基于用戶需求的高校檔案管理信息化建設探析

米 荃

高校檔案信息化建設是高校數字化校園建設的重要組成部分。檔案信息化是指應用信息技術生成、管理、開發利用檔案的過程。信息時代，檔案信息化管理已成為檔案管理工作的必然趨勢。檔案信息化有利于豐富檔案館藏資源，提高檔案收集、管理效率，優化檔案結構，深化、拓寬檔案開發與利用，有效提升檔案管理環境，從而增強為教學科研提供優質、快捷信息資源服務能力，滿足用戶日益增長和變化的需求，促進高校信息化建設的健康、有序發展。

一、高校檔案信息化建設的意義

（一）有利于豐富檔案館藏資源

檔案資源是檔案管理工作的立身之本。檔案資源建設是檔案管理工作的重要基礎，檔案資源建設既是檔案工作的起點，也是檔案管理工作的終極目標，因此，積累豐富的檔案資源已成為檔案管理工作的首要任務。隨著檔案信息化建設的不斷推進，檔案的收集不僅局限于傳統的紙質檔案，還有數字檔案。檔案信息化有利于多方面、多渠道將分散的各類型檔案收集到一起，有利于對現有檔案資源分布、結構、形式、內容進行分析研究，以便更好地優化檔案館藏結構，促進檔案資源的科學化、有序化管理，為用戶提供方便、快捷的信息服務。

（二）有利于提高檔案管理服務效率

隨著信息社會的快速發展，計算機技術在檔案管理中得到了廣泛應用。檔案管理顯現出存儲數字化、管理自動化、利用網絡化的新趨勢。高校檔案是學校在各個歷史時期的建設和發展過程中形成的真實記錄，內容豐富、形式多樣、門類眾多。用戶采用傳統的方式檢索、利用如此數量眾多，內容、形式、來源復雜多樣的檔案有諸多不便。傳統的檔案資源，利用方式主要是以借閱、咨詢、復制等方式，無法滿足用戶日益增長的需求。將計算機技術應用到檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索等工作環節，突破傳統檔案利用的種種局限，用戶可以利用現代網絡和計算機技術享受智能化的檔案信息服務，節省用戶獲取檔案信息資源的時間和精力，最大限度滿足用戶需求，提升用戶滿意度。

（三）有利于提高檔案管理服務水平

1.提高檔案檢索效率。傳統的紙質檔案，時間跨度大，種類繁雜，要在浩如煙海的檔案資源中查詢到用戶所需檔案，僅靠人工檢索、調閱，檢索效率低，重復工作內容多，勞動強度大。手工查閱檔案，只能以一種途徑進行檢索，這種傳統的檢索方式已不能滿足信息時代用戶需求。利用信息技術管理檔案，可以有效提高數據處理能力，實現一次輸入，多次輸出，為用戶提供多種方式、多種角度的檢索，可模糊查詢、組合查詢、分類查詢等，滿足用戶多元化的檢索需求，減輕檔案管理人員工作強度，提高了查全率和查準率。

2.提高檔案收集效率。傳統的檔案收集方式范圍窄，收集內容不全且不夠豐富，主要以紙質檔案為主。服務方式也只是將檔案提供給用戶利用，服務內容主要是閱覽、外借、復制等，檔案資源開發利用程度也不高，這種服務方式已不能適應信息時代用戶需求。檔案信息化管理使檔案收集方式更加廣泛，收集渠道更加多樣，可以利用媒體、手機、電子郵件等多種方式收集檔案，通過建立網站，提供檢索目錄，網上展覽、原文瀏覽等多種方式提供信息服務，滿足用戶多樣化、個性化需求，提高工作效率，可以收到事半功倍的效果，進而更好地為用戶提供方便、快捷的服務。

（四）有利于促進高校檔案管理人員的交流與資源共享

檔案信息化為檔案管理工作提供了新的發展契機和挑戰，信息時代，檔案管理理念、管理技術、管理方法、管理手段以及為用戶服務的方式都發生了巨大的變化。檔案信息資源從相對靜態向動態轉變，信息服務由被動服務向主動服務發展，檔案管理由封閉管理向開放管理模式轉變。相互獨立、封閉運行的檔案管理模式已不適應信息時代的發展，檔案信息化有助于將各類檔案信息資源整合，利用信息技術實現共享，實現互利共贏。同時，在檔案信息化建設過程中，各種新問題也會不斷出現，不論是檔案管理工作還是檔案管理人員都需要與兄弟院校開展交流與合作，學習先進的檔案管理經驗與方法，交流檔案信息化建設心得，在經費投入、硬件購置、軟件建設、環境保障等方面交流心得，取長補短，在互相學習、互相探討中不斷完善和提高，促進檔案管理事業健康、有序發展，更好地適應時代的發展和進步。

（五）有利于提高檔案管理人員綜合素質

檔案信息化促進檔案管理方式規范化、檔案形式多樣化、收集渠道多元化、服務方式專業化，這對檔案管理人員的專業知識、管理能力、服務技能也提出了全新的要求。為適應檔案信息化建設，檔案管理人員必須拓寬視野、更新觀念、學習新知識，掌握新技能，不斷擴大知識面，調整和完善知識結構，才能適應信息時代檔案管理與發展的需要。

二、高校檔案信息化建設的策略

（一）更新觀念，提高認識

檔案信息化建設是一項全局性、長期性的系統工程，投入大、積累長、見效慢。首先是提高認識，檔案信息化是以為教學科研服務為目的，是數字化校園建設不可或缺的重要組成部分。領導要高度重視檔案信息化建設，更新觀念，認清形勢，清楚職責。多途徑、多形式廣泛宣傳檔案信息化建設重要性，爭取各院系及職能部門的支持與配合。其次從全局的高度予以規劃，明確建設目標，建立健全科學合理的管理制度，制定切實可行的建設方法，遵循科學、實用、適用的原則，分階段、分批次穩步推進，科學化、有序化穩步推進檔案管理信息化建設。

（二）統籌規劃、合理布局

高校檔案數量繁多，數字化工作量大，因此，合理布局、統籌規劃，這是做好檔案信息化建設的關鍵。開展信息化建設離不開軟硬件的支撐，首先在資金方面要予以保障，在軟硬件建設上舍得投入，在人員配置、技術、資金等方面大力支持，特別要加大信息化建設資金投入力度，并保證所需資金能夠落實到位。資金到位才能確保檔案管理與服務所需硬件設施和軟件管理系統的購置，這是檔案信息化建設的物質基礎。其次在制度上予以重視，把檔案信息化建設納入本單位總體規劃，爭取多方面支持，加快推進檔案信息化基礎設施建設，這是建設好檔案信息化的保證。

（三）加強調查研究，為檔案信息化建設提供理論指導與實踐依據

隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相適應的檔案管理體系，將各個門類，不同載體的檔案資源進行統一管理。檔案信息化建設首先要認真調查研究檔案信息化建設現狀，特別是要深入研究信息化建設中出現的新情況、新問題，對技術層面的問題與同行多交流、多學習，為信息化建設提供理論與實踐依據。其次深入研究信息化建設必備條件和實現目標，科學規劃、合理實施，提高信息化建設質量與效率。

（四）加強檔案信息化建設標準和規范

高校檔案信息化主要是按照規范、標準、統一的數據格式對各種電子文件資源進行數字化，以提高檔案信息資源收集、管理與利用效率。按照《檔案法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》規定精神，制定出符合本地實際的具體辦法和措施，規范、指導檔案信息化建設，做好管理系統的運行、維護工作，使檔案信息化建設有章可循、有規可守，確保檔案信息化建設朝著規范化、標準化、制度化方向發展。

（五）加強檔案信息資源的安全保障

保障檔案信息資源的安全是檔案信息化建設的重要組成部分。信息時代，檔案安全難度更大，首先，提高認識，樹立全面、科學、發展的檔案信息資源安全理念。檔案管理的安全意識是檔案管理工作的生命線，只有強化檔案管理人員和用戶的檔案意識，才能真正實現檔案安全管理與服務。其次，科學、合理建立健全檔案整理、管理、利用、保密制度。正確處理檔案信息資源公開與保密的關系，搭建信息安全保障體系，在綜合平衡保管與利用關系的基礎上，為用戶提供人性化的服務。強化信息技術手段，采取有效管理措施做好信息生成、收集、傳播、服務與利用工作。規范電子檔案的收集、整理、歸檔工作，確保電子檔案的真實、完整、實效，為檔案信息資源安全提供保障。根據國家計算機網絡信息安全保護方面的要求，針對檔案信息化出現的問題，完善檔案信息安全規章制度，確保檔案信息系統安全、穩定運行。最后，從基礎設施的完善、硬件的選擇、軟件的設計、管理與服務制度的建立、人員的管理等方面確保檔案資源的安全。

（六）加強檔案信息化建設的宣傳工作，營造良好氛圍

信息時代，檔案不但是信息的載體，更是重要的信息資源。隨著信息技術的廣泛應用，檔案管理面臨機遇也迎來了挑戰，檔案管理信息化、數字化已成為時代發展的必然。檔案信息化建設需要各院系及各職能部門的支持與配合，因此，必須切實提高全員檔案意識，檔案信息化與每個人的切身利益息息相關，有著舉足輕重的重要作用。必須不斷增強檔案送交的自覺性，克服用時需要、做時次要的陳舊觀念，營造人人自覺關心檔案工作，各個部門關心、支持、配合檔案信息化建設的良好局面與輿論氛圍。多渠道、多形式廣泛宣傳檔案信息化建設的重要性和必要性，切實從思想上高度重視，牢固樹立主動服務意識，變被動等材料為主動收集材料，充分利用現代信息資源、信息技術等有利條件，創新服務機制，改進服務方式，拓寬服務領域，加快推進檔案信息化建設。

（七）加強檔案管理人員的培訓，為檔案信息化建設提供人才支持

隨著信息技術和網絡技術的迅猛發展，檔案管理工作的信息化、規范化要求越來越高。檔案信息化改變了檔案管理模式，拓寬了檔案信息服務方式，深化了檔案服務能力，提高了檔案管理工作效率。檔案信息化在方便用戶獲取檔案、為用戶提供快捷信息服務的同時，對檔案管理人員也提出了更高的要求。檔案管理人員的素質影響檔案信息化建設發展速度和建設質量。高校檔案管理人員首先要有較高的政治素質、良好的職業道德、強烈的事業心和責任感，忠于職守，甘于奉獻，這是信息時代對檔案管理人員的基本要求。其次是豐富的檔案管理專業知識。檔案管理工作是一項專業性、技術性很強的工作，要求檔案管理人員具備檔案管理所需專業知識，掌握檔案管理理論與工作方法，能夠熟練完成各類檔案的收集、甄別、歸類、裝訂、保管、開發利用等工作。再次檔案信息化建設要求檔案管理人員掌握新知識、新理論和新技能，如互聯網、信息化技術、法律、金融等方面知識，以適應信息時代檔案管理工作的需要。只有具備一定的適應計算機技術和網絡技術發展需要的業務技能，才能促進檔案信息化建設。

三、結語

檔案信息化建設是檔案工作適應社會發展的客觀要求和深度開發利用檔案信息資源服務用戶的必然選擇，也是檔案事業發展的必然趨勢。信息時代，提高檔案管理信息服務水平就必須大力推進檔案資源信息化建設，只有建立起行之有效的檔案資源信息化管理機制，才能提高檔案管理與服務效率，從而更好地促進檔案事業健康有序發展。

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