如何做好新形勢下事業部檔案業務工作

黃金艷

摘要：檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。“立足崗位當先鋒，推動振興做貢獻”實踐活動是推進“兩學一做”學習教育的重要舉措，更是推動遼寧新一輪振興發展的迫切需要，這就要求從事檔案工作的專兼職檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。

關鍵詞：檔案工作；管理

一、規范化、科學化的檔案管理

規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，也是成為一流企業的一項重要保障。當今世界已進入知識經濟和信息時代，信息已成為比資產（本）更為重要的戰略資源。檔案管理工作作為信息業的組成部分，檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。

我們撫順石化礦區服務事業部（以下簡稱事業部）成立于2007年8月22日，分為四大板塊。物業服務及公用事業服務板塊，主要包括住宅小區管理服務、獨身職工宿舍管理、居民暖氣、民用液化氣服務；社會公益性事業板塊，主要包括文體活動場所（文體中心、文化宮、體育館、游泳館）、報社、電視臺、托幼服務、通勤服務等業務；離退休管理及醫療衛生板塊，主要有離退休服務、醫療衛生服務；危舊房改造及房地產開發板塊，主要有房產管理和房產開發業務。

事業部機關設經理（黨委）辦公室、人事勞資部、財務部、安全運行部、機動工程部、企劃部（政策研究室）、黨群工作部、紀委監察部8個副處級管理部門。下屬11個直屬單位，分別為物業服務中心、燃氣服務中心、房產管理中心、生活服務中心、文化體育中心、運輸服務中心、新聞中心、石化總醫院、離退休管理中心、人才交流中心、房地產開發公司。事業部兼職檔案員22人，專職檔案員2人。

為了使事業部向標準化、質量化的軌道前進，發展的同時檔案工作不容被削弱，使得檔案工作的發展不置后于企業發展速度，全面地記錄和反映事業部建立、建設和發展的歷史過程，是辦公室行政管理的重要組成部分和必須做好的一項基礎性工作，成為一項緊迫的任務。它將為事業部各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，也成為衡量事業部經營管理水平的重要標志。

二、增強檔案管理工作的自覺性

以《檔案法》為指導，以集團公司檔案管理辦法和有關檔案工作的法規管理文件為依據，按照《集團公司檔案管理手冊》要求，進一步規范檔案管理。目前，事業部機關綜合類檔案4336件，合同類1636件，聲像類201件，建設項目類335卷，會計類1679卷，由機關各部門兼職檔案人員完成，他們一專多能并且嚴格要求自己按時、按標準、自覺的完成每一年度的檔案工作。

事業部在規范檔案管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。從這9年檔案工作的收集整理過程中，也發現些問題：一是，業務部門沒有把檔案工作納入部門職責范圍，導致部分檔案信息的流失。二是，在日常活動中形成的大量檔案均分散保存，檔案有散失情況。三是，聲像類檔案中的視頻檔案歸檔不及時，重新整理往年視頻檔案費時、費力，存在重大事件、重大公務活動和工作成果等檔案流失情況。檔案信息的流失問題主要表現在：業務部門研究人員對企業的調查論證、申報立項、洽談協議、審批登記等檔案大多掌管在相應的當事人手中，不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經常歸復印件。這些問題直接隨著人員的流動導致檔案信息資源的部分流失。上述檔案信息資源流失部分，正是亟需拓展、開發的檔案資源。

三、建立完善檔案工作體制，提升人員整體素質

要加強對檔案工作的關心與支持，把檔案作為一項重要工作列入工作考核，應按“統一領導，分級管理”的原則，建立綜合性檔案室，構建事業部檔案工作管理網絡，加強對直屬各單位、機關各部門檔案工作的業務指導和監督。科學合理配備檔案工作人員，支持和幫助檔案部門充實干部人才隊伍。建立健全激勵機制，充分調動檔案工作者的積極性，對在檔案工作中作出突出貢獻的先進集體、先進個人給予表彰。

加強檔案人員的培訓，不斷提高檔案干部人才隊伍綜合素質，努力造就一支講政治、守紀律、作風正、業務精的檔案干部人才隊伍。檔案人員必須要堅定理想信念，站穩政治立場，講政治、重黨性，做態度，牢記檔案事業是“功在當代、利在千秋”的大業，使檔案價值、自身的價值不斷升華。在注重檔案工作人員的業務培訓的同時，必須重視相關法律法規的培訓學習，讓“法定職責必須為、法無授權不可為”“依法治檔”的觀念切實深入人心。

四、構建全方位多層次的檔案利用體系

加快檔案工作由重整理向重服務轉變，積極探索“互聯網+”模式，實施檔案數字化、信息化，促進檔案資源高效共享。要真正實現檔案資源的共享和高效利用，必須要做到“三個統一”即：“統一標準”，檔案數字化具有長期性、復雜性和專業性的特點，必須要有統一的標準作為指導和依據；“統一部署”，按照“存量數字化，增量電子化”的工作思路，把數字檔案建設列入信息化建設整體規劃，統一部署、統一實施。“統一培訓”，標準、系統的統一最后的落腳點必須是在執行運用上，必須通過統一的培訓，讓檔案工作者認識前沿，學習先進，從而加快事業部檔案數字化、信息化建設。