淺談紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

摘 要：本文主要針對紙質檔案與電子檔案管理相融合的問題進行分析，先介紹了紙質檔案與電子檔案的相關內容，再對電子檔案管理與紙質檔案相融合的思路進行闡述，希望能對相關學者研究有所幫助。

關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；融合

我國長期以來一直使用紙質檔案的信息儲存形式，而隨著現代信息技術的發展，電子檔案開始出現，并成為當前資料儲存管理的主要形式。在這個過程中需要注意的是，紙質檔案依然在當前信息儲存中發揮著重要作用，電子檔案無法完全替代紙質檔案的作用。因此，實現紙質檔案與電子檔案的融合，成為相關人員關注的重點問題。

1 紙質檔案管理與電子檔案管理分析

1.1 紙質檔案管理

在當前信息化發展的大背景下，紙質檔案依然發揮著重要作用，這是因為紙質檔案具有嚴謹性、原始性、合法性等優點。通過總結紙質檔案管理的要求，本文認為紙質檔案管理具備以下特點：（1）檔案管理不失真是整個管理工作的重點，而紙質檔案恰恰能滿足這一要求。我國紙質檔案管理工作進過多年的發展，已經形成了一套完整的紙質檔案管理體系，有效保證了紙質檔案管理質量。（2）紙質檔案管理的主要優點，就是能實現長時間的存放，基本不會出現檔案使用次數限制或者期限限制的問題。雖然一些檔案會在特定情況下發生電解、氧化等，但采取一定的措施就能顯著延長紙質材料的保存時間。（3）紙質檔案一旦形成后，若檔案出現修改，那么就能很快的發現修改痕跡，這會讓人們更加直觀的辨別檔案的真偽性，因此紙質檔案的安全性、有效性等價明顯。

但同時，由于紙質檔案的所占的尺儲存空間較大，若采用紙質檔案管理的方法，則需要占據大量的空間；紙質檔案管理對儲存設備提出了要求，會促使相關單位在紙質檔案管理中使用大量的資金購買設備，增加了運行成本。

1.2 電子檔案管理

1.2.1電子檔案管理的產生

在現代信息技術快速發展的大環境下，電子信息技術的應用顯著強化了地區之間的信息傳遞水平，讓電子文件等大量的科技信息資料出現在人們的視野中。而隨著信息技術的進一步發展，電子檔案作為一種新型的電子檔案形式登上歷史舞臺，依靠其多樣化的信息儲存手段受到社會的廣泛認可、

1.2.2電子檔案管理的優缺點

由于電子檔案是信息科技發展的產物，因此其優點主要為：（1）能以多媒體的形式展現檔案資料，更加直觀的展示檔案資料所要表達的內容；（2）電子檔案所需要的空間小，但能儲存的信息總量很大，并且保存的穩定性能良好，不會存在時間的限制；（3）電子檔案簡化了人們閱讀的渠道，方便人們預覽；（4）電子檔案的適應能力強，一旦出現檔案變更的需要，操作人員只需要很少的時間就能完成變更。

雖然電子檔案具有很多優點，但是其缺點也是不容忽視的。電子檔案的缺點主要表現為：（1）電子檔案的載體雖然具有儲存空間大的優點，但是這些載體卻存在不同程度的不穩定、壽命短等問題，并且在長期存放過程中，容易因受潮、氧化等影響而導致載體損壞，最終導致文檔資料損壞。（2）電子檔案以計算機為媒介，在沒有計算機等相關設備后，人們無法從載體中直接獲取檔案信息，因此存在一定的依賴問題。（3）電子檔案容易遭到破壞，在計算機遭到病毒或者黑客入侵之后，電子文檔的信息安全就會受到影響。

2 紙質檔案與電子檔案的融合策略研究

由于紙質檔案與電子檔案各具特征，因此在管理工作中，必須要正確認識到兩種檔案管理工作的要點，并對工作進行完善與優化，保證檔案管理效果能達到預期。

2.1 建立相互配合的檔案管理制度

由于電子檔案管理與紙質檔案管理在方法上具有差異性，因此為了實現兩者工作的有效結合，就必須要建立相互配合的檔案管理制度，保證兩個管理工作能順利開展。

在具體操作中，管理人員需要充分借助兩種檔案在信息儲存上的優勢進行互補，實現兩種管理方法的分別利用，并建立溝通渠道，保證單位能在信息儲存上保證業務的一致性。例如，對于關鍵的檔案信息，需要分別用紙質檔案與電子檔案的形式進行儲存，在對其進行歸檔之后，及時從計算機上拷貝，并輸出為紙質檔案。對于一些不會變動的檔案信息，可以用紙質的形式進行儲存，包括單位人員任職資格、學歷證明等；而對于經常變動的信息，可以用電子檔案的形式進行儲存，包括采購信息、考察信息等，保證能實時更改信息內容，并且所有更改都會有更改歷史，方便人們更好的開展工作。

2.2 實施兩種檔案共存制度

由于電子檔案與紙質檔案在很長時間內都是要共同存在的，因此為了保證工作質量，需要實施兩種檔案共存制度，為加快兩者的融合奠定基礎。

（1）由于電子檔案是在紙質檔案的基礎上形成的，因此電子檔案會表現出信息儲存特征。在這種背景下，在開展電子檔案管理中，需要將所有剛接收的檔案以電子檔案的形式進行儲存，保證所儲存的信息能隨時接受更改，最大程度上保證信息質量。

（2）與電子檔案相比，紙質檔案的信息錄入上存在劣勢，如果還一味的固守傳統信息錄入方式，將會導致信息的儲存不及時，最終導致出現多方面的問題。同時，本文之前已經提出，電子檔案在長期儲存過程中經常會出現損壞的現象。針對這種問題，相關單位在檔案管理融合中，可以采用“先電子檔案儲存，再紙質檔案儲存”的方法，即先用電子檔案的形式初步接收、傳送信息，再用紙質檔案的形式將信息輸出。這樣就能解決紙質檔案效率低與電子檔案不易儲存的問題，實現了共同管理。

2.3 實施完整的檔案部門集中管理制度

在檔案管理中，實施集中管理有助于保證管理工作的制度化、規范化，并且在最大程度上提高檔案管理工作效率，具有一定的應用價值。在工作中，為了實現紙質檔案與電子檔案管理工作的融合，可以從以下幾方面進行改進：

（1）在上級部門的領導下，制定統一的檔案信息管理制度，從信息的儲存、歸檔、錄入等多個環節進行控制，避免因為非專業人員操作而導致信息質量降低的現象。

（2）深入落實檔案管理的“并軌”制度，就是要在檔案管理中同時采用紙質檔案管理的同時還需要使用電子檔案管理方法。例如，針對已經形成紙質文件的資料，可以通過拍照、復印等方法做信息化處理，保證紙質文檔資料能夠被被相關人員所讀取；在檢索檔案資料中，盡量檢索電子檔案，避免因為頻繁使用紙質檔案而導致檔案遭到磨損。

3 結論

在當前檔案信息管理中，紙質檔案與電子檔案作為檔案信息儲存的主要形式而得到社會的廣泛關注。而由于兩者在檔案管理中各具有優缺點，因此，必須要重視兩者管理工作的融合，能通過融合兩者工作，讓紙質檔案與電子檔案相互之間能有效配合，想到相互之間取長補短，促進檔案管理工作的發展，最終滿足單位檔案管理的要求。

參考文獻

[1]蔡威娜.紙質檔案管理與電子檔案管理的融合[J].科技視界，2014，15：198+280.

[2]葛麗陽.淺談紙質檔案管理中的優缺點[J].辦公室業務，2012，13：20.

[3]朱紅娟.淺談檔案的紙質文件與電子文件的雙軌制管理[J].商業經濟，2012，13：76-77.

[4]紀曉群，江媛媛，柳萍，等.電子檔案與紙質檔案的和諧共存與集成管理[J].蘭臺世界，2013，29：15-16.

[5]蘇晗.淺析傳統紙質檔案管理與電子檔案管理的區別[J].黑龍江科技信息，2016，21：193.

作者簡介

康慧敏（1987—），女，漢族，河南省信陽市新縣人，本科學歷，助理工程師，研究方向：檔案管理。