淺談信息化背景下文書檔案管理工作

戴婧嫻

摘 要：在當前的文書檔案管理工作中，因為有了信息化的背景，使得文書檔案的管理工作實現了進一步的創新，信息化可以說是新時期的一個重要標志，對于文書檔案的管理工作也帶來了一定的機遇與挑戰，在這種形勢下，要想進一步提高文書檔案的管理效率，就應該充分的應用信息化的相關手段，但是信息化的背景下，文書檔案的管理工作并不是十全十美的，其中還存在一定的問題，一切事物都是在不斷發展的過程中得到完善的，文書檔案的管理工作也不例外，通過解決這些問題，有助于進一步優化文書檔案的管理，提高工作水平，讓文書檔案管理的準確性以及便利性得到進一步的提升。

關鍵詞：信息化；文書檔案；管理

隨著時代的發展與現代化的建設，信息化已經成為主要的發展趨勢之一，加強信息化的建設已經涵蓋在了我國的各個行業中，文書檔案的管理工作也不例外，在新時期的發展環境下，文書檔案的管理工作應該朝著信息化的方向發展，這樣才能實現資源共享的效果。因此本文主要從信息時代下的文書檔案管理問題展開了論述，探究其是如何實現的，并且提出了開展信息化的文書檔案管理所具有的優勢及其存在的問題，并且提出了有效的解決方法，希望在今后的發展過程中，文書檔案的管理水平可以得到進一步的提升，更好的為發展我國的現代化建設做出積極的貢獻。

1 信息化背景下文書檔案管理的現實要求

在信息時代發展的過程中，計算機已經深入應用到方方面面中，文書檔案管理也不例外，所以文書檔案管理的要求變得更加嚴格了，只有信息化的管理理念與之相互匹配，才能滿足現代化的發展要求，在這種情形下，就需要進一步將文書檔案管理與信息化有機結合在一起，這樣才可以促進文書檔案管理朝著更加先進的水平發展。與此同時，文書檔案管理還要在工作流程上加以進一步的優化，不斷提高人員素質，實現人機交互機制，這對工作水平的提高是很有幫助的，這是現代化發展的必然要求，也是實現文書檔案管理水平提高的必然途徑，加強信息化的發展是十分重要的。

信息化條件下的文書檔案管理還需要在管理隊伍方面多下功夫，文書檔案管理是政府機關以及事業單位等工作的重要內容之一，所以加強文書檔案管理過程中的管理人員素質是很有必要的，必須要進一步建立起一支高素質化的管理隊伍，這樣才能與信息化的文書檔案管理相互匹配。在當前的文書檔案管理過程中，正面臨著工作效率低、缺少時效性等問題，所以管理文書檔案的部門應該進一步認識到當前的發展趨勢，并且實現電子化的管理，這對促進管理水平的進一步提升有著重要的意義。高素質管理團隊的建立應該是由內至外的，并且是從上而下的，這是現代化管理的必然要求。

文書檔案管理工作的現代化和信息化進程，需要充足的資金保障，以及相應的信息化設備和技術軟件的支持。既要考慮人員配備和繼續教育培訓等開支，又要考慮館藏基礎設備的完善和館藏空間的擴建等資金的花費。這就需要有專門的檔案信息管理軟件，每一個文書檔案管理人員都應該進行相應的培訓，確保文書檔案轉化成信息檔案的準確分類、編目和檢索。

2 信息化背景下文書檔案管理的幾點思考

在信息化的時代背景下，加強對文書檔案管理，首先就應該進一步提高管理理念，因為活動的開展需要正確的理念作為指導，文書檔案要想實現信息化的管理就必須要符合現代化的管理理念，這樣才能滿足計算機網絡下的需要，為實際的工作帶來一定的便利，這是相關檔案管理單位領導必須要意識到的，只有在思想上具備了深刻的認識，才能進一步的指導實際工作，創新意識是令工作得以進一步發展的首要前提，傳統的管理觀念顯然已經不能滿足當前工作的要求了，所以就必須要開展創新管理，意識上的創新可以指導行為上的創新，文書檔案管理應該有計劃的、循序漸進的開展，相關部門應該在人力、物力以及基礎設施方面加大投入力度，采用機械化的方式逐漸取代人力操作，在收集資料、編目以及歸檔的規程中加以進一步的簡化，使數字化逐漸代替傳統的管理方式，這樣才能真正的實現信息化的管理。

其次，還應該繼續搭建一個有關文書檔案管理的平臺，這一平臺的建立主要是為了滿足文書檔案的現代化發展進程，在傳統的文書檔案管理中，主要是以紙質檔案為主的，并且需要大量的人力才能完成復雜的工作內容，在信息化的發展下，這一管理方式的弊端逐漸凸顯了出來，所以采用計算機等手段可以進一步降低工作難度，提高管理工作的效率與水平，在搭建這一平臺的同時，也是文書檔案管理改革的一個過程，在搭建這一平臺的過程中，主要包含以下幾方面的子系統。一是文書檔案的加工系統，這一系統是對文書檔案進行初步加工的系統，可以降低管理時間，實現自動化的發展。二是文書檔案的存儲系統，在這一系統中，運用計算機的方式可以將初步加工之后的檔案進行更加規范的管理，這樣做可以便于今后的查找，還能實現資源共享的效果。三是文書檔案的保密以及查詢系統，這一系統的重要性在于可以實現對文書檔案的保密工作，不同類型的軟件可以實現不同方式的保密，在個人對檔案進行查詢的過程中，需要具備一定的訪問權限，這樣才能實現文書檔案保密性的實現，更好的開展資源共享工作。

再次，需要建立起一支高素質的文書檔案管理人才隊伍，這是衡量文書檔案管理水平的重要標志之一，只有管理隊伍的水平得到了提升，那么文書檔案的管理工作才能更加有序的進行，對于管理人才而言，應該具備專業化的知識，采用科學化的手段對文書檔案進行管理，能夠熟練的使用計算機的相關技能，并且具備較高的信息化意識，這樣才可以滿足現代化的管理需要。具體來說，主要有以下兩方面的內容。一是要對檔案管理隊伍進行科學化的規劃，在隊伍中不但需要具備管理方面的專業人才，還需要具備信息方面的專業人才，因此復合型人才就顯得十分重要了，這樣才可以滿足現代化的發展需要。二是應該重視起對檔案管理隊伍的培訓工作，只有不斷掌握新的知識，新的技能，才可以隨時滿足現代化的管理需要，建設起一支高素質的人才隊伍，在今后的工作中，每一名檔案管理者都應該朝著這一目標而努力。

結束語

綜上所述，文書檔案管理是具有一定優勢的，不但可以促進檔案的查閱速度，還能滿足工作效率提升的要求，所以在現代化的發展過程中，應該更進一步的提高這方面的管理工作，這樣才可以滿足文書檔案管理工作的要求，為企業、事業單位以及其他部門開展工作帶來一定的便利，希望在本文的論述下，能夠引起相關人士的重視，并且進一步完善管理工作，以實現我國檔案管理事業信息化的發展。

參考文獻

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