機(jī)關(guān)單位涉密檔案管理的現(xiàn)狀和未來(lái)發(fā)展探討

李立娟

山東省國(guó)家保密局 山東濟(jì)南 250001

機(jī)關(guān)單位涉密檔案管理的現(xiàn)狀和未來(lái)發(fā)展探討

李立娟

山東省國(guó)家保密局 山東濟(jì)南 250001

檔案是一種重要的社會(huì)信息資源，承載著國(guó)家、社會(huì)、企事業(yè)單位及個(gè)人的重要信息。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案的種類(lèi)和數(shù)量不斷增加，也發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，一旦泄露，后果不堪設(shè)想。本文主要探討機(jī)關(guān)單位涉密檔案管理存在的問(wèn)題及原因，并對(duì)未來(lái)發(fā)展進(jìn)行探討。

涉密檔案；現(xiàn)狀；問(wèn)題；建議

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案作為信息的載體，發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。特別是機(jī)關(guān)單位涉密工作檔案，屬于國(guó)家秘密，關(guān)乎國(guó)家安全和利益，一旦泄露，后果不堪設(shè)想。當(dāng)前，機(jī)關(guān)單位涉密檔案管理規(guī)范化穩(wěn)步進(jìn)行，也取得了較好的成績(jī)，但是仍然存在許多問(wèn)題，如缺乏專(zhuān)業(yè)的從業(yè)人員、涉密檔案管理體制不健全等。這些失泄密隱患，對(duì)國(guó)家的安全和利益造成巨大威脅。本文主要探討機(jī)關(guān)單位涉密檔案管理存在的問(wèn)題及原因，并對(duì)未來(lái)發(fā)展進(jìn)行探討。

一、當(dāng)前涉密檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)涉密檔案管理的重視程度不夠

目前，很多機(jī)關(guān)單位對(duì)涉密檔案管理的要求僅僅停留在不丟失、不泄漏，可以應(yīng)付檔案部門(mén)查檔的層面上，缺乏精細(xì)化管理，存檔文件不健全、相關(guān)配套文件丟失等現(xiàn)象嚴(yán)重。

（二）缺乏專(zhuān)業(yè)涉密檔案管理人員

《檔案法》第七條規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)?！钡湍壳扒闆r來(lái)看，大部分機(jī)關(guān)單位沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員或者由相關(guān)人員兼職，缺乏檔案管理的理論知識(shí)；少數(shù)配備專(zhuān)業(yè)檔案管理人員的單位，又因?yàn)槿狈ΡＣ芄芾碇R(shí)，導(dǎo)致涉密檔案管理不規(guī)范，容易造成失泄密事件的發(fā)生。

（三）涉密檔案庫(kù)房建設(shè)等硬件設(shè)施不符合保密要求

涉密檔案應(yīng)該存在符合保密要求的涉密檔案室。但是由于辦公條件限制，很多機(jī)關(guān)單位將檔案室設(shè)在不具備保密要求的辦公室中，有些單位甚至不設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，將涉密檔案交由工作人員個(gè)人保管，造成涉密檔案管理不成體系，容易丟失泄密。

（四）相關(guān)部門(mén)之間缺乏溝通配合

當(dāng)前，檔案部門(mén)和保密部門(mén)缺乏有效的溝通和配合，沒(méi)有形成涉密檔案管理規(guī)定，各自為政，涉密檔案管理混亂。

二、檔案管理未來(lái)發(fā)展探討

當(dāng)前，涉密檔案管理面臨的形勢(shì)日益嚴(yán)峻。推進(jìn)涉密檔案管理改革，保障涉密檔案安全迫在眉睫。

（一）提高對(duì)涉密檔案的認(rèn)識(shí)

機(jī)關(guān)單位可以通過(guò)組織培訓(xùn)等方式，提高相關(guān)工作人員對(duì)涉密檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，要落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)干部責(zé)任制，切實(shí)提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)管理，筑牢“人防”防線，確保涉密檔案安全。

（二）建立符合保密要求的檔案庫(kù)房

檔案庫(kù)房要嚴(yán)格按照保密規(guī)定，采用專(zhuān)用的防盜門(mén)、加固窗戶，庫(kù)房?jī)?nèi)外需要安裝監(jiān)控24小時(shí)設(shè)備，提高檔案管理的保密性。在檔案存放地點(diǎn)建立索引以及文件保密級(jí)別目錄，使檔案能夠科學(xué)的、有效的使用。

（三）配備專(zhuān)門(mén)的涉密檔案管理人員

檔案管理人員是檔案管理體系中最重要的部分。機(jī)關(guān)單位應(yīng)該配備專(zhuān)業(yè)的涉密檔案管理人員，定期組織保密知識(shí)和檔案知識(shí)培訓(xùn)，切實(shí)提高檔案管理人員的安全意識(shí)、責(zé)任意識(shí)以及保密意識(shí)，打造一支專(zhuān)業(yè)可靠的檔案管理隊(duì)伍，防止涉密檔案的丟失、泄漏。

（四）多部門(mén)協(xié)調(diào)配

檔案部門(mén)和保密部門(mén)要加強(qiáng)溝通交流，制定涉密檔案管理辦法，構(gòu)建檔案管理體系，在保證檔案保密的基礎(chǔ)上，提高涉密檔案管理和利用。

三、結(jié)束語(yǔ)

涉密檔案是關(guān)系國(guó)家安全和利益的重要文獻(xiàn)資料，對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，保密及利用是其工作的兩大重點(diǎn)內(nèi)容，其工作任務(wù)是共榮且艱巨的。機(jī)關(guān)單位在日常工作中要重視涉密檔案的管理，通過(guò)定期自查發(fā)現(xiàn)自身管理中存在的問(wèn)題和不足，不斷整改，逐步完善規(guī)章制度，使檔案管理工作更加制度化、規(guī)范化。

[1]王麗華.論我國(guó)檔案保密工作的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].黑龍江科技信息.2011（31）

[2]房磊.人防工程檔案管理中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題[J].蘭臺(tái)世界.2011（z1）

[3]邵永慧.淺談行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].中國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會(huì)計(jì).2012（3）