“互聯網+OA系統”在高校應用的必要性與可行性分析

馬飛+弓箭

摘 要：文章首先闡述了辦公自動化信息管理系統建設的必要性，然后介紹了辦公自動化信息管理系統發展的現狀，分析了辦公自動化信息管理系統存在的不足，以及高校因工作職責和性質決定了辦公自動化信息管理系統功能的相同或相近。繼而闡釋了“互聯網+OA系統”在高校應用的可行性。

關鍵詞：互聯網+；OA；可行性

中圖分類號：G474 文獻標識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2017）01 — 0146 — 03

在云計算和大數據的沖擊下，在“互聯網 +”的大環境下，高等院校的傳統行政辦公模式亟待與現代科學技術進行接軌，產生新的管理與運行模式。辦公自動化（OA）就是以現代信息管理學為理念，通過網絡技術，實現機構內部人員共享信息，高效地協同工作〔1〕。借助于OA 系統這一平臺，高校的工作人員在電腦上就可以實現公共信息的瀏覽，公文的傳送，網絡辦公與在線交流等一體化辦公。該系統的存在實現了辦公信息的共享化和辦公管理的自動化，顯著提高了辦公效率〔2〕。隨著計算機網絡和信息技術的迅猛發展，特別是“互聯網 +”概念的提出，國內外各方面學者把OA發展的目光投注到了互聯網上，基于“互聯網 +”的OA 系統突破了時間和空間限制，OA 系統的發展更加具有前景和潛力〔3〕。而“OA 2011 辦公信息自動化國際學術研討會”的順利召開，更是為OA 系統的發展注入了一針強心劑，該研討會的會議主題就是“綠色、低碳和轉變經濟發展方式” 〔4〕。鑒于國內外的發展態勢，以及聯合國教科文組織的倡議，可見“互聯網 +”與OA 系統的融合已經成為未來機關事業單位辦公的新趨勢和新方式。該辦公自動化信息管理系統的推行，不僅彰顯著信息資源的最大限度共享，也代表著低碳節能工作方式的開啟。

目前OA 系統的專業性設計，應用環境的設置，新功能模塊的擴展，安全保障領域的開發等方面得到了長足的發展，而其相關技術已經較為成熟〔5〕。在當今的“互聯網 +”的大環境下，如何推廣和應用辦公自動化信息管理系統將成為業界人士今后從事研究與開發的熱點。國內諸多學者已經開始涉獵OA 系統領域的研究，比較有代表性的如下：薛松主要從辦公自動化信息管理系統運行中存在問題的和出現的異常情況角度，對辦公自動化信息管理系統的運用進行了探討，最后指出OA 系統是提高機關企事業單位整體工作效率的一個較為有效的方法和方式〔6〕；何姝等則鑒于漳村礦實施辦公信息管理自動化的實踐情況，對OA 系統在運行過程中出現的常見問題進行了分析和總結，并進行了進一步的理論探討，尋找出了相應的解決方法和途徑〔7〕；而鮑學陽則指出OA 系統就是計算機信息管理技術與現代管理學的完美碰撞與融合，借助于計算機技術對現代管理學的模式進行設計、分析和管理，以及信息的維護，OA 系統的應用必將成為人類日后常用的一款軟件 〔8〕；黃成亮則在OA 系統研發前輩的研究基礎上，以辦公自動化信息管理系統（OA）的應用，辦公自動化信息管理系統（OA）的系統設計，以及辦公自動化信息管理系統（OA）的網絡安全等方面系統研宄為基石，探討了OA 公務管理系統中如何使用印章和印 “互聯網 +OA 系統”是一個融入了多方元素的綜合性技術，它吸收了計算機網絡技術和信息技術，納入了系統科學與行為科學的知識點〔11〕?！盎ヂ摼W +OA 系統”的建設可以實現信息資源最大化的利用，達到資源的最大化共享。這一系統的運用可以全面的提高各機關事業單位的工作的質量和效率，徹底的革新了傳統的辦公模式，摒棄了傳統辦公的諸多缺點，實現了最大限度的辦公方式的規范化與制度化?！盎ヂ摼W +OA 系統”構建的思想理念是以辦公信息自動化為框架，同時融入了互聯網與計算機的技術手段。“互聯網 +OA 系統”的存在不再限制使用主體的工作環境與生活條件，該系統的構建實現了與世界先進科學技術的銜接，形成了先進的管理模式，大大提高了各職能部門的辦公效率。吸收了網絡通訊、計算機和數據庫三大技術的“互聯網 +OA 系統”，具有以往辦公信息化自動化系統難以企及的優勢和特點〔12〕?！盎ヂ摼W +OA 系統”具有信息資源的高度集成性。該款辦公信息自動化系統既容納了多方信息，又兼納了計算機和網絡等諸多要素。“互聯網 +OA 系統”具有前所未有的智能化。該系統的存在，讓使用主體真正體驗到了“自動化”、“便捷化”和“高新化”。 “互聯網 +OA 系統”的使用，既可以快捷、準確和高效的解決日常辦公問題，還可以敏銳的應對突發問題，為使用者提供強有力的技術支持與決策援助。“互聯網 +OA 系統”與傳統辦公方式相比，不僅可以輕松處理數據與文字，還可以高效地、全方位的整理圖片、音頻和視頻資料，實現工作的最大豐富性完成?！盎ヂ摼W +OA 系統”既可以實現單位內部的數據流動與交換，也可以在不同單位個體之間實現數據的交換與互通。“互聯網 +OA 系統”的目的就是希望借助互聯網這個大平臺，通過各種高科技手段，提高職能部門的辦公效率，最大限度地節省了人員和財力，真正實現了智能化的辦公。

回顧我國辦公信息自動化的發展歷程，可見我國的辦公信息自動化主要經歷了三個大階段，三大演進過程。分別是電子辦公設備的投入使用，電腦的進入和打印機的出現，以及辦公自動化和遠程化理念的提出與應用〔13〕。網絡信息化的迅猛發展沖擊了傳統產業，也對傳統辦公方式進行了滲透。辦公信息自動化的實現極大地便利了使用主體，但也存著一些常見問題?？v觀現有的辦公信息自動化系統，可見還需要簡化系統辦公的流程，系統辦公還需要科學管理，還需要進一步提高辦公效率?！盎ヂ摼W +OA 系統”的構建既實現了辦公職能與責任的明確性與清晰性，更實現了信息資源的快速傳遞和共享。

與其他行業相比，高校 OA 系統的發展起步雖早，但發展速度卻相對緩慢，在“互聯網 +”的潮流驅使下，高校 OA 系統的推廣與應用勢在必行。高校傳統的行政辦公模式必將經歷徹底的改革，必將與 OA 系統的研發相關聯。

《教育信息化十年發展規劃（2011-2020年）》明確指出，應該建立信息共享平臺，銜接各級各類教育管理機構和信息數據庫，實現數據的互通和互聯，構建縱橫向關聯的教育管理信息化系統?！秶鴦赵宏P于印發深化標準化工作改革方案的通知》（國發〔2015〕13 號）則再次強調和重申了要改善傳統辦公系統，提高行政管理辦公效率〔14〕?？梢娺M行高校的“互聯網 +OA 系統”不僅是順應社會發展趨勢與科技發展潮流，更是積極響應和貫徹國家政策的方針路線。

“互聯網 +OA 系統”憑借其自身的優勢，在高校的推廣和應用，可以有效地避免其他辦公化系統建設前期的調研和分析論證工作，節省了大量的人力和物力?！盎ヂ摼W +OA 系統”具有先進性、前瞻性、科學性、必要性和全局性，從根本上避免了一些不必要的資源普鋪張和浪費，為國家財政節省了一筆可觀的的人才與財力，而且在信息技術層面上，還整體提升了各高校的信息技術化水平，為高水平、高層次和高質量大學的建設提供了條件支持和軟件輔助。而各高等學校的辦公信息自動化管理系統的推進程度各不相同。這主要是因為存在著地區的差異，各地區的生活水平不同，信息化水平也有差異，同時也存在著人為因素，主要與領導重視程度有關，以及與各職能部門工作人員的認識程度和對辦公信息自動化管理系統的了解程度有重要關系。無論是各高校辦公自動化信息管理系統建設與推進的早晚，還是自行研發與直接購買，辦公自動化信息管理系統在高校的正常政務運行中，必然會出現一些突發問題，這些出現的問題具有普遍性。因此在革新傳統行政管理辦公模式，推行辦公自動化信息管理系統之前，都需要各相關部門進行需求調研和系統調試。涉及的部門主要包括辦公室和教育技術信息部門，辦公室主要負責辦公自動化信息管理系統的需求調研，系統模塊的按需設置，以及對辦公自動化信息管理系統的運行規劃流程；而教育技術信息部門主要承擔該辦公自動化信息管理系統的調試與功能完善?！盎ヂ摼W +OA 系統”出現則可化繁為簡，各高等學校之間通過強大的互聯網，將存在問題和解決方法實現最大的共享化，這樣各高校實現辦公自動化就可以免去上述的諸多環節，因此各高校因工作職責和性質，在“互聯網 +”的幫助下，實現“互聯網 +OA 系統”的互通化，實現辦公自動化的最大化，可見在高校推行“互聯網 +OA 系統”具有完全的可行性和必需性。

高校的工作內容和工作性質，以及工作的職能與職責決定了“互聯網 +OA 系統”的功能與職責屬性。高校的主要辦公內容可以簡要概括為“三辦”，即辦文、辦會和辦事，具體化到詳細環節上，復制到“互聯網 +OA 系統”上，可以詳化為幾大服務板塊，這幾大板塊主要為、通知公告板塊、會議安排板塊、車輛出入板塊、客餐預定板塊、辦公用品管理板塊、以及郵件接發和及時通訊板塊和協同辦公板塊與電子文檔管理板塊等。這些板塊中通知公告板塊是“互聯網 +OA 系統”的最常見和最基礎的管理應用，沒有技術要求指數，操作沒有技術難度；而公文 CPU 板塊、會議安排板塊、車輛出入板塊、客餐預定板塊和辦公用品管理板塊是高校職能辦公的核心內容，更是“互聯網 +OA 系統”的自動化處理的核心功能，這就需要編輯程序，確定規劃建設規范的流程，統籌安排來實現。無論是公文的上傳下達，還是會議安排、車輛出入、客餐預定和辦公用品管理等綜合性事物的審批流程都有相應的標準與制度。因此在“互聯網 +OA 系統”里編輯上述這些審批流程的程序是具有完全可行性的。尤其其中一些職能手續的簽訂都是較為簡單的，可以按照管理權限設置，猶如游戲闖關一樣，只有按照規定的順序進行逐一“闖關”，才能順利實現逐級審批通過。而公文的“上傳下達”在傳統辦公中相當的復雜，涉及的環節與手續較多，同樣在“互聯網 +OA 系統”當中公文 CPU 板塊的設置也比較需要技術指數，為實現公文的順利“上傳下達”，“互聯網 +OA 系統”當中公文 CPU 板塊的設置可以參考《黨政機關公文處 理工作條例》（中辦發〔2012〕14 號），該處理工作條例可以為公文 CPU 板塊提供基本的規劃設置。該工作條例中關于“公文辦理”這一項中已經對收文辦理主要程序和發文辦理主要程序進行了明確的界定與制定?！盎ヂ摼W +OA 系統”就可以參照這個條例，再結合高校自身的情況，進行符合高校情況的公文 CPU 板塊個性化設置。

高校辦公自動化系統的建設還應緊跟時代步伐，緊扣時代的主旋律，緊盯國家政策方針，“互聯網 +OA 系統”的出現正好滿足了高校辦公自動化系統建設的需要。“互聯網 +OA 系統”是一款融合了高精尖計算機網絡技術，具有“更新換代快” 特征的新型高校信息辦公自動化系統。該辦公自動化系統著重規劃的前瞻性，著眼于規劃建設的全局性?！盎ヂ摼W +OA 系統”的建設可以融入高校信息化建設的總體規劃中來，該辦公自動化系統可以與高校的人事、教務、科研、財務和檔案系統進行數據對接與資源共享?！盎ヂ摼W +OA 系統”利用其強大的互聯網絡平臺，可以快捷的獲取與借鑒各高校，各機構的政務系統的建設經驗和構建模式，還可以順應時代的發展潮流，快速適應網絡技術的飛速發展，進行系統的更新換代。

“互聯網 +OA 系統”的建設對高校的政務進行了系統化的規范，對工作的流程進行了嚴密的審核，既提升了高校的管理水平，又增強了高校的整體信息化水平，為創辦高水平大學提供了強有力的技術支持。

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〔責任編輯：侯慶海〕