檔案數(shù)字化建設(shè)的研究與探討

摘要：我國檔案管理事業(yè)的不斷進步與發(fā)展，要求我國檔案管理工作將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)作為發(fā)展核心，并且通過現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，有效實現(xiàn)對信息與知識的高度整合，從而加強對信息資源的科學(xué)化管理。實現(xiàn)對檔案的數(shù)字化管理，不僅改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理弊端，更有效提高了檔案的利用效率，真正實現(xiàn)了檔案信息高效利用與資源共享的目的。所以，對檔案進行數(shù)字化建設(shè)與管理，是未來發(fā)展過程中勢在必行的舉動。本文就檔案數(shù)字化建設(shè)進行了探討。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化建設(shè)；問題；措施

1 引言

隨著信息時代的發(fā)展，信息查詢速度和數(shù)量不斷提高，檔案信息工作不斷深入和推進，為使館藏檔案得到更好的利用，檔案部門迎來了館藏檔案數(shù)字化的浪潮。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在檢索和查閱上都較為復(fù)雜，保存效果也較差，不利于檔案的開發(fā)利用，數(shù)字檔案存儲空間小、利用便捷，所以將紙質(zhì)檔案數(shù)字化成為檔案工作的主流趨勢，為了節(jié)約人力、物力資源，控制成本，數(shù)字化走上舞臺。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

對檔案管理進行數(shù)字化建設(shè)與改進，實際上對我國社會發(fā)展以及對各行各業(yè)的發(fā)展都有一定的幫助和意義，同時也可以滿足人們對于資源高效利用的要求。

2.1 檔案數(shù)字化建設(shè)可以滿足社會發(fā)展的需要

當(dāng)今時代是信息化時代，整個社會的發(fā)展都是向著信息化、科技化方向轉(zhuǎn)變。因此為了使得更多的百姓和群眾可以得到高校的社會服務(wù)，檔案實行數(shù)字化管理勢在必行。封閉的傳統(tǒng)檔案管理無法適應(yīng)當(dāng)前的社會發(fā)展要求，同時也不能對檔案資源信息實現(xiàn)合理配置。

2.2 是加強檔案管理工作的重要方法

一般而言，傳統(tǒng)的檔案管理需要對檔案原件進行翻閱，長此以往很容易導(dǎo)致檔案本身受到磨損。而利用數(shù)字化進行檔案管理則可以避免這些現(xiàn)象的出現(xiàn)，還可以有效避免檔案丟失現(xiàn)象，在一定程度上促進了我國的檔案管理水平提升。

2.3 是提升檔案管理服務(wù)水平的需要

實行檔案管理，可以使得檔案的管理者利用計算機進行相應(yīng)的檔案信息管理。既滿足足不出戶的要求，也使得檔案信息提供水平逐漸提升。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題

3.1 缺乏統(tǒng)一的檔案信息管理標準

我國較多單位都處于新舊檔案管理模式交替過程中，在進行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)時由于經(jīng)驗不足存在著名目繁多且雜亂無章等現(xiàn)象。首先，各個單位的文化理念和領(lǐng)域分工不同，而有些單位的大部分檔案仍然以紙張形式存在，無法對單位內(nèi)檔案進行統(tǒng)一模式管理；其次，在建立單位數(shù)字化檔案管理時很難借鑒其他單位的檔案管理方案來進行規(guī)劃，而我國大部分單位數(shù)字化檔案正處于不斷建設(shè)中，從單位內(nèi)部人員處獲得重要的意見和建議相對來說較少。因此在單位中無法設(shè)定統(tǒng)一的檔案信息管理標準，這對我國單位發(fā)展數(shù)字化檔案建設(shè)增加了難度。

3.2 部分人員無法進行數(shù)字化操作

許多單位中的檔案管理人員和錄入人員年齡偏大，思想觀念相對來說比較保守，他們對于智能化數(shù)字化技術(shù)的接受能力比較慢，甚至有些工作人員從未接受過智能系統(tǒng)方面的訓(xùn)練，連相關(guān)知識也是一知半解，因此在進行檔案管理新舊模式更替的時候增加了難度，不利于單位檔案管理部門順利開展工作。目前，由于缺乏對檔案信息化和數(shù)字化的整體規(guī)劃，檔案管理信息系統(tǒng)效率較低，這嚴重阻礙了信息系統(tǒng)功能和效用的發(fā)揮，信息化和數(shù)字化對檔案信息的支撐作用有限，無法實現(xiàn)檔案的科學(xué)管理，部分檔案信息系統(tǒng)由于缺乏規(guī)范化和標準化的管理和維護，系統(tǒng)時常出現(xiàn)宕機現(xiàn)象，這在一定程度上也限制了檔案數(shù)字化建設(shè)步伐。

4 加強檔案數(shù)字化建設(shè)的措施

4.1 把檔案的標準化和規(guī)范化作為推進檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)

現(xiàn)在，檔案信息數(shù)字化還存在很多問題。比如，檔案信息數(shù)字化不標準；檔案信息方面沒有使用統(tǒng)一的軟件等，這些問題都嚴重影響了信息化技術(shù)的提高。因此，檔案信息的標準化和規(guī)范化是檔案管理工作的基礎(chǔ)。當(dāng)這些工作達到標準化和規(guī)范化的時候，檔案數(shù)字化也就取得了一定的發(fā)展。因此，這兩者是互相依存的、不可分割的。

4.2 整體水平的提高關(guān)系著數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展

對目前的檔案數(shù)字化建設(shè)來講，應(yīng)該把工作的重點放到整個系統(tǒng)的建設(shè)方面。努力使系統(tǒng)走向正規(guī)化。并經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)把各個節(jié)點連接在一起，發(fā)揮出系統(tǒng)和數(shù)字化的整體優(yōu)勢。另一方面，某些節(jié)點因為各種原因會成為系統(tǒng)連接的障礙，在一定程度上妨礙了系統(tǒng)的連通性。因此，要實現(xiàn)所有的節(jié)點裝備水平與應(yīng)用能力齊頭并進的目標對目前水平來說是不可能的，要繞過一些障礙節(jié)點，不要在某區(qū)域進行齊步并進的戰(zhàn)略。要不斷鼓勵和支持某些先進單位逐步提升水平，也可以在某些單位實施高水平的數(shù)字化建設(shè)試點，這樣能夠獲得經(jīng)驗和解決問題的策略，對檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)非常有好處。

4.3 加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理

數(shù)字化信息技術(shù)的發(fā)展促進檔案管理工作不斷取得新的成績，但是，還有一部分工作做得不到位，那就是還沒有建立一個完備的數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵問題就是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理，要應(yīng)用當(dāng)前快速發(fā)展的信息技術(shù)，不斷建設(shè)和完善數(shù)據(jù)庫。另一方面我們也要看到數(shù)據(jù)庫的建立是一個漫長的、由單個到群體的循序漸進的過程，而要加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理必須要求單位上下要統(tǒng)一認識，領(lǐng)導(dǎo)要認識到數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要性，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合，遇到問題共同探討和解決。建設(shè)數(shù)據(jù)庫的過程中要突出重點，打破傳統(tǒng)思想的束縛能夠由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展。數(shù)據(jù)庫管理過程中要能夠重點面向應(yīng)用，建立活庫，可以應(yīng)用數(shù)據(jù)庫的使用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的活性等。

4.4 要引進和應(yīng)用先進的檔案管理軟件

因為目前的檔案管理軟件有許多，生成的電子文件有多種格式，造成在不同的檔案管理軟件中不能打開其他格式的電子文件情況，這就使得很多文件在其他電腦上無法顯示，給檔案信息化管理帶來一定的麻煩。為了解決這一難題，相關(guān)部門要配備專業(yè)的技術(shù)人員進行管理，幫助檔案管理人員把檔案信息化工作走向正規(guī)化，建立統(tǒng)一的檔案電子文檔格式。并且在電腦上要建立一個通用的數(shù)據(jù)庫，保證做到資源的共享。

4.5 提升檔案管理人員素質(zhì)

提升檔案管理人員的素質(zhì)，實際上也是在間接提升檔案館整體的信息服務(wù)水平。一方面需要加大力度，對檔案人員進行引進，并且配以相應(yīng)的培育培訓(xùn)對策，使得人才可以被廣泛培養(yǎng)。另一方面還需要檔案管理人員自身不斷提升學(xué)習(xí)意識，廣泛學(xué)習(xí)專業(yè)知識，還需要對計算機、攝影等新興的技術(shù)進行掌握，進而不斷完善自我。作為檔案管理部門應(yīng)該為相關(guān)管理人員提供更為人性化的發(fā)展平臺，通過多種激勵制度，鼓勵其不斷發(fā)展和進步，進而將其打造成為一支高素質(zhì)、高水平的專業(yè)隊伍。

5 結(jié)束語

檔案數(shù)字化建設(shè)是未來我國檔案管理發(fā)展的必然選擇，也是一項長期性的工作。這一轉(zhuǎn)型與發(fā)展具有一定的科學(xué)性和技術(shù)性，所以需要相關(guān)的從業(yè)人員不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)與整體水平，為了更好的進行檔案數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展而不斷努力。

參考文獻

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作者簡介

解晨曉（1983-），男，山東臨沂，本科，畢業(yè)于大連理工大學(xué)，助理館員，研究方向：檔案管理。