淺談新時期檔案工作的利用和服務

王立奇

[摘 要]隨著信息時代的到來，檔案工作的利用和服務也有了新的變化。為了適應新形勢下檔案利用服務工作的需求，檔案工作者要與時俱進，提高服務水平和專業技能，使檔案信息得到好的利用，增加檔案信息的社會效益和經濟效益。

[關鍵詞]檔案工作；問題；解決辦法

檔案的利用是檔案工作的主要目的，是檔案工作者的主要職責，是積極主動地為社會各界提供檔案信息資源的利用和服務。檔案信息資源是社會信息的重要組成部分，是寶貴的社會財富。現今的檔案工作已經發展到大范圍使用電子檔案，并且檔案數字化的全面發展已經進入到一個較高的水平。通過計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術、互聯網等一系列新技術，已經改變了使用原始單一的紙質檔案歷史，為檔案信息的查找檢索提供了極大的便利，對我國現代化建設有著巨大的現實意義。

一、檔案工作的利用和服務面臨的問題

（一）檔案工作的利用和服務沒有得到足夠的重視

人們一直認為檔案工作就是對檔案收集、整理、保管而已，沒有認識到如今的社會是信息高速發展的時代。許多有價值的檔案信息本應該用在更廣泛的社會建設當中，而不應該是被埋沒在暗無天日的庫房。檔案管理人員應該推動傳統的檔案工作向檔案數字化建設邁進，主動地向社會各界提供檔案信息和服務，使檔案信息更好的利用起來。當前，我國檔案工作的辦公自動化水平仍不能滿足信息化社會對檔案工作技術裝備的要求，辦公自動化仍是制約檔案工作發展的主要因素之一。

（二）檔案信息的利用率低

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會實踐活動中形成，保存備查文字、圖表、聲音及其他各種形式的原始記錄。首先，檔案有其內向性、專門性和機密性。檔案的產生也是為了便于日后工作的查詢參考、利用提供服務，也只是各單位部門內部的使用，很少對外界提供利用和服務。很多檔案涉及國家安全、社會秩序、個人隱私秘密的內容，而且很多檔案都有封閉期及密級，這顯然又將可利用的信息人為減少。尤其是很多檔案部門緊緊把檔案工作看成是收藏工作，沒有認識到應該開發檔案資源，使檔案文獻得到充分的利用。

二、新時期檔案工作的利用和服務改變和發展

（一）提高檔案工作的利用手段，改進檔案工作的服務方式

傳統的檔案服務方式是被動的，是利用者去檔案室查詢才能提供服務。應該改變思想觀念，增強檔案工作者的主動服務意識，變被動為主動，把檔案工作的優勢發揮出來。提高服務質量，開發檔案資源，有針對性地對檔案信息做深度加工。加快對檔案工作的數字化建設，改變老舊的管理模式，使檔案信息能夠適應現今的信息化社會，告別傳統的紙質檔案時代，使利用者隨時隨地能通過電子設備和便捷的網絡設施，查詢閱讀使用檔案信息資源，最大限度地滿足社會對檔案的需求。

（二）不斷提高檔案工作的利用和服務水平

檔案工作者要緊跟時代步伐，與時俱進，不斷提供檔案專業技術水平，增強服務意識，使檔案工作不斷進步。通過多種渠道與方式，將檔案信息開發和傳遞給利用者，實現檔案信息的共享。首先，在創新中做好檔案收集整理工作，收集檔案是檔案管理工作的前提，現在檔案館普遍存在“文書檔案多，經濟、科技檔案少；歷史文件多，現行文件少；紙質檔案多，聲像、實物檔案少”的現象，我們必須努力豐富館藏，注重收集檔案資料，在管好用好傳統檔案的同時，要及時收集一些新興領域的檔案，在收集紙質檔案的同時，要注意收集聲像、實物等特種載體檔案。檔案的整理工作是開展檔案利用和服務的根本，是檔案工作的核心。通過館藏目錄數字化，建立館藏目錄查詢系統，建立各類全文數據庫、多媒體數據庫，建立以電子計算機、數據庫和網絡為基礎的現代電子型檔案信息服務模式，對檔案信息資源進行數字化轉變，使之能適應網絡化社會，為更便捷的提供網絡化檔案信息資源做準備。

（三）加強檔案的宣傳工作，提高檔案利用率

檔案的宣傳工作提高了社會檔案意識和檔案法制觀念，能夠提高大家對檔案工作的認識，對檔案的發展有著重要的輿論引導作用。通過檔案宣傳，也能增加檔案工作者之間的經驗交流，對檔案信息的開發和利用，也有著重要的指導作用。檔案部門要對檔案的重要性做好宣傳，引起利用者對檔案信息的重視和熱情，吸引更多的人去了解檔案信息和利用檔案信息。也要幫助利用者掌握檔案信息的接收和利用能力。檔案的利用工作是檔案工作的生命線，提高檔案利用率是檔案工作的重點。檔案信息的接收和利用能力是指人們對檔案信息的收集、整理、加工、利用等工作實踐的本領。檔案利用工作是實現檔案工作目的的一個關鍵性環節，也是檔案部門賴以生存和發展的重要基礎。檔案工作的根本目的，是要發揮檔案信息的現實作用，為社會服務。如果花費了大量的人力物力保存的檔案，沒有得到很好的利用和服務大眾，那檔案和檔案工作就失去了存在的意義。

（四）提高檔案人員素質

1.加強檔案干部隊伍建設，要在提高隊伍素質上狠下工夫。

2.要提高檔案管理人員的綜合服務能力。要適應新形勢，提出新辦法、新思路，解決新問題，有所創新，有所突破。

3.積極培養檔案工作方面的專門人才。

4.提高工作人員素質，強化服務意識，正確認識收集與服務的關系，把工作重點轉移到提供檔案利用的服務上來。

在檔案利用中，最關鍵的是要注重檔案的保密性。既要讓檔案信息為社會各行業服務，又要堅守保密原則。檔案工作者要順應時代潮流，緊跟時代步伐，積極掌握新的技術手段和管理辦法，提升檔案工作的利用和服務水平，為社會主義經濟文明建設服好務。

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