人事檔案管理模式的轉化研究

逯建玲

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）01-000-01

摘 要 結合新時期和新形勢，介紹了人事檔案管理模式轉化的表現，指出了人事檔案管理模式轉化的意義，并提出相應的人事檔案管理對策，主要包括創新人事檔案管理體制、重視現代信息技術應用、提高管理人員綜合水平等內容。

關鍵詞 人事檔案 管理模式 管理體制 管理人員素質

人事檔案是單位的一項重要工作，對掌握員工的基本情況，提高人力資源利用效率具有重要影響。隨著計算機和信息技術的發展和應用，再加上管理體制創新，人事檔案管理模式出現了變革和轉化，對檔案管理工作也提出了更高要求。但一些單位沒有及時完善管理體系，創新管理方式，制約人事檔案管理水平提升，需要采取措施改進和完善。

一、人事檔案管理模式轉化的表現

隨著信息技術、計算機技術的發展和應用，人事檔案管理模式也出現轉化。構建開放的、社會化的管理模式，提高檔案工作服務質量，有利于促進個人與組織協調發展，激發個人潛能，讓他們為單位發展做出更大貢獻。

1.人事檔案需求多樣化。市場競爭的核心是人才競爭，為促進單位發展，應該優化人力資源配置。在招聘、選撥、錄用人才時，要注重人事檔案的科學利用，滿足單位各項工作需要。隨著人才管理方式改進，再加上信息技術的利用，人事檔案的內容、載體、傳遞方式、利用手段等方面的多樣化趨勢越來越明顯。以前人事檔案只適用于單位內部的觀念越來越不適應管理工作需要。在新形勢下，人事檔案不僅是組織的需要，同時也越來越為個人所重視，尤其是那些與個人利益密切相關的人事檔案，其利用程度不斷加深。盡管個人和組織對人事檔案的要求和目的不完全一樣，但對人事檔案需求的多樣化目的是毋庸置疑的。

2.人事檔案結構復雜化。人事檔案的內容多樣，來源廣泛，檔案信息資源結構具有明顯的復雜化特征。以前的人事檔案采用封閉式管理模式，檔案信息資源的搜集、處理和利用屬于單位內部的檔案管理人員，檔案內容和結構也相對比較簡單。而在現代社會，人事檔案信息資源的來源越來越廣泛，不僅包括單位內部人員，同時也包括單位外部人員。由于不同人員的身份、人身閱歷、學歷、工作經驗等不同，導致人事檔案的結構也日趨復雜化，也使檔案組成的成分和組成內容變得豐富多彩。

3.人事檔案服務開放性。隨著市場經濟發展和互聯網技術的應用，人事檔案的神秘性逐漸弱化，再加上管理制度的完善，管理人員素質提升，有力的推動了人事檔案管理的開放化進程，對提高檔案管理服務水平也產生積極作用。在利用互聯網技術和信息技術開展人事檔案管理時，要構建完善的數據庫，重視密鑰技術、防火墻技術等的應用，保護個人隱私，確保人事檔案資料完整，進而促進人事檔案信息資源的有效交流和作用的充分發揮。

二、人事檔案管理模式轉化的意義

通過創新管理模式，完善管理制度，有利于轉變人事檔案管理理念，提高檔案管理水平，對工作人員和單位運行發展也產生積極作用。

1.及時了解工作人員信息，優化人力資源配置。人事檔案主要記錄個人的學習和工作經歷，歸納總結個人的活動參與情況、政治面貌等，同時還要進行備份與存儲，方便檔案資料查詢。它具有全面性、嚴肅性、真實性、可靠性等特點，是單位用人的重要數據和歷史資料，對有效開展人事管理產生積極影響。作為檔案管理人員，應該順應時代發展趨勢，轉變管理模式，創新管理理念，注重搜集并分析人事檔案管理的各種資源，及時、全面掌握工作人員的詳細信息。進而合理安排工作人員的崗位，明確他們的職責，有利于優化人力資源配置，激發員工活力。

2.維護員工的正當權益，促進單位的有效發展。人事檔案管理也是單位管理的重要組成部分，新形勢下，通過分析人事檔案信息資源，有利于掌握員工基本情況，對他們的工作進行合理安排，讓他們努力找到適合的工作崗位。并掌握員工需求，幫助他們排解困難，維護員工正當權益，進而讓每位員工努力找到合適的崗位，在崗位上做出業績，也有利于促進單位的發展和進步。

三、人事檔案管理模式轉化的對策

為順應人事檔案管理模式轉化的趨勢，提高檔案管理工作水平，可以采取以下改進措施。例如，創新人事檔案管理體制，構建完善的管理制度，明確管理人員職責，落實責任制，讓他們認真履行職責。建立獎懲激勵機制，激發員工熱情。重視現代信息技術應用，提高管理人員的綜合水平，推動人事檔案管理數字化進程，促進人事檔案管理水平提升。

四、結語

總之，在信息技術發展和管理體制不斷創新的前提下，人事檔案管理模式也出現了相應的轉化。把握這種趨勢，提高人事檔案管理水平和檔案資源利用效率，這是每個管理人員不可忽視的內容。應該革新思想觀念，完善管理體制，提高管理人員素質，從而順應人事檔案管理模式轉化的趨勢，促進管理工作水平提升，讓人事檔案更為有效的發揮作用。

參考文獻：

[1] 馮靜.人事檔案管理模式的新變革[J].蘭臺世界，2016（4）.

[2] 崔艷秋.探析人事檔案管理模式的發展方向[J].科技創新與應用，2013（1）.