新時期檔案管理信息化建設研究

張仁芬

摘 要：檔案管理信息化建設是檔案工作創新的客觀需要，是現代化檔案管理工作的必然趨勢。本文在簡要分析檔案管理信息化建設的內涵及意義基礎上，針對當前檔案管理信息化建設面臨的主要問題，提出新時期檔案管理信息化建設的相應對策，即重點加強檔案管理信息化的基礎設施建設、資源體系建設、安全管理制度建設、標準體系建設和人才隊伍建設，以信息化建設促進檔案事業的跨越式發展。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；問題；對策

1 檔案管理信息化建設的內涵及意義

檔案管理信息化是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，運用現代化的信息技術和檔案網絡建設平臺等，科學合理的處置、管理和應用檔案信息資源，推進檔案管理現代化進程。檔案管理中檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，數字技術的大規模應用，檔案信息資源的數字化、網絡化和共享等是檔案管理信息化的主要特點。檔案管理信息化建設的最終目標是提高檔案管理的現代化水平，充分挖掘檔案的社會價值，以為社會提供優質的檔案信息服務。

與傳統檔案管理相比，檔案管理信息化具有明顯優勢：第一，利用信息化的檔案管理方式，檔案存在形式由傳統的“紙質形式”轉變為“以電子文件為形式的文字、圖片、音視頻”等，檔案資源的收集、儲存、分類、統計和查閱更為便捷，檔案資源更易于保存、檢索，提高了檔案傳輸速度和傳輸安全性。第二，積極推進檔案管理信息化建設，檔案管理活動中全面應用現代信息技術實施，傳統的檔案管理方式發生變革，檔案管理工作的效率和質量大大提升。第三，檔案信息化建設促進了檔案資源的開發、利用、保存和傳遞，有利于實現檔案資源的共享。

第四，檔案管理信息化建設有利于促進我國檔案工作標準規范體系的建設和檔案管理體制的創新和完善，從而全面推進我國檔案事業的蓬勃發展。

2 檔案管理信息化建設面臨的主要問題

2.1 缺乏對檔案管理信息化重要性認識

當前，雖然我國的檔案信息化建設工作取得了一定的進展，但檔案管理工作中“為保管而保管，重保管輕利用”的思想依然存在，思想認識上出現偏差，往往怠于配合、協助。

2.2 資金投入不足，基礎設施不夠完善

檔案信息化建設必須以高性能的軟硬件基礎設施來保證，但目前因缺乏對檔案信息化建設的資金投入，相關的軟硬件設施配備不全，且維修、更換、升級等未及時跟上，制約著檔案信息化建設。

2.3 檔案管理的標準化水平低

檔案管理信息化標準的制定和執行是信息化建設的保證，但就目前而言，我國各地、各系統檔案信息和網絡建設的形式尚未建立統一標準和規范，規范性有待提高，檔案信息資源建設落后，無法全面實施。

2.4 缺乏專業的檔案管理信息化人才

由于缺乏一支綜合素質高的檔案管理信息化人才隊伍，嚴重阻礙我國檔案管理信息化建設。目前，部分從事檔案信息化管理的人員的綜合素質偏低，其技術能力、管理經驗等不能適應新時期檔案信息化建設的需求，同時由于人員的穩定性不足，阻礙檔案信息化建設工作的進展。

3 推進檔案管理信息化建設的對策

3.1 加強檔案管理信息化的基礎設施和資源體系建設

檔案管理信息化的基礎設施和資源體系建設是檔案管理信息化建設的核心任務和基礎工作。加強檔案管理信息化的基礎設施建設，一方面要配備質量可靠、性能優良的軟、硬件設備。

另一方面，綜合考慮館藏規模、檔案管理軟件運行要求等諸多因素開發檔案管理軟件，提高檔案管理軟、硬件的安全、正常運行。同時提高檔案管理計算機和網絡技術的應用程度，建立和健全面向社會、服務公眾的檔案管理網站，以有效實現檔案信息資源的共享。而加強檔案管理信息化的資源體系建設，應積極運用信息技術與多媒體技術、信息技術等全面整合檔案信息資源，重點加強檔案目錄中心建設、檔案目錄數據庫建設、紙質檔案數字化建設、檔案電子文件歸檔及多媒體檔案數據庫的建設。

3.2 健全檔案管理信息化的管理制度，重點加強安全管理制度建設

檔案管理部門應不斷建立和完善檔案工作的管理制度，規章制度要體現合理性、科學性、簡明實用性和制度約束的雙向性。

同時應嚴格執行管理制度，維護制度執行的嚴肅性，制定相應的獎懲制度，提高制度的權威性。另外，鑒于檔案信息化管理體系的資源共享性，應重點健全檔案管理信息化的安全管理制度，檔案管理人員應提高警惕性，自覺遵守和貫徹相關的法律、法規、制度與標準，依法對檔案資源進行管理，確保檔案信息化系統安全、穩定運行。同時可采用防范病毒的網絡系統、數據庫自動備份、身份認證、查閱權限、加密保護等安全防護措施，提高檔案數字化的安全性，維護網絡信息系統的安全。

3.3 加強檔案管理信息化的標準體系建設

檔案管理信息化決不僅僅是檔案的錄入、掃描和網絡傳輸，每個步驟都應有其相應的標準，以防止各自為政帶來的一系列問題。因此，應制定重點行業檔案工作規范，加強檔案管理信息化的標準體系建設。具體而言就是對檔案資料的歸檔、管理檔案信息的資源標識、描述、轉化、存儲、查詢、交換與使用等過程制定統一的技術標準，如音頻文件按照統一格式進行轉化、掃描件要達到統一清晰度，以保障檔案信息化工作有統一的工作規范可以依據，確保檔案信息化工作有章可循。另外，在檔案管理信息化標準體系建設過程中應避免檔案信息資源的重復開發，提高檔案信息資源的利用率。

3.4 加強認識，促進檔案管理信息化的人才隊伍建設

各級檔案管理部門要摒棄傳統工作理念，積極改變工作思路，樹立現代性的檔案管理理念，可通過培訓等手段強化檔案管理人員對檔案管理信息化的理解和認識，創新檔案管理方式及服務方式，以更好的適應時代發展的新需求。另外，高素質的人才支持是檔案管理信息化建設的基礎和保障，因此應不斷加強檔案管理信息化的人才隊伍建設。為提高檔案管理信息化人才隊伍綜合素質，有必要加強定向培訓力度，加強對檔案管理人員的繼續教育工作，提高檔案管理人員的專業知識、業務技能、檔案管理信息化技術。可定期組織業務培訓及專業技術培訓，使檔案管理人員掌握局域網、網絡設備、數據庫、網站、軟件系統等信息技術和檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史、檔案管理學等檔案專業知識，成為復合型的檔案專業人才。同時要求檔案管理人員具備良好的職業素養、較強的開拓創新意識。

總之，檔案管理信息化建設是一項系統工程，各級檔案部門應積極推進檔案管理信息化建設，提升檔案的公共服務能力，促進檔案事業的科學發展，以適應時代發展的需要，更好地服務社會。

參考文獻

[1]孫冬云.新時期檔案管理信息化的對策研究[J].信息技術，2011（12）.

[2]賈桂芝.檔案管理信息化建設淺析[J].管理觀察，2014（13）.