水運建設項目檔案管理工作要求與體會

陽元華

摘 要：隨著國家對長江航道建設投入的加大，水運建設項目劇增，建設規模也不斷提升，在工程建設過程中，基建檔案管理工作占據重要組成部分。建設項目從立項到工程竣工驗收整個過程中直接產生的各種不同載體形式的資料信息，不僅是記載建設項目全過程的憑據，更是基建檔案管理工作的重要內容，其管理質量水平的高低對工程建設質量有著直接影響。因此，加強基建檔案管理對整個基建項目建設具有重要的作用。

關鍵詞：水運建設；檔案管理；工作

1 水運工程建設項目的特點

長江航道建設工程涉及范圍廣，建設項目從立項開始直至工程竣工投入使用，整個過程中都要與長江沿線各省市政府及職能部門取得聯系，進行溝通，以期得到地方政府的同意并辦理相關的施工許可與證書；建設項目多，既有航道整治工程、碼頭基礎設施建設工程，又包含船舶建造；時間跨度長，航道整治工程受季節影響，多在冬、春枯水季節長江水位低落時施工。各地方對工程施工的要求不同，各建設工程項目種類不同，對所產生的文件材料的收集要求也不一樣。

2 項目資料收集的工作要求

2.1 增強檔案管理意識

檔案管理人員在充分認識項目檔案工作的重要性的基礎上，主動向項目管理部門、參建單位管理人員進行宣傳，消除重建設施工，輕檔案管理的傾向。基本建設項目從立項到竣工驗收時間跨度長，參與管理的部門多，參加建設的單位多，特別是施工階段會產生大量的重要的資料。只有所有參建單位人員高度重視項目資料的收集管理工作，將每一個分部分項階段的項目資料最原始的真實的完整的收集齊全、整理完善并保管好，項目檔案的質量才有保障。

2.2 完善檔案管理制度

根據長江航道基本建設項目檔案管理辦法的規定，對建設項目文件實行“三同時”管理，下達項目任務時同時下達文件的歸檔要求；檢查工程進度時檢查文件形成情況；項目交工、竣工驗收的同時驗收項目檔案的完整、準確、真實、系統情況。建立工程檔案管理領導人責任制，建立相應的管理機構，配備管理人員，并保持檔案人員的相對穩定，以保證編制工作的順利進行。

2.3 健全檔案管理流程

基建檔案是由基建項目從立項開始到竣工驗收期間所形成的各類載體形式的資料所組成的，做好檔案的收集、歸檔與驗收工作十分重要。加強對建設項目前期工作、設計及招標工作階段資料的收集監督力度，檢查在工程前期階段辦理的各項審批手續等資料是否及時收集，集中管理；招、投標及過程中發生的相關資料是否齊全，簽章是否完整；工程開工前以書面形式告知施工單位按照規范要求收集整理，對資料的套數、材質等提出相應的要求。注重監督施工全過程圖片、聲像資料的收集工作，對工程中發生的隱蔽工程及時采集圖片、聲像資料，做到電子文檔與紙質文件相對應，便于工程完工后的專項審計及竣工驗收時，更為直觀的了解工程全況；協同監理人員把牢“施工管理性資料、施工質量（檢測）保證性資料、施工質量評定性資料、竣工圖編制”關口；工程完工后，督促工程各參建單位按合同規定時間提交工程資料及竣工圖；協助項目管理部門，做好竣工資料的收集整理工作，避免原件收集不齊、簽章不及時、資料的閉合性不好的情況發生，確保建設項目檔案竣工驗收順利進行。

3 項目資料收集工作的體會

3.1 領導高度重視，部門密切配合是推進基建項目檔案管理的關鍵

項目檔案工作是基本建設工作的重要組成部分，檔案部門與項目管理部門必須密切配合，明確各自工作職責。建立檔案部門監督與項目職能管理部門及監理單位管理相結合、檔案部門業務指導與項目職能管理部門資料人員管理相結合的機制，切實履行檔案主管部門對建設項目檔案實行監督管理和業務指導的職能。

3.2 建立健全管理制度是順利開展基建項目檔案管理工作的保證

按照交通運輸行業有關規定，嚴格遵守《水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》、《交通建設項目檔案管理登記辦法》及《交通建設項目檔案專項驗收辦法》，并結合本單位實際，制定有關基本建設、工程管理的規章制度或實施細則，進一步明確管理部門、參建單位職責范圍和義務，在制度的制定過程中，充分聽取檔案人員的意見和建議，切實將檔案管理工作納入項目管理中。應將項目文件資料管理列入項目建設工作計劃，在制定項目領導責任制、編制招標文件和簽訂合同、協議時設立專門條款，規定文件資料形成者各自的職責，提出文件資料的收集范圍、整理套數、質量要求及違約責任。

3.3 檔案人員切實履行職責，是做好基建項目檔案管理工作的基礎

長江航道建設工程涉及范圍廣、時間長、項目多，所產生的文件材料種類繁多，對檔案人員的素質要求也相應更高，不僅要有較全面的業務知識，較高的政策水平，還要具備一定的基建業務知識。因此，檔案人員應加強學習，注重自身知識的積累；熟悉掌握基本建設工作程序、階段及內容，懂得在不同的階段應該收集哪些工程資料。要認真學習深刻領會各類基本建設檔案管理的文件精神，并在工作中貫徹落實，以此與行業標準相結合來開展工作。加強與參建單位的溝通指導，宣講行業檔案的標準和規范，對各參建單位收集、整理的工程資料的質量嚴格把關。

建設項目檔案管理工作是一項復雜、系統工程，要求檔案管理人員站在對歷史負責的高度，以滿腔熱情投入到工作中，以國家和本行業有關法律法規性文件為依據，嚴格執行行業標準，落實各項管理制度，履行監督、指導職能，與項目管理部門人員、參建單位人員共同努力，高質量完成項目檔案管理工作，使工程項目檔案在項目使用中發揮應有的作用。