檔案安全保障能力建設的有效途徑與評價

何文麗

摘 要：在信息技術快速發展的社會環境下，各級檔案部門的檔案安全保障能力以及其有效性受到了嚴峻的考驗。因此，各級檔案部門積極響應國家檔案局提出“建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，全面提升檔案部門的安全保障能力”的號召。只有在充分保障檔案本體完整和檔案信息絕對安全的前提下，檔案事業的其他各項工作才能順利開展。通過分析當前影響檔案安全保障能力的因素，提出了建設檔案安全保障體系的相關措施。

關鍵詞：檔案；管理體制；組織體系；保障體系

中圖分類號：G273 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.03.093

2010-05-12，國家檔案局局長楊冬權同志在全國檔案安全體系建設工作會議上戰略性地提出“建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，全面提升檔案部門的安全保障能力”的號召，人們對檔案安全的關注又上了一個新的高度。檔案是一個國家、一個民族又或某一組織的真實的歷史記憶、珍貴的原始數據。檔案是十分脆弱的。基于檔案安全保障建設的實際情況和檔案工作的重要性，首先要建立正確的工作理念，主動防御，然后要根據單位的發展以及檔案管理工作的實際情況，建設完善的檔案安全保障體系和工作評估系統，從而達到安全保管檔案的目的。

1 檔案安全保障體系現狀

在當今的社會形勢下，檔案安全保障工作一直以來都受到了的重視，在檔案工作中，檔案安全保障工作被看作檔案利用和管理工作的基本條件。《中華人民共和國檔案法》中規定，一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務，并對檔案工作原則作了明確要求——維護檔案完整與安全。除此之外，《中華人民共和國檔案法》中有一半以上的內容涉及到檔案保護與安全。近年來，隨著社會各方面的發展和進步，在企業單位中，檔案安全保障工作的內容也發生了改變。

2 構建檔案安全保障體系的有效途徑

2.1 樹立主動防御的工作理念

安全保障工作的目的就是避免安全事故的發生。然而，檔案信息在目前的數字環境中，其保管工作面臨著各個方面的風險和隱患，如果對這些風險隱患不加強防范，極有可能引發安全事故。因此，在建立檔案安全保障體系之前，相關工作人員要樹立主動防御的安全理念，在日常工作中著力清除各種安全隱患，達到防患于未然的目的。

2.2 建設科學的檔案安全保障體系

在檔案安全保障體系中，無論哪一個環節出現漏洞，都會對整個安全體系造成一定的影響，甚至會對整個安全體系造成毀滅性的影響。因此，在檔案安全保障能力的建設中，要具有一定的大局觀，從整體出發，然后分析并梳理所有的相關因素，從而建立起高效的檔案安全保障系統。其建設的具體措施主要體現在以下4個方面：①在安全保障工作中，除了對檔案實體的安全進行嚴密的保管外，還要對檔案文件所在的環境進行維護，以確保其安全。比如在檔案安全保障中，要注意定期查看檔案實體的完整性和安全性，對檔案庫房的環境采取通風等防護措施，在對檔案實體安全進行維護的同時，還能對檔案相關材料及其信息數據的安全具有一定的保障作用。②在相關工作人員的管理上，要全面調動工作人員的積極性，培養起主動防御的職業觀念。在日常工作中，無論是檔案信息的形成者、管理者還是利用者，對有關檔案管理工作要十分認真、謹慎，增強工作人員在檔案工作中的安全意識，明確各個部門的人員在檔案安全保障工作中的職責，使相關部門能各司其職，從而建立完善的檔案安全保障體系。③在檔案安全保障的具體工作程序中，對檔案信息要進行全程不間斷的保護。無論是檔案的儲存、傳輸和利用過程，還是檔案的形成等，都要通過相應的安全管理措施進行嚴密操作，從而達到檔案信息一體化的防護目標。④在檔案的防護策略上，要根據工作的實際情況進行選擇。要根據“預防為主，防治結合”的防護策略，對檔案信息的損害進行防范和治理，對那些因為不可抗因素而受損的檔案進行搶救性的保護和修復，緩解檔案安全狀況惡化的情況，將損失降到最低。基于當前的社會背景，檔案安全保障工作的進行可以利用先進的技術、管理等，從技術手段、系統設計、制度規范、人員管理等方面開展起來，建立一個全面的、安全的防護體系。

3 檔案安全保障體系的評價

在目前的企業單位檔案安全保障體系建設中，為了全面了解建設工作的效果，使工作人員對實際工作有一個客觀的認識，設置相應的評價體系具有很大的必要性。要對檔案安全保障體系的定位與實際工作任務之間的聯系進行全面的認識，以便于在具體工作中具有明確的方向以及評估標準。目前，關于檔案安全保障體系的評價和考核主要有以下3個方面：①控制環境，降低風險。其中，“環境”主要指的是檔案所放置的環境，包括物理環境、社會環境以及信息存儲環境等，檔案安全保障工作就是在最大程度上減少環境因素對檔案安全的影響。②主要是針對那些處于不安全環境中的聲像檔案，在安全維護工作中相關人員要采取相應的措施使檔案穩定下來，將其可讀性、可用性和可藏性盡量提升。③利用現在的信息技術建立檔案安全保障平臺，制訂相關的管理規章制度，使用有效的安全防護措施，保持檔案信息的穩定狀態。

根據上述3個方面，對檔案安全保障體系中的社會環境、組織體系、管理體制、政策法規、安全保障技術等因素進行有針對性的處理，并對檔案安全保障的工作效率進行考核和評估，從而促進檔案安全保障工作的可持續發展。

在企業單位的檔案工作中，檔案的安全保管和有效利用是2項基本的工作任務。檔案的安全保障關系到企業單位的歷史文化傳承和發展建設，因此，提高企業單位檔案工作的安全保障能力至關重要。在檔案安全保障工作中，不僅要達到檔案資料安全保障的目的，有效提升檔案安全保障能力，還應減輕或預防自然災害及人為因素對檔案造成的影響，在信息技術背景下，適應數字檔案安全保障建設的需要。此外，檔案安全保障相關工作人員要具有較高的職業素養，明確工作中自己肩負的責任，增強風險意識和防范意識，基于健全的規章制度，認真工作，對檔案工作中的安全隱患進行準確分析，并設置考核獎懲制度，構建出完善的檔案安全保障體系，從而實現檔案管理工作的長治久安。

4 結束語

綜上所述，檔案是一個單位或個人歷史的真實、全面的反映，是我們積累和傳播知識的重要載體，是開展單位文化建設的重要素材，特別是對于企業建立企業文化有不可替代的作用。因此，我們要高度重視檔案安全防范，建立檔案安全保障體系，做好檔案安全保障工作不僅是落實黨中央領導的指示，也減輕自然災害、人為災難對檔案造成的損失。各級檔案工作人員要發揚檔案人的優良傳統，認真做好檔案安全保障工作，造福于當代，造福于后世。

參考文獻

[1]彭遠明.檔案安全保障體系構建及其實現策略研究[J].上海檔案，2011（01）.

[2]于凡.檔案安全保障能力建設的有效途徑[J].蘭臺內外，2013（01）.

〔編輯：張思楠〕