淺議規范電子文件檔案管理

[摘 要]電子文件具有真實性、完整性和有效性。電子文件的歸檔，是指將具有參考價值和利用價值并作為檔案保存的電子文件。現如今，辦公自動化正在進一步擴展和不斷地深化，電子文件檔案的管理越來越被政府機關、社會團體以及個人廣泛地認識和應用，兼于此，全方面規范和處理好電子文件檔案的管理工作，就顯得及其重要。

[關鍵詞]電子文件檔案管理；重要性；方法

建立健全電子文件檔案管理機制，是檔案部門和檔案工作者一項責無旁貸的任務。管理好電子文件檔案關系到國家和社會歷史記憶的長期保存，極具重要意義。面對電子文件檔案的大量形成，研究和規范電子文件檔案的管理、利用和電子文件長久保存，這就需要創新工作思路，適應當今信息時代，把電子文件檔案管理工作做得更好。

一、歸檔方法

1.保證電子檔案的質量。明確規定歸檔時間、歸檔范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等。

2.保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。

3.在內容、相關說明及描述上保持一致。此方法用于歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時。

4.適時生成紙質文件等硬拷貝。具有保存價值的電子文件進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一并歸檔。

二、收集、積累方法

1. 及時按照要求制作電子文件備份。

2. 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

3. 電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。

4. 電子文件登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

5. 電子文件性質代碼：R—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計算機程序；D—數據文件。

三、電子文件的整理

1. 電子文件的整理，應按內容、保管期限、密級等因素相對集中。

2. 電子文件應按《檔案著錄規則》著錄，并制成機讀目錄。

3. 歸檔電子文件應填寫登記表。

四、電子檔案的移交與保管

電子文件歸檔后按有關規定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進行保管。v1. 檢驗。檔案保管部門應配備相應的處理設備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。與紙質檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法樣本數不少于總數的20%合格率應達到100%。

2.檢驗項目。 載體有劃痕，是否清潔，有無病毒。核實電子檔案的完整性和有效性審核手續。 核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。將檢驗結果填入電子檔案人庫登記表。檢驗有不合格的，應退回形成單位，重新制作。

3.移交手續驗收合格后，檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章，一式2份，一份交電子文件形成單位一份自存。

4.保管要求電子檔案保管除應具備紙質檔案一般的要求外，還應符合下列條件： 歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，做到防塵、防變形。環境溫度選定范圍： 14℃— 24℃；相對濕度選定范圍：45%—60%。存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣本隔離。電子檔案在形成單位的保管，也應參照上述條件。

5.存效性保證。每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記。每滿2年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%，如發現問題應及時采取恢復措施。設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子檔案的載體轉換工作，原載體同時保留時間不少于3年。磁性載體上的電子檔案，每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。定期檢驗結果應填入電子檔案管理登記表。

6.利用。電子檔案的封存載體不得外借。利用時使用拷貝件，利用時要遵守保密規定。利用者對電子檔案的使用應在權限規定范圍之內。具有保密要求的電子檔案上網時必須符合國家或部門有關保密的規定，要有穩妥的安全保密措施。

7.電子檔案的銷毀鑒定。電子檔案的銷毀鑒定，按國家現行有關規定執行。 電子檔案的銷毀，應在辦理審批手續后，方可實施。非保密電子檔案可進行邏輯刪除，屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網絡中徹底清除。

8. 統計檔案保管部門應及時按年度對電子檔案的保管，利用等情況進行統計。

五、電子文件檔案管理的重要性

檔案工作者應做到對于流動不定的電子文件，掌握它的來龍去脈，證實它的真實可靠，告訴利用者如何在鋪天蓋地的信息中淘出知識的真金。只有這樣，檔案職業的地位和檔案工作者的作用才會獲得應有的社會認可。同時，要結合工作實際需要和未來發展趨勢，培養電子文件檔案化管理人才，注意招聘一支有檔案管理知識，有檔案管理專業技術、技能的人才充實干部檔案管理隊伍，以提高檔案工作人員的整體業務水平素質。

確保電子文件檔案安全保管，以便開展正常工作。根據有關要求，對文件進行數字化加工、著錄、確定閱讀范圍并上傳給審核員進行審核。文件審核員一般由本單位分管領導或辦公室主任、秘書科長擔任，對文件報送員上報的文件進行審核把關，

在強化電子文檔工作的領導素質方面，要明確分管領導，確定文件報送員和審核員，由他們具體負責本單位電子文件檔案的審核和報送，做好本單位電子文件檔案的管理、維護等日常工作。