事業單位檔案管理信息化建設研究

蔡明麗

摘 要：針對事業單位檔案管理信息化建設方面的問題進行研究，分析了事業單位檔案信息化管理所存在的特點，其內容有儲存環境方面具有優勢、查詢和使用方面存在優勢兩方面內容。結合這些內容，總結了如何實施事業單位檔案信息化管理，以期提升事業單位檔案管理水平，減少檔案管理人員工作量。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化管理；電子檔案；信息資源

伴隨著經濟的發展、信息的進步，計算機技術得到空前發展。我國事業單位檔案內容十分繁雜，檔案管理工作十分繁重。傳統紙質檔案管理方式已經難以滿足當代事業單位對檔案管理的需求。檔案信息化管理是事業單位檔案管理未來發展趨勢和必然趨勢。因此，對檔案管理的信息化建設進行分析意義深遠。

1 事業單位檔案信息化管理特點

1.1 檔案存儲環境優勢

傳統事業單位，檔案基本上使用紙張記載，對檔案進行管理需要預防發霉和蟲蛀問題，這種檔案對存儲環境提出較高要求。尤其是對年代相對久遠的紙質文件，受到灰塵和空氣影響而產生氧化或變脆，這就導致檔案管理工作受到嚴重影響，如果檔案受到損害，很難再修復。因此，事業單位可以直接通過電子檔案方式進行檔案留存，并且對數據進行備份。通過光盤、硬盤等作為載體，對檔案進行留存，和紙質檔案相比，對儲存環境要求較低，僅需無磁場干擾的環境即可。

1.2 檔案使用、查詢優勢

事業單位傳統檔案管理、查詢和借閱等方面，需要辦理相對繁瑣和復雜的手續，查詢或者借閱者要提出申請，得到批準之后才能進入檔案室，進行人工查閱。工作人員經過多番查詢，一定會對紙張帶來一定損壞[1]。同時，因為多次查閱，會促使紙張過多接觸空氣和灰塵，進而導致檔案遭受破壞。采用信息化管理方式，查詢者自主進行網站登錄，對所需檔案進行收索，對電子檔案文檔進行瀏覽。這種方式具有較強的可操作性，而且方便快捷。對電子檔案進行查閱，并不會導致檔案本身受到損壞。因此，對其進行使用和查詢過程中，是傳統紙質檔案不能相比的。

2 事業單位檔案管理信息化建設

2.1 建立檔案信息網站

檔案網站屬于事業單位檔案部門在網上建設的信息站點，通常情況下，是通過網頁的形式為人們提供相應的檔案信息和服務。人們通過這一網站，對所需檔案信息進行咨詢和查找，并且對電子檔案進行歸檔或者直接使用。這一狀態屬于檔案信息化的主要目的，同時也是檔案數字化的重要標志和重要手段。

對檔案進行信息化建設過程中，可以將檔案管理系統直接歸入到事業單位的管理信息系統當中，從而建立一體化系統，并且將本單位各個部門信息進行統籌分析，進而實現資源共享，促使檔案管理所產生的綜合效益和系統效益等得到有效提升。以某事業單位為例，其在檔案管理信息化系統進行建設的過程中，對具備升級能力和開發能力的檔案信息管理系統進行使用，這能夠在一定程度上實現檔案管理信息化。這一網站和網絡管理需求相適應，具備相當強大的檢索功能，促使計算機優勢得到充分發揮。對信息檔案網站進行建設的過程中，要選擇相對標準的設備[2]。所選的產品要和當下國內外相關標準相符合，最好選擇當下被廣泛使用的主流產品，進而得到國內外實例雄厚的軟件公司和硬件公司等的支持。通過這種方式，促使軟件升級換代得以保障，促使重新開放的成本節省下來。保障對設備進行合理化設置，網絡具有一定的吞吐能力，能夠對時間進行相應。

2.2 推動檔案管理信息資源數字化

促使檔案信息資源數字化，對檔案信息化建設具有重要意義，并且對檔案原件提供保護功能。檔案數字化對先進的信息手段進行使用，將檔案部門中不同物質載體形式進行轉化，使其成為數字化信息，建立起檔案全文數據庫和檔案目錄數據庫，可以在網上對相應信息進行發布，并且提供一定的服務。實現館藏檔案全文數字化，并不是將全部的館藏進行數字化，而是將館藏最為載體，對檔案資料的數字化做出整體性的分析，將其中的重點進行突出，進而對這些內容進行逐步解決。建立數字化檔案，并不說明傳統檔案管理的消亡，兩種檔案管理方式應當處于一個長期共存的狀態，并且相互彌補。

2.3 規范檔案信息化

檔案信息化管理，需要本著規范、標準化原則，這是進行檔案信息化管理的重要工作，同時也是對檔案信息化建設水平進行衡量的標準性工作。事業單位對檔案進行信息化管理過程中，需要結合我國規定的信息化檔案管理標準進行，事業單位結合自身發展實際情況和對檔案管理的需求，制定符合本單位發展的檔案信息化管理體系，在日常實踐過程中，對這一體系進行不斷完善。以某企業為例，其建立的檔案目錄數據庫和國家標準相符合，這有利于實際操作。此外，這一單位針對各個立檔單位和檔案內容、著錄項目以及數據庫結構以及各式等均作出了統一的管理方案[3]。針對檔案數據庫管理上的軟件以及硬件中所存在的文檔檔案館等方面，促使數據共享目標得以實現，這種情況下，對于原件不同而引起的數據難以轉換問題有效解決，并解決了數據無法讀取的問題。

2.4 對事業單位檔案信息資源進行擴充

進行檔案管理過程中，其中的硬件是事業單位檔案信息化管理的重要保障，對信息化檔案進行管理的過程中，要對數字儲存設備、數據庫、網絡等進行精準計算。針對這種情況，事業單位對檔案進行信息化管理之前，要確保資金投入充足，確保信息化建設能夠順暢進行。如果事業單位想要保障對信息資源進行持續性轉化和擴大，繼續開展檔案工作，一定要先建設檔案管理硬件。硬件屬于電子檔案儲存的載體，事業單位檔案信息十分龐大，檔案內容相對繁雜，對其進行儲存，需要足夠大的光盤，這些光盤必須對儲存的數據進行長時間的保存。因此，對硬盤的等設備進行選擇過程中，要充分考慮其性能、穩定性以及受外界影響程度等因素。通過這種方式對檔案資料進行有效保存。

當前，大多數事業單位對檔案進行管理的過程中，依舊通過紙質檔案方式進行儲存，信息資源大多以紙質為主，為了對這些內容進行科學管理，對信息進行轉化過程中，需要確保檔案數字化，然后對這些內容進行錄入，采用電子檔案方式進行二次保存。通過這種方式，不但能夠對檔案進行安全保管，并且為人們的查詢和使用提供了方便。此外，在事業單位中，每一份檔案均是連續存在的，管理時注意不能中斷[4]。對此，對檔案進行管理的過程中，需要重點考慮檔案的連續性，避免檔案順序錯亂，進行管理時，認真整理舊檔案，同時對這些內容進行合理歸檔。只有這樣，才能確保原有檔案具有一定的延續行，進而建立相應的檔案資料庫，為今后的檔案管理奠定堅實的基礎。

3 結束語

總而言之，傳統紙質檔案管理方式無論是在管理上，還是在查詢上，均有著極大地不便。因此，事業單位要建立相應的檔案信息化管理網站，對本單位檔案進行科學管理。同時，選擇具有升級和開發空間的軟件進行檔案管理，選擇性能優質的硬盤進行檔案信息儲存，最后對檔案信息資源進行適當擴充。

參考文獻

[1]蘇紅. 事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J]. 理論觀察，2014，05：127-128.

[2]張曉偉. 事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與相關方法[J]. 科技傳播，2015，21：142-143.

[3]史向云. 事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J]. 內蒙古師范大學學報（哲學社會科學版），2015，05：166-168.

[4]郭鵬. 淺析事業單位檔案管理信息化建設的可行性路徑[J]. 才智，2016，25：248.