新型中小型印刷行業(yè)企業(yè)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

張萌萌++胡之惠++苗雙雙++王晨偉++任祖楠

摘要： 本系統(tǒng)采用的是“互聯(lián)網(wǎng)+印刷行業(yè)+企業(yè)管理+電子商務(wù)”模式。與現(xiàn)有印刷行業(yè)的管理系統(tǒng)相比，本系統(tǒng)將電子營(yíng)銷(xiāo)、客戶(hù)關(guān)系管理CRM融入到現(xiàn)有的ERP管理系統(tǒng)中，從而實(shí)現(xiàn)了客戶(hù)、營(yíng)銷(xiāo)、生產(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)、物流的多元化管理模式。

Abstract： The system uses the mode of "Internet+printing industry+business management+e-commerce". Compared with the existing management system of the printing industry， the system brings the electronic marketing， customer relationship management and ERP into the existing management system to achieve the diversification management mode of customer， marketing， production， warehousing and logistics.

關(guān)鍵詞： ERP；CRM；營(yíng)銷(xiāo)；印刷；管理

Key words： ERP；CRM；marketing；printing；management

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311.5 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2017）05-0067-04

0 引言

隨著電子互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)行業(yè)受到的影響越來(lái)越大。傳統(tǒng)印刷行業(yè)正處于整合、換代的時(shí)期，雖然印刷技術(shù)的發(fā)展愈來(lái)迅速，但是管理營(yíng)銷(xiāo)模式仍處于相對(duì)落后的狀態(tài)。中小型印刷企業(yè)承接的絕大多數(shù)客戶(hù)訂單，都僅限于中小型批量，而非大企業(yè)能承接到印制出版物、報(bào)紙、大型期刊的大型訂單，同時(shí)中小型印刷企業(yè)也存在資源有限的問(wèn)題，因此對(duì)于中小型印刷企業(yè)而言，多元化企業(yè)管理系統(tǒng)將會(huì)最大程度地整合企業(yè)資源、降低管理成本、拓展客戶(hù)資源。

1 可行性分析

紙質(zhì)傳媒在生活中隨處可見(jiàn)，雖然互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展日新月異，但是人們對(duì)紙質(zhì)傳媒需求并未因此降低居民反而更傾向于使用高質(zhì)量的紙制品，如包裝、筆記本等，不再是各大商家以宣傳為主的各種傳統(tǒng)制品。高質(zhì)量紙制品的制造工藝繁雜，導(dǎo)致中小型企業(yè)因資源的匱乏無(wú)法獨(dú)自完成大量訂單。據(jù)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)：目前中小型印刷企業(yè)模塊化的情況非常嚴(yán)重，每個(gè)印刷廠(chǎng)僅經(jīng)營(yíng)單一工藝紙制品，所以企業(yè)的整合以降低制造成本是非常必要的。

行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的逐漸加劇，導(dǎo)致企業(yè)利潤(rùn)降低，使得中小型印刷企業(yè)的發(fā)展日益艱難。調(diào)查發(fā)現(xiàn)中小型印刷企業(yè)的管理模式存在很大問(wèn)題，雖然已普及使用ERP管理系統(tǒng)，但是這種系統(tǒng)帶來(lái)的效益并不高。ERP系統(tǒng)人工輸入的部分，缺少系統(tǒng)本身運(yùn)算管理，而僅僅是作為生產(chǎn)單的管理、財(cái)務(wù)審核的憑證，除此帶來(lái)的是錯(cuò)誤的蝴蝶效應(yīng)。這遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法達(dá)到印刷企業(yè)的需求。

目前，印刷企業(yè)已經(jīng)與電子產(chǎn)業(yè)密切結(jié)合，但是與互聯(lián)網(wǎng)的交集并不多。在當(dāng)今電子商務(wù)的環(huán)境下，客戶(hù)更傾向于在互聯(lián)網(wǎng)上尋找印刷企業(yè)，而不是通過(guò)廠(chǎng)家的傳統(tǒng)各種營(yíng)銷(xiāo)手段來(lái)選取廠(chǎng)家。本系統(tǒng)融合ERP、CRM、電子商務(wù)等技術(shù)，加強(qiáng)了企業(yè)與互聯(lián)網(wǎng)之間的相互結(jié)合、與客戶(hù)的聯(lián)系，可以整合各中小印刷企業(yè)的資源，這將使中小型印刷企業(yè)在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代獲得重生。

2 系統(tǒng)架構(gòu)

系統(tǒng)設(shè)計(jì)總圖如圖1所示，主要分為資源管理、銷(xiāo)售/客戶(hù)管理兩大模塊。資源管理模塊包括生產(chǎn)管理、倉(cāng)儲(chǔ)管理、財(cái)務(wù)管理、設(shè)備管理、人力資源管理等。銷(xiāo)售管理與客戶(hù)管理作為整個(gè)項(xiàng)目的重點(diǎn)，單獨(dú)從傳統(tǒng)的ERP管理中提取出來(lái)作為兩個(gè)個(gè)主干的一部分。銷(xiāo)售管理的主體是電子商務(wù)，包括企業(yè)網(wǎng)站、連接各銷(xiāo)售平臺(tái)等。客戶(hù)管理主要是由客戶(hù)APP等構(gòu)成。

3 傳統(tǒng)ERP模塊的改進(jìn)

3.1 生產(chǎn)管理

生產(chǎn)管理就是對(duì)整個(gè)生產(chǎn)過(guò)程的管理。當(dāng)新/老客戶(hù)來(lái)詢(xún)價(jià)時(shí)，經(jīng)報(bào)價(jià)雙方談好價(jià)格，然后確認(rèn)訂單開(kāi)始進(jìn)入到生產(chǎn)階段；或者客戶(hù)已經(jīng)在公司有過(guò)訂單、購(gòu)買(mǎi)公司給出的已經(jīng)計(jì)價(jià)的套餐，則直接確認(rèn)訂單進(jìn)入生產(chǎn)過(guò)程。整個(gè)生產(chǎn)過(guò)程包括印前設(shè)計(jì)、確認(rèn)、出板、印刷及后續(xù)步驟。生產(chǎn)過(guò)程管理是對(duì)整個(gè)生產(chǎn)流程的監(jiān)控，以確保每個(gè)訂單自生成到結(jié)束的每個(gè)環(huán)節(jié)都沒(méi)有錯(cuò)誤。

3.2 倉(cāng)儲(chǔ)管理

中小型印刷企業(yè)中，由于人員缺乏以及場(chǎng)地租金問(wèn)題，造成原材料存放混亂、半成品及成品處理不及時(shí)等一系列問(wèn)題，為解決類(lèi)似問(wèn)題，本系統(tǒng)針對(duì)中小型印刷企業(yè)的特點(diǎn)做出了一些的更改，將所有的物品出倉(cāng)、入倉(cāng)、存儲(chǔ)位置都進(jìn)行相應(yīng)的記錄。當(dāng)半成品、成品超出存放時(shí)間會(huì)進(jìn)行警報(bào)。

3.3 財(cái)務(wù)管理

財(cái)務(wù)作為企業(yè)的重中之重，一定馬虎不得。整個(gè)財(cái)務(wù)管理涉及應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、成本、工資、銀行對(duì)賬、各類(lèi)報(bào)表等部分。統(tǒng)計(jì)銷(xiāo)售部門(mén)產(chǎn)生的訂單，記入應(yīng)收賬款文件；統(tǒng)計(jì)采購(gòu)及生產(chǎn)外包產(chǎn)生的費(fèi)用，記入應(yīng)付賬款文件；由印刷所用時(shí)間、耗材使用等統(tǒng)計(jì)得來(lái)運(yùn)營(yíng)的成本，記入成本核算文件；工資管理是由人事部門(mén)計(jì)算基本工資，結(jié)合每個(gè)人的獎(jiǎng)懲產(chǎn)生工資單等，并產(chǎn)生明細(xì)記錄于工資文件中；銀行對(duì)賬后所有明細(xì)資料存入相應(yīng)的對(duì)賬文件。整個(gè)系統(tǒng)中財(cái)務(wù)所涉及的明細(xì)都需將原件掃描存入數(shù)據(jù)庫(kù)中，每種文件由系統(tǒng)調(diào)用數(shù)據(jù)庫(kù)自動(dòng)生成相應(yīng)的報(bào)表，這樣使得財(cái)務(wù)賬單明確、出錯(cuò)幾率小。

4 CRM客戶(hù)關(guān)系管理

客戶(hù)關(guān)系管理主要分線(xiàn)下和線(xiàn)上兩大部分。系統(tǒng)為了加強(qiáng)印刷企業(yè)的線(xiàn)上功能，將原本需要人員電話(huà)、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的內(nèi)容提煉到網(wǎng)頁(yè)/客戶(hù)端。線(xiàn)下部分由銷(xiāo)售人員和客戶(hù)面對(duì)面的交流組成，每次的行為記錄在數(shù)據(jù)庫(kù)中。線(xiàn)上部分由APP和網(wǎng)店組成。如圖2所示，客戶(hù)APP為客戶(hù)提供了在線(xiàn)實(shí)時(shí)交流支持、訂單查詢(xún)、企業(yè)動(dòng)態(tài)、訂單追蹤和自動(dòng)報(bào)價(jià)服務(wù)。這些是客戶(hù)所需要的內(nèi)容、同時(shí)企業(yè)動(dòng)態(tài)和實(shí)時(shí)交流促進(jìn)了企業(yè)與客戶(hù)的交流。

5 系統(tǒng)特色

自動(dòng)印刷報(bào)價(jià)模塊獨(dú)立于各個(gè)系統(tǒng)模塊，但又與每個(gè)系統(tǒng)模塊相輔相成。它根據(jù)其他系統(tǒng)模塊提供的數(shù)據(jù)，進(jìn)行相應(yīng)的運(yùn)算，而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)報(bào)價(jià)。相比于現(xiàn)有的印刷報(bào)價(jià)而言，擁有更高的自動(dòng)化程度、更豐富的報(bào)價(jià)內(nèi)容以及更好的報(bào)價(jià)體驗(yàn)。

普通印刷報(bào)價(jià)僅包括單一的報(bào)價(jià)過(guò)程，缺少靈活性。本系統(tǒng)設(shè)計(jì)的自動(dòng)報(bào)價(jià)模塊如圖3所示，具有彈性的價(jià)格/種類(lèi)推薦、成本核算和生產(chǎn)計(jì)劃/交貨時(shí)間預(yù)計(jì)等優(yōu)點(diǎn)。這方便客戶(hù)了解訂單耗時(shí)、不同搭配等需求，同時(shí)也滿(mǎn)足了企業(yè)明確生產(chǎn)鏈、自動(dòng)安排訂單排序、成本核算等需求。本模塊通過(guò)提高系統(tǒng)的自動(dòng)化程度，既兼顧客戶(hù)體驗(yàn)，又注重到印刷企業(yè)的需求。

5.1 環(huán)節(jié)簡(jiǎn)介

5.1.1 傳統(tǒng)報(bào)價(jià)過(guò)程

基本的印刷報(bào)價(jià)過(guò)程是由客戶(hù)發(fā)起的。客戶(hù)提出需求后，銷(xiāo)售部門(mén)開(kāi)始計(jì)算價(jià)格。對(duì)于中小型印刷企業(yè)來(lái)說(shuō)，大多數(shù)由人工手算或者普通的印刷報(bào)價(jià)小軟件計(jì)算得到。計(jì)算得來(lái)的價(jià)格由銷(xiāo)售部門(mén)告知客戶(hù)。往往一次的價(jià)格并不能達(dá)到客戶(hù)的需求。例如：客戶(hù)也許會(huì)有不同種類(lèi)的需求方案，客戶(hù)每一次變換需求價(jià)格就得重新計(jì)算一次，直到滿(mǎn)足用戶(hù)所有的需要才能進(jìn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)。

5.1.2 自動(dòng)拼板

在基本的印刷報(bào)價(jià)過(guò)程中，由于客戶(hù)所需產(chǎn)品的數(shù)量、尺寸不同，可以進(jìn)行拼板操作以達(dá)到節(jié)約成本、加快印刷速度的目的。但是傳統(tǒng)的印刷報(bào)價(jià)過(guò)程中往往是對(duì)照印刷開(kāi)本進(jìn)行估算產(chǎn)品所需要用的紙張開(kāi)本。這造成了紙張的極度浪費(fèi)和印刷成本的增加。本系統(tǒng)特有的自動(dòng)拼板功能將省略計(jì)算紙張開(kāi)本步驟，使原本繁瑣的計(jì)算過(guò)程變得簡(jiǎn)單。

5.1.3 推薦報(bào)價(jià)

推薦報(bào)價(jià)就是在本身的報(bào)價(jià)外，還會(huì)輸出變換一定報(bào)價(jià)條件后的價(jià)格。這樣的設(shè)置既可以讓客戶(hù)了解到除本身需求之外的報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)，視情況改變訂單需求，也可以在客戶(hù)不明確或者需要了解不同條件時(shí)，自動(dòng)輸出根據(jù)需要變換后的價(jià)格。這樣就節(jié)省了反復(fù)多次報(bào)價(jià)的過(guò)程，方便客戶(hù)了解全面的價(jià)格，從而根據(jù)需要選擇適合的價(jià)格。推薦價(jià)格是在客戶(hù)輸入完產(chǎn)品要求后，與報(bào)價(jià)計(jì)算同時(shí)進(jìn)行的，在用戶(hù)輸入完產(chǎn)品要求后，輸入需要變換的條件，當(dāng)不輸入時(shí)則由系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)置。接著系統(tǒng)計(jì)算客戶(hù)輸入的明確價(jià)格，并同步計(jì)算用戶(hù)擬更改某些條件后的價(jià)格，然后將所有計(jì)算結(jié)果輸出到顯示界面。如果用戶(hù)確定其中一個(gè)作為最終的要求，則進(jìn)入訂單提交環(huán)節(jié)；如果所有的條件都不能滿(mǎn)足需求，用戶(hù)可以選擇更改變換條件，或者重新輸入產(chǎn)品要求重新開(kāi)始報(bào)價(jià)，直到客戶(hù)確定某一報(bào)價(jià)，進(jìn)入下一關(guān)節(jié)，也可以直接放棄本次報(bào)價(jià)。

5.1.4 生產(chǎn)安排（訂單耗時(shí)預(yù)計(jì)）

傳統(tǒng)印刷報(bào)價(jià)只能提供產(chǎn)品價(jià)格，無(wú)法預(yù)估生產(chǎn)時(shí)間。本系統(tǒng)的生產(chǎn)管理模塊將計(jì)算并記錄每個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)所需要的時(shí)間，根據(jù)每個(gè)訂單的具體情況進(jìn)行生產(chǎn)時(shí)間的統(tǒng)計(jì)，從而預(yù)估訂單的開(kāi)始制作時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。由于企業(yè)每種設(shè)備數(shù)量的不同，可以組合多種生產(chǎn)設(shè)備鏈，同時(shí)產(chǎn)生不同的時(shí)間花費(fèi)。綜合所有的因素就會(huì)產(chǎn)生最多和最少時(shí)間耗費(fèi)。這樣客戶(hù)就能夠明確知道產(chǎn)品生產(chǎn)的時(shí)間，也方便了企業(yè)對(duì)生產(chǎn)的安排。

5.1.5 成本估算

以往的報(bào)價(jià)中只有報(bào)給客戶(hù)的價(jià)格。但是對(duì)于每一個(gè)訂單的成本都沒(méi)有進(jìn)行核算，因此對(duì)于某一個(gè)單獨(dú)訂單而言，只有相對(duì)于出廠(chǎng)價(jià)的利潤(rùn)，而沒(méi)有印刷企業(yè)自己的利潤(rùn)。這對(duì)于印刷企業(yè)來(lái)說(shuō)是一個(gè)缺陷。本系統(tǒng)將紀(jì)錄各環(huán)節(jié)的成本，當(dāng)訂單產(chǎn)生的時(shí)候，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算使用不同生產(chǎn)鏈時(shí)所花費(fèi)的總成本，并推薦花費(fèi)最低的生產(chǎn)鏈作為默認(rèn)的生產(chǎn)鏈。同時(shí)可以用于錯(cuò)誤訂單的盈虧核算，使得賬目更加明確。

5.2 詳細(xì)流程

報(bào)價(jià)流程如圖4所示，程序首先判斷是不是全新的訂單，如果不是則進(jìn)入舊訂單再生報(bào)價(jià)，否則開(kāi)始新的報(bào)價(jià)過(guò)程。

全新的報(bào)價(jià)過(guò)程先由客戶(hù)在網(wǎng)頁(yè)或者APP端輸入報(bào)價(jià)需要的數(shù)據(jù)，比如紙張類(lèi)型、印刷品種、數(shù)量、頁(yè)數(shù)等不同需求，產(chǎn)生一系列不同的報(bào)價(jià)條件。整個(gè)報(bào)價(jià)過(guò)程使用當(dāng)型循環(huán)，當(dāng)所有不同的報(bào)價(jià)條件全部執(zhí)行完后進(jìn)入下個(gè)步驟。系統(tǒng)先將所有的條件種類(lèi)進(jìn)行排序，然后進(jìn)入循環(huán)流程。進(jìn)入循環(huán)后首先確定條件種類(lèi)，然后進(jìn)行尺寸的計(jì)算。

手提袋的例子如圖6所示，此圖展示了手提袋的實(shí)物圖和其平面展開(kāi)圖，根據(jù)其展開(kāi)圖的邏輯使用圖5流程進(jìn)行平面展開(kāi)尺寸計(jì)算和進(jìn)行拼板操作。拼板操作為了使產(chǎn)品在固定印刷機(jī)面幅下，能最多數(shù)量的印制，以節(jié)省成本。

在進(jìn)行拼板后，不同的拼板尺寸要選用不同的印刷設(shè)備，以保證不同的印制面幅都被計(jì)算，而不出現(xiàn)錯(cuò)誤。再次進(jìn)入循環(huán)后，首先要確定的就是生產(chǎn)線(xiàn)安排，這樣不僅可以預(yù)先模糊地了解訂單完成時(shí)間，還可以計(jì)算不同生產(chǎn)線(xiàn)的不同成本，使得利潤(rùn)最大化。

生產(chǎn)計(jì)劃流程也是使用當(dāng)型循環(huán)結(jié)構(gòu)，遍歷所有涉及到的設(shè)備。完成生產(chǎn)計(jì)劃的安排，首先調(diào)取整個(gè)訂單所涉及所有設(shè)備現(xiàn)有的生產(chǎn)安排，這就了解到每個(gè)設(shè)備最早能夠開(kāi)始處理本訂單的時(shí)間。接著根據(jù)每臺(tái)設(shè)備的性能估算每道工藝在各個(gè)設(shè)備上花費(fèi)的時(shí)間。然后預(yù)計(jì)開(kāi)始時(shí)間和花費(fèi)時(shí)間，可以得到結(jié)束時(shí)間。將所有時(shí)間進(jìn)行整合，即可得到訂單完成的近似時(shí)間。但是由于每種印刷物品種類(lèi)的印制流程不同，如果僅僅按照時(shí)間先后順序進(jìn)行生產(chǎn)，則會(huì)造成生產(chǎn)的浪費(fèi)。所以需要經(jīng)過(guò)生產(chǎn)統(tǒng)籌算法，對(duì)整個(gè)生產(chǎn)進(jìn)行細(xì)化安排。生產(chǎn)計(jì)劃的完成給印刷企業(yè)明確了實(shí)施步驟，減少了出錯(cuò)概率，使得訂單有條不紊的進(jìn)行。

進(jìn)行生產(chǎn)計(jì)劃安排（如圖7）之后，進(jìn)入產(chǎn)品價(jià)格的計(jì)算和成本的估算（如圖8）。產(chǎn)品價(jià)格是由每道工序加工成本及材料成本累加后再加一定比例的利潤(rùn)所得。首先由每個(gè)訂單數(shù)據(jù)整合出的單位變量?jī)?nèi)的消耗成本。成本的估算由單位變量?jī)?nèi)的消耗成本與每個(gè)變量乘積后累加所得。成本的估算使得每筆訂單的利潤(rùn)明確，而且在訂單出錯(cuò)返廠(chǎng)再造時(shí)可以用來(lái)核對(duì)盈虧，同時(shí)也給財(cái)務(wù)審計(jì)帶來(lái)便利。

到此整個(gè)全新報(bào)價(jià)計(jì)算過(guò)程結(jié)束。當(dāng)開(kāi)始進(jìn)入的不是全新報(bào)價(jià)的過(guò)程，而是老客戶(hù)，則選擇之前的訂單再次進(jìn)行報(bào)價(jià)，報(bào)價(jià)程序就跳過(guò)尺寸的計(jì)算，直接進(jìn)行之后的生產(chǎn)計(jì)劃安排、價(jià)格計(jì)算、成本估算三個(gè)步驟。因?yàn)樵偕挠唵文康男悦鞔_，往往不需要再進(jìn)行推薦。

經(jīng)過(guò)報(bào)價(jià)計(jì)算之后，得出與一系列初始條件相對(duì)應(yīng)的價(jià)格、時(shí)間估算表單，供客戶(hù)進(jìn)行選擇。如果客戶(hù)滿(mǎn)意其中一種則隨即生成訂單，將此條數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫(kù)，并且將相關(guān)信息反饋至其他部門(mén)系統(tǒng)，進(jìn)行再一步的操作，至此報(bào)價(jià)流程結(jié)束。

6 總結(jié)

本文詳細(xì)分析了當(dāng)前印刷行業(yè)中中小型印刷企業(yè)的生存現(xiàn)狀。根據(jù)分析的結(jié)果，系統(tǒng)時(shí)構(gòu)建了自動(dòng)報(bào)價(jià)等一系列針對(duì)印刷企業(yè)的模塊。這充分降低了印刷企業(yè)的管理成本、提高了工作效率；同時(shí)與互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合帶來(lái)了更廣的業(yè)務(wù)范圍。擁有這些特點(diǎn)的ERP系統(tǒng)從多方面解決了當(dāng)前中小型印刷企業(yè)生存的窘境。

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