檔案管理的現代化及電子化探討

劉佳

摘 要：一個單位只有不斷優化檔案管理的模式，才能保障一個單位各項工作有序開展。隨著信息技術的發展，我國基層一個單位面臨著改革的重大任務，而檔案管理工作也是促進一個單位高效運轉的重要途徑，本文將從一個單位檔案管理中存在的問題出發，深入研究一個單位檔案現代化和電子化管理的措施，以供相關從業人員借鑒學習。

關鍵詞：檔案管理；信息化

在互聯網時代的大背景下，將一個單位的檔案管理工作從原有的模式中解放出來，對于提高一個單位檔案管理能力具有強烈的現實意義。然而在檔案管理電子化的過程中，由于缺乏相關經驗，也暴露出許多問題。本文將分析當納管理現代化與電子化的優勢與特點，并結合實際，提出改進方案，促進一個單位檔案管理工作的高效性與合理性。

1 現代化和電子化檔案管理的特點及優點

1.1 高效性

相比傳統的檔案管理模式，電子化檔案管理運用先進的信息技術，將檔案管理工作提升到新的層次。如今檔案管理工作更依賴計算機等高端媒體技術。一方面，計算機依靠其強大的儲存功能與信息處理能力，將一個單位檔案管理工作的效率大大提高了。另一方面，電子化檔案管理擁有無可比擬的數據加工能力，有效規避了各種失誤，尤其在處理在處理特殊緊急情況時，電子化檔案管理表現出方便快捷的特征，提升了一個單位檔案工作的精確化管理能力。[1]

1.2 綜合性

現代化及電子化檔案管理工作并非摒棄傳統的檔案管理方式，而是將舊的檔案管理模式融合到電子化檔案管理模式之中。例如，如今檔案管理工作不僅依靠紙質媒體，還運用多媒體技術，從而強化了一個單位的綜合管理能力，在檔案收集、檢索、應用方面，都有很大的提升。同時，相比傳統的檔案管理模式，現代化及電子化檔案管理模式優勢還表現在處理檔案的效率與能力上，都遠遠的由于傳統檔案管理模式，從而表現出巨大的應用潛力，將檔案功能在一個單位中發揮到極致。

1.3 便攜性

依靠紙質媒體的傳統檔案管理模式，已經無法適應當今社會的發展。依靠計算機多媒體技術的現代化及電子化檔案管理模式，能夠克服傳統檔案管理模式不適宜攜帶的缺點。[2]同時，傳統檔案管理模式在檔案文件轉移中，容易出現丟失與損壞的情況，因此使一個單位的工作處理速度大打折扣。而電子檔案擁有便于攜帶的優點，能夠通過網絡平臺迅速的處理數據。此外，電子化檔案管理的優勢還表現在強大的儲存于檢索功能上，依靠計算機的檔案管理工作，免去了對物理空間的需要，只需要儲存在便于攜帶的電子設備中，就能隨時的進行查詢與檢索。

2 檔案管理中存在的問題

2.1 對檔案管理工作不夠重視

受傳統的觀念影響，檔案管理工作一直未受到足夠的重視。一方面，是因為領導層未能全面的認識檔案管理工作，將其當成一個儲存性質的工作，沒有能夠認識到檔案管理工作與一個單位運轉之間的關系，因此在檔案管理工作的投入上較少，無法達到檔案管理工作的要求，造成一個單位檔案管理工作普遍滯后的情況。另一方面，檔案管理工作還受一個單位的工作模式的影響，而在一個單位的編制體系中，檔案管理工作也一直處于較為基層的位置，這嚴重影響檔案管理工作的人才交替，導致一個單位中檔案管理工作流于表面。

2.2 管理模式不規范

科技的發展也帶動了其他領域工作的革新，但技術的革新在一個單位的檔案管理中卻暴露出一些問題，管理模式無法適應新型技術，成為一個單位檔案管理中的主要問題。相關工作人員沒能將多媒體技術完全的納入自身的工作之中，在許多工作環節，依舊使用著落后于新興技術的手段，早成人工與多媒體技術的工作內容重疊，管理模式很大程度上限制了一個單位檔案管理的工作效率，從而造成資源的浪費。[3]

2.3 檔案管理制度不健全

檔案管理制度不健全，表現在一個單位檔案管理制度無法全面的涵蓋檔案管理的日常工作，在全面性上有所不足。這主要是由于制定檔案管理制度，在工作的過程中，沒有全面的考察檔案管理工作的流程，因此導致檔案管理制度的制定工作脫離實際，缺乏對相關工作人員的約束能力。除此之外，檔案管理制度缺乏對某些特殊情況的處理方法，導致檔案管理制度無法行使其職能，也給相關工作人員的管理造成一定的影響。

3 提高檔案管理水平的有效措施

3.1 檔案保存查詢實現電子化

檔案保存查詢功能電子化是提高檔案管理水平的有效措施。首先，要將檔案的內容進行整理錄入，將傳統檔案的紙質文檔轉化為電子文檔。相比紙質文檔，電子文檔的特點是更易保存、方便查詢。因此實現檔案保存查詢功能的電子化，還需要相關工作人員大量的錄入工作，能夠將檔案進行及時、有序的分門別類，從而有利于一個單位開展工作的需要。[4]

3.2 建立完善的檔案管理制度

完善檔案管理制度，是提升一個單位檔案規范化管理能力的重要途徑，也是一個單位開展檔案管理工作的基礎。因此要求相關工作人員能夠從實際出發，實事求是的進行檔案管理制度建設。需要從新形勢、新要求出發，針對當前的工作要求，與時俱進，從而推動一個單位檔案管理工作電子化。首先應當做的，是擴充檔案管理制度的內容，在一個單位工作的過程中，更新檔案管理工作的內容，從而增加檔案管理制度的全面性，在合理化的基礎上不斷增加新的制度。除此之外，還需要配合一個單位的總體目標，有側重的完善檔案管理制度，對現有的檔案管理制度進行清理，剔除過時的部分，保證檔案管理制度能夠與時俱進。同時，還能保證一個單位的內部工作人員的積極性，按照檔案管理制度，落實現代化檔案管理的工作。

3.3 加強檔案電子化管理的重視程度

加強一個單位電子化管理的重視程度，首先要從領導層的認識出發。加強部門領導對一個單位檔案管理的重視程度，一方面，能夠提高一個單位檔案管理的力度，重新整合檔案管理部門在一個單位中的資源配比，從而提高檔案管理部門在一個單位中的重要程度，不僅局限于基層工作的位置。另一方面，領導層的重視，是對檔案管理工作的有力的保障，在領導層的支持下，相關工作人員要進一步的提升檔案電子化管理的工作水平，給一個單位的檔案管理工作提供資金及技術的支持。

3.4 形成檔案管理的網絡體系

在檔案管理的電子化的轉型過程中，需要建立與之對應的網絡體系，一方面，健全的平臺是一個單位檔案管理的基礎，從而使檔案信息更加權威、專業。另一方面，利用互聯網的開放性與平等性，能夠讓一個單位內的檔案管理工作人員更好的參與進現代化檔案管理工作中。加強檔案管理人員的能力建設，是強化檔案管理體系的重要途徑，通過有針對性的崗前培訓工作，能在一定程度上，增強檔案管理人員的專業素養，確保管理人員的素質符合一個單位運轉的需要。[5]

4 結語

一個單位檔案管理工作現代化及電子化是順應時代的發展，也一定程度上反映了一個單位檔案管理工作的未來發展方向。因此要求相關工作人員在開展檔案管理的工作中，能夠將先進的信息技術融入到自身的工作中來，從而更好地適應社會的發展。

參考文獻

[1]崔儒佼.芻議事業單位檔案管理的現代化及電子化發展[J].黑龍江科技信息，2016，07：157.

[2]邊俊士，張偉.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[J].中國當代醫藥，2012，02：165-166.

[3]孫紅雁，邱明東，王櫻樺.淺探信息化條件下會計檔案的電子化管理[J].商業會計，2012，19：124-126.

[4]楊松芹.淺議事業單位檔案管理的現代化和電子化[A].《教育科學》組委會.2016年6月全國教育科學學術交流會論文集[C].《教育科學》組委會：，2016：1.

[5]侯英，孫桂霞，于海峰.大型綜合性醫療機構醫療設備檔案電子化管理[J].中國科技信息，2016，12：20+16.