防震減災科研項目檔案管理現狀與對策

摘 要：我國作為地震相對頻繁的國家之一，深受地震所帶來的危害。為了能夠有效規避甚至避免地震為我國帶來的損失，對于地震的研究十分必要。尤其是關于防震減災科研項目的檔案，為我國提供了豐富的防震減災的一手資料，為我國建設防震減災措施提供了重要的理論基礎。因此，為了能夠使防震減災的資料得到充分利用，必須著重加強對防震減災項目相關檔案的管理。本文將就防震減災科研項目檔案管理的現狀與對策進行分析與概述。

關鍵詞：地震；防震減災；檔案管理

近年來，我國各個地區都十分重視抗震防震相關工作的部署與實施，中國地震局及其下轄的各級相關單位也逐步對防震減災項目制定出了較為完善且系統的科研項目檔案，在正在建設的相關檔案中保存了多種防震減災項目的數據、文字以及圖表等方面的內容。由于當前我國國家建設的重要任務就是防震減災項目，所以科研機構工作的重要任務也轉變為防震減災項目檔案的相關整理工作，并且已成為科學建設的關鍵內容。

1 防震減災的科研項目檔案相關概述

我國對于防震減災的研究主要包括對地震預警、版塊活動的構造等基本內容的研究之外，還包括對地震的預測與防御、以及海域地震的研究。研究方面之廣，為我國開展的各個防震減災的項目提供了充足的理論基礎。近年來，我國地震發生的次數逐漸增多，為了能夠有效減少甚至規避地震為我國帶來的災害與損失，我國開始逐漸加大防震抗災項目的支持力度，使得防震減災項目的研究種類與研究數量得到了大幅度的提升。在這種形勢之下，防震抗災研究項目的相關檔案也呈現出逐漸上升的趨勢，使得檔案的全面性與系統性得到了空前的提升[1]。

2 科研項目檔案的管理現狀概述

2.1 檔案管理體系不健全

隨著防震減災你科研項目種類的不斷增加，我國對科研項目各項工作內容與流程也提出了更高的要求，于是，階段性的相關規范文件已經無法滿足檔案管理工作的需求。第一，檔案歸檔中存在的問題。當前我國歸檔的防震減災的檔案仍然是在科研項目進行過程中所收集的基礎性材料，隨著科研項目研究種類與內容的增對，其呈現出了極大的局限性[2]。第二，檔案沒有確定的編號。在通常情況下，進行防震減災科研項目的驗收時采用的都是臨時編號的形式，在很大程度上容易造成檔案的丟失，而且降低了工作的效率。

2.2 前期控制力度薄弱

相關文件指出，在進行防震減災相關的科研項目檔案管理的工作時，主要遵循任務同步管理的原則。然而，其中的任務下達與進度檢查，尤其是檔案驗收工作，由于程序的復雜與內容種類與數量的繁多，很難實現管理的同步。產生這一現象的主要原因是檔案部門無法完全控制與掌握科研項目啟動前期的工作情況，進而無法實行及時的指導與監督。還有一個原因是項目主管部門沒有明確對檔案工作進度檢查的要求，使得課題專組的人員不夠重視檔案工作的檢查工作。

3 優化科研項目檔案的管理對策

3.1 加強檔案管理的體系建設

中國地震局檔案部不僅是我國進行地震系統相關檔案工作的核心部門，而且是管理防震減災相關科研項目的重要機構。因此，為了實現檔案管理的體系建設，本文建議中國地震局必須制定一個統一的檔案管理制度，并且將檔案管理的內容進行針對性的劃分，包括：（1）任務下達；（2）進度檢查；（3）驗收；（4）報獎考核等四部分核心內容，以此來完善與優化管理科研項目檔案的整個過程。

在下達任務的階段，主管部門應同時下達檔案收集與歸檔的任務及相關要求，促使承擔項目的相關部門及時了解項目下達的情況，并且嚴格按照相關的規章制度明確任務書的內容，使課題組能夠及時進行課題組的收集清單與檔案培訓等工作。

3.2 實行檔案系統化管理

為了能夠使前期工作的控制力度得到有效加強，相關部門在下達檢查通知時應將明確的表示出對檔案收集整理的相關檢查要求，并且充分參照科研項目的進度來實行對相應檔案的檢查。與此同時，還應嚴密對課題組的進度實行嚴密的監督，對于其中不及時、不齊全的文件檔案收集行為予以督促，并要求課題組及時補充與完善不及時、不齊全的文件檔案[3]。

在檔案分類與編號的相關工作沒有達到標準要求時，項目承擔部門還應及時對其進行指導并且為其的整改工作提供幫助。在檢查驗收檔案的過程中，還需在課題負責人進行工作報告的過程中為其提供相應的幫助，待驗收通過后在督促課題負責人完成驗收工作的提交以及申報成果獎勵等工作，使檔案的執行程序與相關工作實現系統化的管理。

4 結束語

通過上文對防震減災的科研項目檔案及其管理現狀的相關概述，可以得知，我國當前科研項目的檔案管理主要存在檔案管理體系不健全、前期控制力度薄弱以及電子文件的管理不規范等問題。針對這些問題，本文在深刻認識到科研項目檔案管理對防震減災工作的重要性的前提之下，提出了加強檔案管理的體系建設、實行檔案系統化管理以及規范電子文件管理系統等對策，以期對防震減災的科研項目檔案的管理起到一定的積極作用。

參考文獻

[1]李瑩，張萌，蔣越，姜金征，李林侗.地震科研項目檔案管理的實踐與思考[J].防災減災學報，2015，04：94-97.

[2]盧文剛，蔡裕嵐，方冰，李曉婷.地方政府地震風險預防與應急準備：實踐、挑戰及對策——基于廣東河源市的分析[J].防災科技學院學報，2015，01：72-81.

[3]劉如山，李山有，金星，王飛，李吉.關于地震預警政策的研究與探討[J].地震工程與工程振動，2015，04：27-39.

作者簡介

楊柳（1988-），女，漢，河北省石家莊市人，助理館員，學歷：本科，研究方向：科技檔案管理。