談提高辦公室綜合管理水平的有效途徑

陸金寶

廣西建工集團第二安裝建設有限公司

【摘 要】當今社會的快速蓬勃發展和機構組織的不斷進步，使得辦公室管理工作在單位中起到了重要作用，是每個單位不可缺少的部門，該文章對辦公室綜合管理中的問題進行討論分析，以便更好的進行辦公室的工作。

【關鍵詞】淺析辦公室；綜合管理；實踐思考

引言

辦公室是一個有綜合性的、服務型的管理部門，一個單位要想能正常的運行，提供決策，擔負起服務的責任，辦公室的工作水平和效率是一個單位的能力的體現，當前隨著黨的教育活動深入人心，辦公室的綜合管理工作也在不斷突出，工作上也有了高要求，為了適應當前的新形勢，我們要進行辦公室的改進和創新。

1.綜合辦公室提升工作措施的實際意義

對于事業單位的發展來說，只有保證基本的工作措施得到升級，才能實現整體事業單位的長遠發展。而在整體的工作項目中，對于事業單位的辦公室工作結構優化直接關系到事業單位管理發展的未來趨勢，于是要對辦公室工作進行精細化的設計管理。無論事業單位的規模大小，工作結構如何，都需要相關負責人設置辦公室的基礎工作機制。辦公室對于事業單位來說，具有一定的調和作用，既要保證對于上層管理層的領導意識進行傳達，也要保證對于下層職員的基礎管理。并且，在實際工作推進過程中，也要進行各方關系的協調，要對整體系統進行有效的連接，是一個信息和數據的中轉傳達的機構，也是整個單位運營的樞紐和調度控制中心。另外，多數綜合辦公室的工作人員都是單位領導層成員的助理，不僅要對基本單位信息進行細致的研究，也要對整體單位的發展規律和發展動向進行跟蹤。綜合辦公室的工作人員也要對基礎員工的工作情緒和問題進行有效的收集和整理，并提供實質化的改進意見和建議。

另外，在綜合辦公室工作過程中，相關的工作人員要針對事業單位的基本情況進行集中的調查和信息收集，并對基本問題進行集中的分析和研究，形成正確的工作理念和思路，保證整體意見對于單位的發展具有一定的針對性，更好地為領導的決策提供相應的數據支撐。相關部門的工作人員要做好基本的平衡助推行為，形成有效的溝通橋梁，促進整體單位的良性發展。綜合辦公室工作人員不僅要完成相應的基礎工作，也要進行及時的自我提升，認真落實事業單位內部的各項規章制度，保證自身的學習力和執行力，沉著冷靜的處理相應的工作問題，要不斷優化自身的工作理念和意識。在實際的工作中，也要進行科學化的工作規劃，處理好各方工作人員的管理，為事業單位的發展奠定堅實的工作基礎。

2.辦公室工作特點

辦公室是一個服務型的部門，辦公室工作的功能特性也有兩個方面，不僅要在工作中遵循服從大局的原則，也要有自己的主觀能動性

2.1工作內容復雜多樣

辦公室的工作要對外樹立良好的工作形象，對內要明確辦公室的管理權限和責任，制定相應的管理辦法，協助領導做好各個部門的協調和公文、電子政務等工作，并且對工作中的事物進行調查，對內部進行應急管理。

2.2工作的服務性強

辦公室工作的服務形式一個不可忽視的特點，具體體現在：一是為領導提供服務，發揮應有的助手的特點，提高自身業務能力，便于領導作出科學決策；二是，對服務的主體起到良好的作用，對工作的事物進行協調，由于辦公室中的會議接待較多，辦公室還要做到服務保障的職責。

2.3工作內容的綜合性

在工作中要有大局意識和整體意識，在分析處理問題時，工作人員的素質要不斷的進步，要有出色文字功底，要有良好的口才和處理事務的能力，辦公室的工作涉及面也比較廣，遍布到生活中的多個方面，例如：對日常事務的處理、文件的落實、物品的購買和發放、與外部的聯絡等方面，所以說，綜合性是辦公室的一個突出特點。

3.辦公室綜合管理工作中不足

3.1辦公室落后的管理方式

經調查研究發現，許多企業的管理并不規范，工作人員在管理中采用了多種方法，但沒有將制度具有的約束性所表現出來，實行辦法不統一，這樣就會出現錯誤，對企業造成影響，工作人員缺乏管理意識，缺乏專業素質，工作缺乏主動性對于人員和資源的配置不合理，制約著辦公室的發展，使得辦公室管理比較混亂。

3.2管理工具比較陳舊

辦公室工作效率較低，所以要想提高企業的效益就要不斷提高工作效率。由于現在很多企業依舊采用落后的管理工具進行工作，無法通過多種渠道進行搜集和獲取信息，對辦公職能的發揮造成影響，影響辦公室的工作效率，不能充分發揮辦公室的職能。

4.加強辦公室綜合管理的措施

4.1管理思想的現代化

樹立全局意識：辦公室人員要學會謀大局，提高駕馭全局的能力，在思考工作時，心中要顧全大局，單個工作服從全局工作，局部利益服從全局利益，在日常工作中，樹立全局的思想，在領導和員工之間。科室之間進行協調工作，形成一股強大的合力。

樹立效率意識：辦公室的工作人員要不斷提高工作中的辦事效率，實現效率和效益的統一。

樹立創新意識：堅持和弘揚開闊創新的統一，要善于繼承優良傳統，學會適應形式的變化和任務的需求，勇于進行探索、勇于進行創新，運用創造性的思維，增強工作的主動性和預見性。

4.2管理上的轉變

被動型轉為主動型：我們工作要有思維的超前性和預見性、創造性。要善于發現傾向性、方向性和苗頭性的問題，提供信息和解決方法，努力克服舊的觀念、思維和工作中的惰性，用科學的求實精神和大膽創新的勇氣，努力克服辦公室工作中的辦事效率和辦事辦法，使得工作更加到位。

事務型向智慧型轉變：要在繁雜的事物中走出來，要勤動手、勤動腦、多為領導出主意，要有嚴密性、科學性。根據本部門的實際情況，進行創新操作，在掌握情勢的基礎上，規劃工作，對工作進行統籌規劃、合理的進行安排。