對人事檔案管理存在的問題及對策研究

張文娟

摘 要：人事檔案是我國人事管理制度的一個重要特色，它是個人身份、學歷、資歷方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。然而，我國目前的人事檔案管理還存在某些問題，必須加以改革。

關鍵詞：人事；檔案管理；重要性；問題；措施

人事檔案管理是為社會人力資源管理提供人事數據和信息支持的一種管理活動。對于人事檔案的定義，國內外有著不同的表述，但就具體內容來說，大多是指各種機構、組織在人事活動中形成的，能夠反映人員經歷、德行、才能以及工作表現的，保存備查的文字、表格等形式的原始記錄。隨著我國經濟體制以及人事制度改革的深化，自主用人、自主擇業已經成為了當今社會人力資源調配的一種常態，在新的形勢下，人事檔案的管理也面臨著新的挑戰，存在著一些新情況與新問題，應當予以重視。

1人事檔案管理的任務及重要性

人事檔案是用人單位在招聘時對個人了解歷史的重要憑證。人事檔案最重要的任務就是保證其檔案內容真實、完整。其次就是檔案在接收過程中容易受到的自然損壞等現象，因此，在接收過程中要外謹慎負責。人事檔案對個人未來生活、工作有著重大影響作用，安全性要做到萬無一失。這些保證工作需要有一套系統完整的人事檔案管理工作制度，不同檔案管理人員有不同的分工合作，減少出錯的概率，完善人事檔案的整理、利用及保管工作，切實做到個人檔案的完整及安全。

隨著社會的發展，單位中的競爭壓力也越來越大，檔案包含了很多重要信息，是事業單位的重要資料之一。如果單位內的人事檔案保管不當，則可能會影響事業單位的健康發展。因此，對人事檔案進行嚴密保管在單位在社會中的發展起著至關重要的作用。檔案記錄了所在單位內所有員工所從事的活動及活動本身，這些信息便于了解員工的工作態度及工作能力，為選拔更好的員工提供了一個很重要的依據。此外，人事檔案是優化單位管理的重要途徑，現代的社會已經發展為一個信息型的社會，檔案管理就是收集信息和利用信息的一個載體。單位的人才選拔、人才培養、人才的資源配置都需要人事檔案信息的支撐。

2人事檔案管理工作中存在的問題

2.1材料收集不便缺損嚴重

由于事業單位機構改革管理體制的變化，實行了雙重管理后，部分人員變動之后，工作崗位檔案沒有收集整理歸檔。檔案工作不能適應現在的管理需求。沒有檔案工作的領導建立，管理機構和網絡層層檔案工作領導小組配備不完善，對檔案的收進和移出、案卷的數量未按事業機構統一標準整理材料歸檔，造成檔案材料不齊不全。檔案工作沒有列入企業的重要議事日程，事業工作計劃收集存在一些誤區，認為檔案管理不是主要工作，也沒有經濟效益，管理機構和網絡層層檔案工作不完善，對檔案的收進和移出、案卷的數量、檔案的利用等情況記錄不詳實，檔案室的很多資料出現修復或復制。

2.2管理力量薄弱

檔案管理人員對資料整理一般都是被動應付。由于監督不及時，造成很多資料有大量資料流失。檔案自帶是普遍存在的問題，很多單位由于檔案自帶出現糾紛，發現問題無法及時溝通，很多檔案管理人員大部分沒有經過專業的檔案知識培訓，對工作精力投入不足，有時沒有定期召開檔案工作會議，影響了檔案管理水平。

2.3人事檔案管理不規范

對人事檔案進行規范的管理，是確保其準確、完整、真實有效的重要保障。但在實際工作中，對于人事檔案，很多時候并沒有進行規范的管理，一些檔案管理部門只知道照搬《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，沒有形成適合自身特點的實話細則與制度規范，在管理過程中存在著隨意性大、不嚴格等現象，造成了材料收集、歸檔工作被動不及時等問題；一些檔案管理人員在人事檔案的管理工作上流于形式，往往只是一個保管員或是接收者的角色，對于檔案內容的齊全完整沒有進行甄別鑒定，不規范的操作導致了很多人事檔案管理上的混亂問題，影響了人事檔案管理工作的嚴肅性，降低了人事檔案工作效率。

3促進人事檔案管理工作的措施

3.1提高管理意識

要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德和扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。加強檔案培訓提升業務素質。舉辦檔案管理員培訓認真學習檔案先進技術設備的操作技能。加強檔案基礎工作抓好每年歸檔工作。提升檔案工作規范化、科學化、制度化水平。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，拓寬知識層面，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。要注意加強干部檔案工作隊伍建設，充分發揮檔案管理工作人員的創造性。在提高自身專業水平的同時，熟悉檔案工作的管理模式，為不斷進步發展的社會提供有利的資源。

3.2健全檔案管理制度

加強干部人事檔案工作，深化干部人事制度改革的基本任務，收集有價值的材料，完善檔案內容。形成正確的用人導向，加強和促進各項改革措施的貫徹落實。了解和研究組織人事工作，總結歷史發展規律，推進干部人事檔案管理工作的制度化、規范化、信息化建設，定期了解干部檔案工作情況，研究解決遇到的問題，加強督促、檢查與指導。檢查核對制度和管理人員職責和送交檔案制度，制度要體現合理性、科學性。建立應以方便實用、簡便易行為目標，堅持制度執行的嚴肅性。

3.3改進和完善檔案功能

充分發揮網絡作用。檔案材料要建立管理網絡體系，協調從上而下的檔案傳遞網絡，實行隨時收集和定期收集相結合，減少文件資料的流失。根據檔案材料來源廣、范圍大的特點，把反映歷史面貌的的重要材料都收集起來。要加強避免歸檔時遺漏。使其記錄內容全面、客觀、動態。對檔案的原有重要部分應該予以保留，使檔案具有的功能符合對信息的需求，人事檔案轉遞個人密封自帶也有其優勢，專職檔案管理人員把大量分散的檔案資料進行合理安排，也可以利用快遞實現安全和快捷的傳遞方式，檔案轉遞選擇不能固步自封，應該順應時代潮流，加以改進保證檔案的安全，

3.4采用信息化管理手段

掌握現代化管理技能，提高檔案管理信息化對檔案工作的新要求。信息化管理可以實現檔案信息化管理。檔案管理工作人員要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，運用當代管理新手段，學會現代化手段整理檔案。按文件形成的先后順序排列打印，減少手工操作，提高工作效率。

3.5做好檔案管理工作，常抓不懈做好促進檔案定級工作促進企業檔案管理水平的不斷提高

檔案應該按照 “一早兩嚴三優”的方法來操作。檔案工作準備早、 行動快，不等不靠，了解和學習已歸檔立卷的經驗做法，對檔案工作進行查漏補缺。要求在整個準備過程中做到項目多不亂，確保檔案資料在分類、編號、裝訂等各個環節中無差錯。堅持開展優質服務活動。 檔案收集要完整齊全，科學規范應體現全程跟蹤收集和管理的原則。

4結束語

人事檔案工作在我國可謂歷史悠久、源遠流長。隨著我國各項人事制度改革的推進，人事檔案管理的變革勢在必行。如何面對新的社會環境、制度環境、技術環境，以人事制度改革為契機，以信息技術為依托，以人事檔案科學化管理為基礎，以人事檔案社會化服務為目標，將人事檔案管理研究及實踐工作推向更高水平，這是每一位有責任心的人事檔案管理工作者需要認真思考的問題。

參考文獻

[1]黃慧蘭.做好人事檔案管理工作的對策與建議[J].單位技術開發，2011.9.1.

[2]陳曉宇.淺談新時期的人事檔案管理意識[J].山西檔案，2011.7.20.