建設與完善高校教學檔案管理工作的研究與思考

谷麗華

（鹽城行政學院，江蘇 鹽城 224000）

建設與完善高校教學檔案管理工作的研究與思考

谷麗華

（鹽城行政學院，江蘇 鹽城 224000）

本文針對教學檔案管理工作中普遍存在的問題進行了探討分析，突出表現在教學檔案重視程度不足，教師檔案意識較為匱乏以及管理人員技能水平薄弱等方面，并提出做好教學檔案管理工作的實踐做法，旨在全面展現教學檔案管理的價值，同時為相關領域的研究提供參考.

教學檔案管理；學?；顒?；教學資料

教學檔案在學校管理中的價值突出，包含著教學資料、科研資料以及學科建設資料等等，能夠全面展現出學校管理、學生管理的實際情況等，對現代學校的建設與發展也能夠產生重要影響.如何有效對高校教學檔案實施管理，更好的調動廣大教學職工的工作積極性，是當前教學檔案管理中需要思考的重要問題.文章將結合教學檔案管理工作開展的現狀進行討論，希望能夠對相關研究帶來一定的參考價值.

1 教學檔案的特點分析

1.1 分散行特點

分散性特點，是校園教學檔案的主要特點，其來源有三個，一是本校下發的文件，二是上級業務部門下發的文件，三是本校學院及系級機構的內部文件.教學檔案主要是由教和學兩個方面轉化而來，除了這三個來源，還需要分析一線教師的講義，這些材料也可以匯集成教學檔案.例如教師的教學情況、教學考核情況、教師受獎勵或處分情況等等.基于學生角度，教學檔案還包括學生手冊、畢業設計、論文等.這些材料都是分散的，不集中的.

1.2 復雜性特點

教學檔案的內容比較豐富，有自認科學、社會科學以及新興科學等，還能夠在其中找出招生計劃、專業設置特點、以及教學安排.其涉及的內容廣泛，包括了教學管理工作的多個方面.

1.3 成套性特點

在校園教育模式上分析，每屆學生接受的教育都有不同的特點，由此高校教育主要是指某一個層次的教育，例如本科生與研究生的教育模式就有一定差異.在學歷培養周期中，會形成固定的教學規范，其具體體現在教學活動規律性上，主要包括學生的整個學習過程，知道畢業，與此對應的就是成套性的特點.

1.4 周期性特點

高校校園活動，主要目的是培養學生，為教育打下良好的基礎，并形成一個周期性的活動.每屆學生的培養就是一個教學周期，在教學活動周期性影響下，體現了教學檔案周期性的特點.由此教學檔案在年度的劃分與其他檔案有一定差異，主要根據教學年度為參考依據并進行區分，而非傳統意義上的年.

2 檔案管理工作的意義

教學檔案管理工作能夠較好的落實教學質量的提升與教學改革，并為其奠定良好的基礎.教育教學改革是高校發展的主題，基于教學改革應做好檔案管理中，對原教學內容、教學方法、教學制度進行創新，指定出科學的教學規劃，列出教學大綱，提升教學質量.教學檔案能夠真實的記錄教學情況，為之后的研究奠定基礎.人們可以在檔案資料中找到規律，深化教育改革，提高教學管理，促使教學檔案真正發揮作用.其次教學檔案是評價教師教學的科學依據，例如教師個人業務檔案可以分為文化素質、專業、特長、教學目標與教學成果.通過不同檔案的規劃，能夠對教師擁有更加全面的了解，更好的在實際課堂上發揮作用.教學檔案能夠全面且準確的反映出教師的水平與教學情況，正確的評判教師的教學進度，在聘請、晉升以及教學評優中具有重要意義，也是發生獎金與處理問題的總體依據.最后，教學檔案是教學事業壯大的基礎，其是校園出人才、成果以及教學實踐的重要信息源.教學檔案充分記錄中學校與教育事業的發展，并在學校發展的過程中，吸取教訓，積極創新.學校發展，人員更替，教學檔案始終記錄著這一變化，從這個過程中，更好的了解教學檔案的結構與人員分布，并結合新形勢下的教育模式，采取可行的處理措施進行調整.教學檔案需要編入校史，是未來教育史研究的重要內容.

3 教學檔案管理工作中存在的問題分析

教學檔案管理中，普遍存在著教學檔案重視程度不足，教師檔案意識較為匱乏以及管理人員技能水平薄弱等方面問題.

3.1 教學檔案重視程度不足

當前很多學校中存在著教學檔案重視程度不足的問題，認為教學檔案管理工作“可有可無”，沒有必要浪費過多的人力、物力與財力[1].教學檔案管理中，僅僅實施著簡單的集裝訂資料，檔案收集等活動，教學檔案管理的價值沒有得到充分展現.

3.2 教師檔案意識較為匱乏

教師對檔案管理價值的認知程度，也是影響教學檔案管理效果的重要影響因素，但是當前很多學校中教師教學檔案管理工作的重視程度不足，檔案意識比較匱乏，認為教學資料應當歸于教師個人管理，便于日常應用[2].上述問題會影響教學檔案的完整性，不利于教學檔案的全面管理.

3.3 管理人員技能水平薄弱

很多高校中的檔案管理工作中，管理人員自身的專業技能水平、檔案管理能力存在著相對薄弱的問題，檔案管理工作無法基于學校的發展規劃、發展現狀等實施針對性管理，檔案歸檔、立卷等工作也存在著盲目性、混亂性的問題[3].歸檔工作的隨意性特點突出，不但無法展現教學檔案管理工作開展的價值，同時也會對學校的發展產生不利影響，難以全面獲取學校發展相關信息，不利于學校各項決策的制定.

4 做好教學檔案管理工作的實踐做法

知識經濟時代下，可以通過健全教學檔案管理制度，規范檔案管理人員行為；增強檔案管理服務意識，配合教師落實歸檔查檔；注重檔案管理人員培訓，增強檔案管理業務水平以及引入現代檔案管理技術，提升檔案管理工作質量等方式實現教學檔案管理，改善傳統教學檔案管理工作中存在的不足之處.

4.1 健全教學檔案管理制度，規范檔案管理人員行為

全面的教學檔案管理制度，能夠保證各項管理活動的有序開展，對現代教學事業的發展、學校的建設等均能夠產生重要影響[4].學校需要積極學習國家教育部門頒發的相關政策條例，基于自身的學校發展規章制度、發展現狀等，制定明確的教學檔案管理制度，確立學校檔案管理人員崗位責任制度，做到“各司其職”，保證教學檔案管理活動的全面開展.教學檔案管理活動中，需要對教學檔案的采集工作、保管工作以及使用工作等，通過專人負責的方式加以管理，明確每一位管理人員的職責范圍.日常學校管理中，需要加強教學檔案管理價值的宣傳，使每一位教學檔案管理人員、教師以及學生均能夠認識到教學檔案管理的重要價值，為學校教學檔案管理質量的不斷提升奠定良好的基礎.

4.2 增強檔案管理服務意識，配合教師落實歸檔查檔

教育事業快速發展的時代背景下，需要全面轉變傳統的教學檔案管理理念.增強檔案管理服務意識，配合教師落實檔案歸檔、查檔等活動，是當前學校檔案管理工作質量提升的重要方式.學校教學檔案管理中，需要積極配合教師，與一線教師加強溝通，了解教師每日的課時數量、教學內容等，鼓勵教師參與到教學檔案管理活動中，使教師能夠認識到教學檔案管理的重要價值，保證教學檔案管理的全面性.針對學生成績的檔案管理，應做好記錄，定期進行歸類于整理，實現具體內容的整合分析.從而實現學生成績數據的高效整合，發揮其在對比中的效果.由此學生成績不僅說明數字本身，還會體現學生的各項狀態，實現分類別區分，教師得到這些數據，能夠對教學模式進行調整，有針對性的指導與教學.比如可以將教師優秀的演講稿、教學經驗等，均實施系統化管理，為日后教學科研活動的開展奠定良好的基礎.同時，學校可以制定嚴格的工作規范，明確要求教學檔案歸檔、整理的相關標準與要求等等，保證教學檔案管理工作開展的綜合效果.

4.3 注重檔案管理人員培訓，增強檔案管理業務水平

通常而言，高校教學檔案管理工作，是記錄高校教學情況、管理情況的重要資料，具有專業性、針對性的特點，每日教學檔案管理工作內容繁多，這些問題均要求教學檔案管理人員需要具備一定的技能水平、專業能力，在實施系統教學檔案管理活動中，制定科學、適宜的工作原則，約束檔案管理人員的行為，使每一位教學檔案管理人員均能夠積極開展各項管理活動，出色的完成本職工作，促進學校教學檔案管理水平的全面提升.定期開展教學檔案管理研討會，也是提升管理人員水平的重要措施，通過這種方法體現管理人員團隊的整體素質，更好的進行彌補不足之處，提升教學檔案管理的整體價值.學校需要加強教學檔案管理人員的定期培訓活動，開展檔案管理技能培訓、業務指導活動等.比如可以定期開展經驗交流會、專業培訓活動等等.在開展完成經驗交流會后，要求檔案管理人員書寫經驗交流體會，在參與專業培訓活動后，進行專業技能的考核等等，增強每一位教學檔案管理工作人員的學習重視程度，不斷提升檔案管理業務水平.

4.4 引入現代檔案管理技術，提升檔案管理工作質量

現代科學技術逐漸進入到各項工作中，對工作效率、工作質量的提升創設了良好的條件.在當前的教學檔案管理活動中，需要引入現代檔案管理技術，創新教學檔案管理理念，將單純紙質的檔案管理方式轉變為紙質檔案、聲像檔案以及電子檔案并存的管理方式，不斷提升學校教學檔案管理的現代化水平，為學校的發展奠定良好的基礎.

教學檔案管理應采取先進的方法，借助計算機與網絡技術，并在工作過程中，要求工作人員具備高水平的專業知識，能夠熟練應用多媒體，擁有熟練的操作技巧.所以在檔案管理中，要嚴格遵守基礎標準、手段及方法，通過計算機網絡技術，實現高校教學檔案管理的現代化.檔案管理人員要以成為一個復合型的高校檔案管理人才為目標，這也是現代化建設的必然要求，需要得到檔案管理單位的重視.

高校檔案管理要實現自動化，應摒棄原有的陳舊方法，從教學檔案管理目標入手，熟練應用多種現代新產品，準確操作.目前很多高等院校都設立了自己的網站，擁有完善的校園網絡，并在檔案管理上引入了現代化管理手段，從辦公層面基本是你先自動化模式.這樣教學檔案管理更加完善且高效，借助計算機網絡系統，對教學、后勤以及財務等內容，做好支持工作.校園辦公系統，已經初現雛形.真正高效的利用計算機管理系統才算實現對各個部門的有效支持，體現自動化與網絡技術的重要性，并注重科學技術的應用與水平提升.

很多校園在教學檔案管理中，采取現代化管理與傳統管理相結合的形式，兩者相互補充，相互配合.很多先進的管理工具在高等院校，還沒有得到廣泛應用，所以檔案管理的各個部門聯系較少，無法達到部門之間的連接，導致很多部門在上報檔案資料時，自備電子檔案與紙質檔案兩種，并做出大量重復性工作，導致檔案管理部門的人員工作量較大.這些都會影響到檔案管理的工作效率，要重點提升各部門領導對檔案工作的重視.增加管理設備、管理系統方面的投入，并在人才使用中，注重人才的引進.

學校需要積極引入各類先進的檔案管理技術，將各類電子設備融入其中，明確認識到信息技術在檔案管理中應用的重要價值.同時，還應當注重信息化檔案管理人才的引入與培養，引入更多具有信息技能操作能力、先進教學檔案管理意識的人才.內部需要加強教學檔案管理人員的信息化技術指導，促進教學檔案管理工作的信息化發展.

隨著我國現代教育事業的發展，教學改革勢在必行.學校需要充分認識到教學檔案管理工作的重要價值，通過健全教學檔案管理制度，規范檔案管理人員行為；增強檔案管理服務意識，配合教師落實歸檔查檔；注重檔案管理人員培訓，增強檔案管理業務水平以及引入現代檔案管理技術，提升檔案管理工作質量等方式，強化教學檔案管理的效果，為學校各項工作的開展奠定良好的基礎.

〔1〕崔小宜.以評促建、以評促管：建設與完善高校教學檔案管理工作及其應對措施[J].陜西教育(高教),2014(11)：63-64.

〔2〕張宇華,陳新.深化實踐教學改革,提高文秘專業學生檔案管理工作能力[J].檔案天地,2014(S1)：255-257.

〔3〕高力.論高等學校本科教學檔案管理與教學工作水平評估問題[J].檔案學通訊,2012(03)：64-67.

〔4〕謝金.從高職院校人才培養工作水平評估看教學系部的教學檔案管理[J].湖南大眾傳媒職業技術學院學報,2011(05)：118-120.

G270

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1673-260X（2017）10-0146-03

2017-06-27

2016年江蘇省民協規劃課題基金項目“如何做好檔案管理工作”（hmx20160322）