港口企業檔案管理的問題分析及解決

孫雁

摘 要：港口企業目前發展良好，創造了很多經濟效益。同時，一個企業，對檔案的管理也體現出了一個企業的素質和企業對歷史檔案的重視。我國目前檔案管理的現狀已經不能適應新形勢下的發展和對企業的要求。尤其是在港口企業中，固有的模式和傳統的制度使資源都封閉在了自家企業，不能夠流通。

關鍵詞：港口企業；檔案管理；問題的分析及解決

近年來，隨著港口企業的興起和不斷發展，在獲得經濟效益的同時，也產生了很多的問題。和其他領域的企業的發展繁榮相比，港口企業傳統的檔案管理更加顯得落后和缺乏創新。如何發現這些問題，又如何解決這些問題，哪些是需要改進的，哪些又是需要摒棄的，這就需要我們不斷的進行調整并且要能夠發現問題并且能夠解決問題。對于這些問題，要引起足夠的重視，不能夠放任不管，當小問題變成大問題的時候，再想要解決就已經來不及了。

1 港口企業檔案管理的問題

港口企業在檔案管理方面存在著很多問題，從管理方式落后到管理制度缺乏等一系列問題層出不窮。對于出現的問題不能及時的認識到并加以整改，這也是一個目前存在的很大的問題。

1.1 港口企業對檔案管理的管理重視程度低

港口企業的有些領導，在目前經濟發展的新形勢下，一味的重視生產工作和經濟效益，卻疏忽了基層的工作。對檔案管理工作的重視程度很低，甚至是根本無暇過問，從內心就覺得它根本不重要，只是看到了眼前的利益。這就導致從事檔案管理工作的工作人員產生懈怠心理，覺得工作沒有意義，沒有工作熱情，而只是每天混日子。這就讓那些明明擁有才華和能力的人才流失，而一些沒有能力的人卻混進了企業占據著位置，等到真正需要的時候就傻眼了，而在工作崗位上又找不到可以利用的人，這時候花高價錢去請國外的人才，就得不償失了。

1.2 港口企業檔案管理制度一成不變，沒有改進

港口企業檔案管理是港口企業管理的一個重要組成部分。就對檔案管理方面制定了一系列的規章和制度。比如：檔案材料的收集等級制度、檔案材料的鑒別歸檔制度、檔案的查閱制度、檔案的借閱制度、檔案的保管保密制度等。這些規章和制度從建立開始就一直用到了現在，在對這一套制度的使用過程中出現的問題沒有及時的加以改正，或者說是忽略了這些問題，甚至是把重點放在別的地方，根本沒有對檔案管理產生應有的關注度，因而也就沒有發現任何的問題，就這樣一直運行下去了。在檔案材料的收集過程中，人們只是按部就班的進行收集，材料的收集是被動的、有限的，范圍也是非常小的。檔案材料的鑒別歸檔固守傳統，沒有技術含量，不加以重視，又容易出現錯誤。檔案的查閱、借閱制度又有很多的限制，不是任何人在任何時間任何地點想查閱就能夠看的。

1.3 港口企業檔案管理的手段落后

在現在的信息化時代，檔案管理還采用傳統的紙質檔案保存的方法，這樣及其容易因為很多主觀因素和客觀因素丟失，比如：被人為弄丟還有火災水災等的自然災害。另一方面，就算有計算機等設備，企業給檔案管理室配備的也是硬件和軟件條件都不夠的計算機，而有些檔案管理的工作人員甚至都不會使用計算機，沒有經過專業的培訓就上崗成為了很大的問題。

2 如何解決港口企業存在的問題

既然港口企業存在著方方面面的問題，那么就需要認識到問題并且去解決它們，才能夠更好的發展。要能夠虛心向其他領域的檔案管理部門請教，借鑒他們當中好的經驗和管理方法，改進自己的不足，一味的固守傳統只能使自己停滯不前，沒法進步，一個企業當中的一個部分出現了問題，也必定會影響和制約著其他的組成部分，給企業整體的發展都會帶來影響。所以我們必須要在發現了問題之后及時找出解決方案，并盡快實施。

2.1 提高港口企業的對檔案管理的重視程度

要提高港口企業對檔案管理的重視程度，首先是需要各級領導的高度重視，轉變領導的思想觀念，不能只關注表層的經濟效益，拘泥于眼前，還要有長遠的發展目標和看法。領導要重視基層的檔案管理人才，要多多過問他們工作。建立一個完善的獎懲機制，提高他們的工作積極性，而不是每天上班就是在混日子，拿著一樣的工資卻不為企業做有用的事情。增加他們的責任心，還要給他們進行不定期培訓，讓工作人員在原有的基礎上增加學識，接受新知識，不斷適應新形勢變化下的新要求、新挑戰，提高他們的素質。

2.2 改進港口企業檔案管理制度

把檔案管理從原來的舊制度體系中進行改造重組，取其精華，去其糟粕。科學做好檔案管理工作。在只重視利潤的現代企業，企業用于檔案管理的經費更是少之又少，不僅是設備老化陳舊，用人也是能簡就簡。所以還是要聘用專業的檔案管理人才，因為他們能夠熟練的掌握檔案的歸檔和整理工作，不至于出錯而引發麻煩。應該一個人負責一部分，實行分權制度。這樣可以合理分工，又不至于加重一個人的負擔。劃分重點也是一項很重要的內容，檔案整理不僅可以按時間、事件、地點等進行整理，還可以按照關鍵詞等內容進行劃分，這樣分類就可以很容易的把相同類型的事件整理到一起，而不只是單純的機械的進行歸類。在工作人員發生變動的時候，要對檔案的情況進行詳細的交接，做到心中有數。

2.3 對檔案用計算機進行管理

把所有的檔案資料都輸入錄進計算機中進行備份，這樣在查找的時候只需輸入關鍵詞或是時間、事件，就能夠清晰明了的確認檔案的位置，或者是可以在線瀏覽。在信息化日益發達的今天，能否掌握基本的計算機能力已經成為衡量一個人才的重要標準，在檔案管理方面也同樣需要建立起一張完善的科學的信息管理網絡，人們不僅能夠在這里滿足查閱的需求，還能夠對工作人員的工作進行監督，使檔案管理的工作人員對工作更有責任心。利用網絡傳播性和快捷性的特點，加大檔案的宣傳管理力度，要從有關檔案管理的法律法規入手，加強宣傳建設。要從上到下，從領導到基層都有著基本的對檔案的意識。不只是在企業內部，通過網絡的傳播也能夠在社會進行宣傳。

3 結語

總之，在高速發展的當今社會，無論是企業還是個人，都應該充分認識和高度重視港口企業檔案管理工作的重要意義。適應現在新觀念、新理念，做到與時俱進。無論是哪一個領域都需要進步，固步自封只能是落后和失敗。要用科學發展觀和與時俱進的精神做好項目檔案工作，為港口企業經營發展發揮應有的作用。

參考文獻

[1]丁萍，港口工程項目檔案存在的問題及對策，中國會議，2016.

[2]馮翠娟，新形勢下港口企業項目檔案工作出現的問題與對策，期刊，2009.