技工院校檔案管理存在的問題及對策

丁枚

隨著時代的發展進步，教育改革也在不斷深入，技工院校的檔案管理工作也越來越受到人們的關注。技工院校檔案管理是當前教育事業的一個重要的組成部分，也是技工院校培養人才、服務社會的直接記錄。伴隨著現代科技的快速發展，信息量在不斷增長，人們的思想觀念也在發生改變， 網絡信息技術被廣泛應用于社會各個領域，信息的處理量也越來越大。而當前技工院校的檔案管理工作還不夠規范，檔案管理所需的基礎設施建設還相對滯后。因此，技工院校的檔案管理工作應抓住機遇，加大檔案人才隊伍建設，加強組織領導，使檔案管理工作更好地服務于學校的發展。

一、檔案管理工作存在的問題

隨著我國教育體制不斷深化改革，技工院校的檔案管理工作也需要適應時代發展的要求。技工院校檔案是指在以往的辦學活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。它伴隨著學院的建立、發展而日漸積累和豐富，真實記載了學校教育發展事業的奮斗歷程，全面反映了學校最基本的職能活動，是學校寶貴的精神和文化財富，對學校回顧歷史、指導工作、規劃未來具有重要的意義。因此檔案管理工作如何做好，需要引起各級領導的重視。而對于技工類高職院校檔案管理工作來說，基本上還在延續原來的管理模式，種種原因造成檔案管理缺乏創新，無法保證對檔案進行系統、安全的管理，加上信息系統和管理軟件要定期維護、升級，需要消耗一定的時間和人力，這些問題導致技工院校檔案管理工作滯后且難以取得大的發展。

（一）檔案工作人員整體綜合素質不適應、缺乏專業性

很多技工院校的檔案管理工作，都是由學院根據需要安排的其他工作人員，缺乏必要的專業知識和專業素質，加上領導對檔案工作的重視程度有限，導致檔案管理工作成為學校無人問津的一個部門。而當前檔案管理工作已經不是簡單的檔案保管，檔案工作人員需要與時俱進，具備專業的檔案管理工作技能和較高的綜合素質，并掌握一定的計算機應用技術。我國的網絡信息技術在不斷提高，應用范圍不斷擴大，檔案實現信息化管理已經勢在必行，大量的學院檔案需要計算機錄入，形成電子文檔，以便于使用者隨時調取。但是目前檔案管理工作人員很多都不具備專業的管理技能，嚴重影響了檔案管理工作的發展進步。學院的檔案管理工作面對全校師生，其管理工作必然涉及到網絡信息技術的專業應用。檔案信息化建設離不開技術人才的支持，所以現有的檔案管理人員無法滿足新形勢下檔案管理的要求。

（二）檔案工作人員缺乏服務意識

很多技工院校的檔案管理工作可以說是無人問津，校領導重視程度不夠，檔案管理工作人員業務知識缺乏，加上檔案管理模式落后，信息更新不及時。認為檔案管理工作僅僅是保存學校的歷史資料和學生教師的檔案，如果需要查找檔案也是你要查什么我就給你找什么，這時就有可能出現資料不全、信息缺失等問題，因而影響了檔案資料的使用效率和作用，也暴露出檔案管理者缺乏檔案服務和利用意識。滿足利用者的需求也就更無從談起了。

（三）現行的檔案管理模式滯后

針對現代辦公條件下電子文件和電子檔案的大量產生，實現檔案一體化管理模式是極其必要的。從我國技工院校檔案管理工作的發展情況來說，管理模式還普遍原始落后，檔案人員的查全率、查準率還不高，且存在查找時間長、手工檢索慢等問題。“手寫歸檔”的現象也仍然存在，這都嚴重降低了檔案管理工作效率和檔案使用率。檔案信息系統建設不完善，管理軟件落后或不統一，即使利用電腦對信息進行歸檔，也可能存在信息不完善的問題，從而不能滿足教師和學生的需求。同時，原有的檔案管理制度不創新，也不能適應當前信息化的發展。

二、提升檔案管理工作質量和水平的對策

學院檔案管理工作要適應發展的需要，不僅要提高管理層次，更要從思想上加大重視力度，提高檔案服務意識，完善檔案管理制度，從多方面著手促進檔案管理的進步。要切實做好技工院校檔案管理工作，應該從以下三個方面加以改進。

（一）完善和創新檔案管理工作機制

檔案工作是學校管理工作的重要組成部分，是辦好學校的重要基礎性工作。是衡量一所學校管理水平的重要標志之一。加強學校檔案管理工作，無論是在總結教育工作經驗，探索、掌握教育工作規律方面，還是維護教育、科研和管理人員合法權益方面，都具有不可估量的作用。尤其在技工職業教育競爭愈演愈烈的今天，檔案工作在擴大學校影響力和知名度、爭創教育品牌，促進學院和諧發展等方面具有不可忽視的作用。而目前，我國很多技工院校的檔案管理工作并不是一個獨立的部門，而是隸屬于學校的行政部門或者辦公室業務部門，抑或是黨政辦公室的分支，主要工作是貫徹落實學校的具體要求，而非針對檔案管理工作制定計劃。這種管理模式已經不適應學校現代化管理的要求，也影響到技工院校檔案管理工作的進一步發展。因此技工院校要進一步加強和完善學院的科學管理體制，從本院實際出發，摸索經驗，對檔案管理工作進行改革創新，使檔案管理工作相對獨立，同時賦予檔案管理工作一定的自主管理權，激勵和激發工作人員的創造活力，不斷滿足師生對檔案的利用需求。

（二）轉變思想觀念，提高業務素質

學院領導要對檔案部門給予更多的重視，在人員配置上克服盲目性和隨意性，優化人員結構。檔案工作人員要改變過去墨守成規的保守思想，轉變重保管、輕利用的觀念。要充分認識到提高自身素質的緊迫性，不斷學習先進的管理知識，不斷更新自身的業務知識，改變傳統落后的管理思想和管理方式，樹立超前意識、創新意識，做到政治上合格、思想上成熟、業務上精通，力爭使自己成為一個一專多能的復合型檔案管理人才。也只有提高檔案人員的素質，建立一支高素質、與時俱進的復合型多層次的檔案隊伍，才能實現檔案工作可持續發展。

（三）創新管理手段，促進檔案管理工作規范化、標準化

當今世界，網絡信息技術日新月異，已全面融入社會生產生活。檔案管理工作的發展趨勢也必然是網絡化、信息化、數據化，和傳統的檔案工作相比，它使得檔案工作的質量更高，效率也有了顯著的提升。因此，科技信息技術的融入，是技工院校檔案管理工作的重點。學校應該加快推進建立檔案數據庫工作，以提高檔案的檢索準確度和速度。加大檔案工作宣傳力度，提高檔案管理意識，同時，學校要針對自身的發展情況，增加對檔案管理人力物力的投入，配備檔案專管人員，做到機構健全，人員落實，每年檔案工作訂目標、有計劃，職責明確，做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，科學利用有目標。建立有效的激勵機制，創新管理手段和管理制度，整合檔案資源，規范檔案管理，不斷提高檔案管理水平和綜合服務能力。及時做好檔案管理系統的升級工作，實現檔案管理系統與辦公自動化系統的有效連接，全面提高檔案管理的信息化水平，以更好的滿足學校日益增長的服務需求。

從檔案形成部門的源頭開始抓起，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，且具有相對獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。加強檔案管理工作力度，明確檔案工作職責，建立科學有效的管理制度，使技工院校檔案管理建設納入規范化、制度化、科學化的軌道。

（作者單位：濟南市技師學院）