關于“云時代”下檔案信息資源管理模式探討

徐麗文

摘 要：隨著我國社會主義市場經濟的不斷進步和科學技術的不斷發展，信息化已經作為一種生活方式滲透到社會生活中的每個角落，進而引發了人們在工作方面的翻天覆地的變化。本文對現代信息檔案工作的重要性進行整理，說明討論“云時代”背景下檔案信息資源管理模式變化的必要性，并對管理模式的改進進行了理念發展和工作方式方面的討論，認為技術和資金的投入以及管理人才的培養室促進檔案信息資源管理模式行之有效的關鍵。希望本文能夠為云時代下檔案信息管理工作的發展提供幫助。

關鍵詞：云時代；檔案信息；管理模式

檔案是對社會發展過程中發生的重要事件以及事物的記錄，檔案是對一個時代社會現狀的保存，也是人們借鑒前人經驗、總結社會發展規律的重要依據。不同時代檔案管理的方法不同，在信息時代，檔案管理工作在計算機技術發展的基礎上迎來了新的挑戰，其中，信息資源管理模式的變化成為當前檔案管理工作的重點。信息資源管理是將檔案作為一種信息資源，對這種資源進行整體的收集、整理、保存和應用。檔案的信息資源管理模式研究結果指向該工作的信息化拓展，而隨著全球網絡共享局面的打開，“云時代”成為檔案信息資源管理的主要背景，在該背景下探討檔案工作主要模式，成為檔案管理工作者的工作重點。

1 “云時代”環境背景

1.1 “云時代”的信息處理特征

隨著信息資源管理模式的不斷優化，傳統粗放式由人工對檔案的管理已經不能滿足現代化檔案管理的要求，因此，我們需要通過信息化的技術手段，利用現代的網絡技術、通信技術、計算機技術等高科技的技術手段來解決資料的收集、整理、歸檔、利用等問題。

“云時代”是在“云計算”概念中衍生出來的。盡管目前“云計算”的概念尚無非常明確的定義，但是，人們對云計算的意義有著非常一致的理解，即云計算是對“云端”數據進行的整體計算（“云端”是網絡上的多臺電腦終端），計算結果體現在某一終端平臺上。人們利用云計算的結果對某一領域的事物進行改革和改進。云時代即是云計算結果廣泛應用成就的一種社會生活方式，因此，“云時代”具有非常明顯的信息處理特征。首先，信息來源于網絡；其次，對某一領域的信息化改革基于云計算的結果；第三，對某一領域的信息處理結果體現在某一終端平臺上。

1.2 “云時代”信息管理的基本方法

“云時代”的信息處理特征對信息管理方式產生了極為深遠的影響。首先，為了保證云端數據的準確性，信息管理關注安全管理，將信息安全作為使用信息的前提；其次，云端上的任何一臺電腦上的數據都應該參與云計算，因此，個人CP最終的目的是服務于社會，而個人又可以在某一平臺上享受云計算的成果，即成為接受服務的一份子，那么，信息管理也應該以服務價值的體現為主要發展方向；第三，在“云時代”背景下，信息管理必須以電腦為主要的管理工具，以網絡化為管理的主要形態，才能夠使信息管理工作為云計算提供相應的資源，這也是資源共享的需要。

2 “云時代”背景下檔案信息資源管理存在的問題及發展方向

2.1 管理思路的問題

傳統的檔案信息管理工作是由單位區分和地域區分的，通常情況下，檔案信息是某單位或個人的重要資料，對其他人不產生影響。因此，長久以來，檔案工作的管理思路一直保持在“保留資料”而非“利用資料”上，管理工作多體現在檔案的收集和轉移上，而并非是對檔案的解讀和應用。在云時代背景下，檔案信息成為云端的數據內容，要參與大數據計算，因此，檔案管理的思路也應該從單純的“收集保管”轉移到“實現服務價值”方面。然而，大多數單位的檔案管理思路并沒有更新，導致大量檔案資源利用不足，研究表明，我國國家機關檔案資料完全信息化程度還比較低，不到50%的檔案資料被納入到云計算系統中，這說明，“云時代”背景下的檔案信息資源應用顯示出的結果并不完全，不利于我國社會事務的發展。

2.2 管理方法的問題

檔案管理方法隨著社會生產力的發展而逐步發生變化，雖然目前計算機和網絡已經成為社會主要的發展動力，但是檔案管理方法并沒有發生大規模改變，紙質檔案大量存在，傳統的人工查找和調取等工作行為仍然是基本的管理行為。這使得我國檔案管理工作仍需要大量的人工，并且，管理效率相當低，很多與之相關的事務運行慢，浪費人力和時間。在“云時代”背景下，檔案信息應該以數據的形式存在于云端上，這說明原有的檔案管理方法已經不適用，使用計算機并以網絡為主要途徑進行檔案信息管理方法的改革勢在必行。

2.3 管理技術的問題

檔案管理方法與檔案管理技術直接相關。在以紙質資料為主要檔案形式，以人工檢索和整理為主要方法的傳統檔案管理中，管理技術主要圍繞在檔案資料保存的時空條件、檔案記錄的精確性方面，檔案資料形式不變、管理方法不變，管理技術發展也進入了瓶頸，不利于檔案工作整體的發展和創新；而在“云時代”背景下，一切檔案資料都可以轉化為數據模式，一些不能夠用紙質檔案表現出來的事件和事物，可以用音頻和視頻的方式進行資料提取，檔案管理技術發展的重點從資料的收集和保存轉移到安全保護以及資料的科學利用方面，這是現金檔案資料管理研究的主要內容。

3 “云時代”檔案信息資源管理模式

3.1 服務指向管理模式

“云時代”是一個人人為云端，人人又利用大數據計算終端的時代，檔案信息資源管理的模式應順應時代要求，體現出相應的“服務指向性”。即信息資源管理工作應該以“提供服務”為出發點，使信息資源活動起來，并且善于收集更多的檔案信息資源，使其能夠為檔案的“云管理”提供幫助。具體在實際的檔案信息資源工作中，即要做到以下三點：首先，各單位應注意積累政府公開信息和本單位的檔案查閱利用需求信息，主動開展分析研究，為領導決策和社會需求提供及時、有效的信息資源。其次，應立足于國家檔案信息管理工作發展目要求，圍繞本單位檔案管理工作的主要目標，抓住服務“窗口”的需求反映，有深度、高質量地提供檔案信息資源；第三，要適應政府公開信息和檔案查閱利用的熱點需求，適時提供具有權威性的專題信息資源，積極參與行業的信息資源交流平臺的建設。

3.2 信息化管理模式

盡管檔案信息數據產生的速度非常快，但分割在各個檔案館里，既形不成大數據資源，也難以利用大數據技術進行處理。只有各地、各部門的檔案數據實現互聯互通，才能使大數據利用有了可能。因此，在“云時代”背景下，檔案管理應以信息化管理為主要模式，在電腦和網絡上實現基本的檔案收集和存儲工作；同時，檔案數據庫要可以公開訪問。如果數據庫不公開，再多的數據也形不成大數據，大數據技術再好也用不上。數據庫至少要向大數據使用主體開放。構建檔案信息共享服務集成系統，在檔案信息化建設中是一項新的、富有挑戰性的工作，缺少可以借鑒的經驗，具有一定的技術難度。對于聯合各個檔案服務機構來說，就是將集成的理念創造性的用于各個機構管理的實踐活動中，使得檔案管理工作更加便捷與高效。集成理論的精髓就是優勢互補、整體優化、動態開放、過程管理和創造性融合。

3.3 技術優先管理模式

成為“云端”的一份子參與檔案信息資源的大數據計算并且在相應的平臺上使用云計算的結果，都必須依靠相應的管理技術的發展。因此，技術優先管理模式應該是“云時代”背景下檔案信息資源管理的主要模式，所謂“技術優先”即在檔案管理的過程中，優先考慮管理技術對信息資源的影響性，從技術的改革入手提高信息資源的準確性和可用性。在具體的檔案管理工作中表現為以下幾個方面。第一，在信息資源保存的安全性方面，云存儲首先考慮的是數據的安全性、可靠性以及效率等問題，采用加密技術以及身份認證等進行數據保護，能夠有效保證信息資源的安全；第二，云存儲將檔案信息放在不同節點，當某一節點不能被訪問時，系統自動將讀寫指令發送到另一服務器上； 同時，云存儲實現了不同位置間的數據實時備份，且解決所有存儲中心內的負載平衡問題；第三，檔案工作者要學會運用信息化的管理技能，這能夠極大程度的縮減工作時間，同時隨著電子檔案的便捷性、安全性、穩定性的提升，檔案信息資源可以實現從主觀到客觀、從單一到整體、從冗亂到整合。

4 “云時代”檔案信息資源管理模式實踐的關鍵

4.1 資金和技術的投入

“云時代”檔案信息資源管理模式以計算機和網絡的應用為主要實踐脈絡，因此，各單位需要對檔案管理工作投入更多的資金和技術，資金主要應用于電腦等硬件設施的配置，而技術則應用于服務窗口的開設、檔案數據的處理、應用、檔案信息安全管理等。一切與網絡化信息化管理相關的技術都應該應用到管理模式的實踐當中，相關的技術改革也需要投入大量的資金。各單位應該對檔案管理工作的發展制定較為全面的發展計劃，在計劃當中體現出資金和技術的支持，以便使檔案資源管理模式的實踐有據可依。

4.2 管理人才的引進

檔案管理工作之所以革新慢，很難跟上信息社會發展的步伐，主要原因在于負責管理工作的員工缺乏相應的管理能力。研究表明，目前我國檔案管理工作人員年齡偏大，在計算機應用、檔案管理系統創新和檔案管理技術改革方面行動力較差，甚至無法正確應用信息化檔案資源。在“云時代”背景下實現檔案信息資源管理模式的創新，以管理理念的改進為基礎，以先進的管理方法和技術為保障。因此，單位需要引進相應的管理人才，無論是從高校直接招聘，還是對原有的工作者進行職業再培訓，都應該以管理工作發展需要為依據，通過人才的吸納保證管理模式的快速更新。

5 結語

綜上所述，“云時代”成為當今社會主流發展模式的代名詞，傳統的檔案信息化管理在時代背景下呈現出各種問題，只有以云時代信息處理的特征為依據，實現檔案管理理念、管理方法、管理技術的全面變革，檔案信息資源管理模式的改革才能真正促進檔案工作的發展。

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