teaching secretary work of the quality requirements,strengthen the teaching secretary team building to improve the efficiency and quality of teaching secretary work to ensure the teachingwork smoothly has a very important significance.

newly established university;teaching secretary;working characteristic;quality requirement

G647

A

1674－2109(2017)01－0088－04

2015-06-18

福建省省級人才培養創新實驗區(SJ2010008）。

徐新麗（1984-），女，漢族，研究實習員，主要從事高等教育教學管理研究。