試論如何提升石化企業的檔案管理水平

劉忠慧

摘 要：伴隨著市場經濟的不斷深化發展，現階段我國經濟呈現出了“井噴式”的發展趨勢，社會的發展催生著各個企業的檔案管理和發展模式逐漸更新，傳統的檔管理模式已經無法滿足企業在新時代下的需求。對于石化企業而言，檔案管理水平的高低對其企業的發展更是尤為重要，現階段我國石化企業的檔案管理工作還存在一定的環境設施和信息數字化整理不完善等問題有待解決，基于此，本文以石化企業為出發點，對提升其檔案管理水平的策略進行論述，以期能夠推動我國石化企業檔案管理工作的完善與發展。

關鍵詞：石化企業；檔案管理；人員設置

在石化企業中，檔案管理工作的完善程度直接關乎著整個企業的發展，對整個企業的經營和生產均起著重要的作用。為此，要切實強化其企業內部的檔案管理工作，提升檔案管理水平。通過對石化企業在生產經營的實際案例來進行分析，積極找出企業檔案管理工作中存在的問題，并有針對性的進行解決，將企業內部檔案管理工作朝向規范化、制度化和科學化的方向發展，進而為石化企業的生產建設提高良好的服務，促進企業的穩健運行。

1 現階段我國石化企業的檔案管理的現狀

現階段我國石化企業的平均檔案管理水平較弱，其影響因素是內外因的結合導致的。因此，要深入剖析其問題產生的具體原因，做出如下整合：

1.1 檔案信息收集與整理缺乏規范性，工作人員責任缺失

現代企業的發展逐漸趨于各項工作的協同性，而我國大多數的石化企業管理人員缺乏現代化企業經營意識，認為企業的檔案管理工作只是日常事務性工作，并非企業的管理主要事務。此外，從事檔案管理工作的人員認為，檔案信息資料只是對相關材料進行抄抄寫寫，認為資料不泄密、不丟失就算完成工作。缺乏檔案管理人員應具備的正確認知和綜合素質能力[1]。

1.2 檔案管理部門的管理能力較弱

我國大部分的石化企業中，檔案管理部門的人員設置不規范，總人數設置較少，且專業素質能力參差不齊，嚴重影響了檔案資料信息的準確性和完整性。領導層的人往往只有一個，在工作中不僅要應付行政工作，還要管理黨務工作。這就使得其工作重心發生分散，很難將重點管理工作放在檔案管理上，使得檔案管理部門的監管出現確實。此外，在二級分室中，甚至有部分的人員屬于兼職，這部分人缺乏嚴周密的檔案管理工作培訓，對檔案管理工作的重要性缺乏認識，進行影響了整體工作的質量。

1.3 檔案管理環境與設施不理想

由于很多石化企業對檔案管理工作的不重視，因此，在檔案管理科室的分配中往往采用條件較為簡陋的科室。很多的檔案室不僅缺乏相應的檔案管理配備，而且潮濕、狹小。使得工作起來十分不便，不僅將檔案管理工作效率較低，還會容易因存儲不當引起部分檔案信息資料的損壞。檔案管理科室的硬件設備，如打印機等。往往會因為潮濕的環境發生故障，進而影響正常工作。

2 提升石化企業的檔案管理水平的有效路徑

2.1 提高管理人員的現代化企業發展意識

若要提升石化企業的檔案管理水平，就要加強管理層人員對檔案管理工作重要性的認知程度。強化現代化企業的發展意識，較強各個部門之間的工作融合。唯有如此，才能從根本上杜絕石化企業檔案管理問題的產生。石化企業的檔案管理工作，不僅關乎著其自身的良好發展，其信息的準確性和完整性更是國家檔案數據收集歸檔的保障，因此，作為檔案管理部門的人員，同樣要樹立其良好的企業發展意識，積極完善對檔案管理工作的各項要求，充分發揮檔案管理人員應具備的素養，提高檔案管理工作的效率，促進石化企業的穩健運轉。

2.2 強化檔案管理部門人員對信息的收集與整理

檔案管理工作重在對企業信息的收集，石化企業的發展戰略要嚴格按照檔案管理部門所提供的信息進行制定。檔案管理人員要充分發揮信息與資料收集的主動性，縮短對各個部門和單位的信息歸檔周期，做好與各個存檔單位的溝通，及時對信息進行收集與整理[2]。對已收集的信息與材料要進行細化審核，對沒有蓋章的文檔要進行補加。嚴格按照各項程序進行，避免信息疏漏。在進行檔案清單移交時，一定要核實雙方的簽字，確保歸檔文件的準確性和真實性。

2.3 選擇條件完善的科室作為辦公處，加強設備維護

石化企業對檔案管理資料與信息的使用率較高，為此，一定要完善檔案管理部門的科室環境，確保科室的濕熱程度符合各個設備的保存。在對檔案管理部門科室選擇時，盡可能選擇方正布局的科室，便于工作人員對文檔的整理，提高工作效率。此外，工作人員自身亦要加強對設備的維護，對于長時間不用的設備要做好防潮防震工作，將電子化設備用墊有泡沫板的紙箱進行封存。石化企業對檔案信息收集核心在于利用，因此，要不斷豐富石化企業檔案儲存量，優化館藏結構，加強檔案信息整理創新工作[3]。

2.4 加強檔案管理制度的落實

鑒于石化企業檔案管理工作缺乏規范化，要強化石化企業對相關規章制度的落實。使檔案管理工作有章可循，不斷規范工作形式和內容。目前我國在檔案管理領域形成的較為規范化的法規和制度有《歸檔文件整理規則》和《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局令第10號）[4]。值得注意的是，各項法規和條例要與石化企業自身的情況相結合，形成有針對性的規章制度。讓制度的貫徹情況得到落實，例如項目立項、施工過程和現狀等，嚴格生產經營中的相關工作。

3 結語

綜上所述，檔案管理工作是企業良好運轉和實現科學化發展的重要保證，尤其在石化企業中，其發展戰略的制定和生產模式，均要嚴格參照檔案信息進行。當下我國石化企業在企業管理方面存在問題較為突出，為此，必須及時作出調整，盡快的提升石化企業的檔案管理水平，讓石化企業檔案管理工作的重要作用得到充分發揮。

參考文獻

[1]向琳.淺談檔案管理在石化企業中的現狀及其對策[J].企業導報，2015，01（24）：38.

[2]郝紅燕，賈豪燃.提升科技檔案管理水平助推企業快速發展[J].內蒙古宣傳思想文化工作，2016，02（03）：42-43.

[3]丁文宏.全面提升企業檔案管理水平[J].福建建材，2012，06（03）：118-120.

[4]宋煥東.提升企業檔案管理水平探索[J].管理觀察，2013，05（23）：29-30.